Бухгалтерська звітність

Баланс (стандарт №2);

Звіт про фінансові результати (стандарт №3); Звіт про рух грошових коштів (стандарт №4); Звіт про власний капітал (стандарт №5). Податкова звітність Форма 8ДР;

Звіт про нарахування коштів на дорожні роботи; Декларація про ПДВ і акцизний збір на імпортні товари; Звіт про збір на обов'язкове соціальне страхування у разі безробіття; Довідка про декларування валютних цінностей; Довідка про сумісників; Розрахунок суми гербового збору; Розрахунок внесків у Державний інноваційний фонд; Розрахунок сплати комунального податку; Декларація про ПДВ; Декларація про ПДВ (скорочена); Звіт до Пенсійного фонду;

Список осіб, що працювали у роботодавця (для ПФ); Відомість про роботодавця (для ПФ); Повідомлення про фінансовий внесок податку на прибуток;

Декларація про прибуток;

Розрахунок бюджетного відшкодування;

Розрахунок єдиного податку;

Розрахунок акцизного збору;

Довідка про декларування валютних цінностей;

Довідка про відсутність валютних цінностей;

Відомість про балансову вартість товарних знаків;

Відомість про балансову вартість матеріальних ресурсів;

Звіт про дебіторську і кредиторську заборгованості;

Заява про визначення податкового періоду;

Звіт до фонду Соціального страхування.

Список податкових звітів надто громіздкий і за сьогоднішнього стану законодавства багато фірм змушені тримати спеціального працівника, який відповідає за податкову звітність. Користувачам програми 1C:Бухгалте­рия значно легше - програма бере на себе левову частку праці, пов'язаної зі складанням цих звітів.

Після вибору звіту на екрані з'являється форма звіту. Правила роботи з цими формами майже такі, як і в разі налаштування параметрів стандарт­них звітів у діалоговому вікні. Практично для всіх звітів (за винятком трьох, які опишемо окремо) форми мають однаковий вигляд. Розглянемо роботу з формою на прикладі форми звіту Баланс (стандарт №2), що на рис. 11.2.

Вікно форми складається з двох частин. Верхня призначена для керу­вання формуванням звіту. В нижній частині розміщений власне бланк зві­ту - таблиця, у яку вводять потрібну інформацію і яку потім друкують. Ця

таблиця містить комірки жовтого і зеленого кольорів. Комірки жовтого кольору призначені для введення і редагування даних вручну. Дані, що містяться в комірках зеленого кольору, обчислені на підставі даних з ко­мірок жовтого кольору, і їх не редагують вручну. Це, зазвичай, підсумкові рядки або стовпці бланка.

Для заповнення бланка звіту використовують такі клавіші:

Enter початок уведення в комірку форми і завершення

редагування комірки;

Tab/Shift+Tab переміщення по комірках бланка звіту, призначе­них для введення даних;

↑, ↓, →, ← переміщення по комірках таблиці;

Home/End перехід до початку/кінця таблиці;

PgUp/PgDn посторінкове гортання форми вверх/вниз;

F6 перехід до верхньої/нижньої частини вікна звіту.

Для редагування даних у більшості комірок можна викликати кальку­лятор (для введення чисел) або календар (для введення дат), натиснувши на клавішу F4 або на відповідну кнопку в редагованій комірці.

Верхнє вікно форми звіту містить набір кнопок, які мають таке призна­чення:

Сохранить/Зберегти інформація, введена в комірки звіту запам'я­товується на диску. Щоб повернутися до збереже­них даних, досить натиснути на кнопку Восстано-вить/Відновити;

Очистить/Очистити очищення всіх комірок форми (всі числові дані набувають значення "О");

Восстановить/Відновити відновлення попередньо збережених да­них;

Закрыть/Закрити - завершення роботи з формою (програма запро­понує зберегти дані звіту);

Заполнить/Заповнити автоматичне заповнення звіту на підставі даних з попередньо введених документів і сформо­ваних проведень. Перш ніж скористатися цим ре­жимом, треба очистити всі комірки. Кнопка Запол­нить/Заповнити є в таких формах звітності, для яких можливе автоматичне заповнення за даними бухгалтерського обліку. Форму можна заповнити як вручну, так і автоматично (даними з інформаційної бази), натиснувши на кнопку Заполнить/Запов­нити.

Практично в кожному звіті наявний реквізит Период отчета/Період звітності. Для різних звітів він може бути або квартал, або місяць, або рік. Період звітності можна змінити за допомогою кнопок < і >, розміщених ліворуч і праворуч від поля введення періоду звітності.

Деякі звіти, що мають стандартну форму, потребують окрім вибору періоду звітності, введення інших реквізитів. Розглянемо ці звіти:

Звіт Справка о декларировании вал. ценностей/Довідка про де­кларування валютних цінностей потребує введення не періоду звітності, а дати, за станом на яку складають звіт. Крім того, необхідно вибрати з довідника валютний рахунок.

Звіт Справка о совместителях/Довідка про сумісників - перед­бачає вибір з довідника сумісника, для якого формують звіт.

У звітах Декларация по НДС/Декларація з ПДВ і Декларация по НДС (сокращенная)/Декларація з ПДВ (скорочена) для введення періоду звітності передбачений додатково перемикач Місяць/Квар­тал.

Звіт Расчет бюджетного возмещения/Розрахунок бюджетного відшкодування також має перемикач для налаштування періоду звітності 1й месяц/1-2 месяцы/lй місяць/1-2 місяці.

У звіті Справка о проведении декларирования вал. Ценностей/ Довідка про проведення декларування валютних цінностей необхідно додатково вибрати валютний рахунок. Крім того, у цьому звіті чомусь кнопка Очистить/Очистити має напис Бланк.

Форма звіту Справка об отсутствии валютных ценностей/Довід­ка про відсутність валютних цінностей взагалі не має жодних рек­візитів (у верхній частині вікна лише кнопки).

У звітах Ведомость о балансовой стоимости товарных запасов/ Відомість про балансову вартість товарних запасів, Ведомость о балансовой стоимости материальных ресурсов/Відомість про балансову вартість матеріальних ресурсів, Заявление об уста­новлении налогового периода/Заява про визначення податково­го періоду. Отчет в фонд социального страхования/Звіт до фонду соціального страхування кнопка Очистить/Очистити теж має напис Бланк. Сподіваємося, що подібних недоречностей не буде в алгоритмах обчислення цих звітів.

Зазвичай, після виклику звіту і визначення періоду звітності, а також налаштування, у разі потреби, інших параметрів, бухгалтер натискає на кнопку Заполнить/Заповнити. Це приводить до автоматичного запов­нення комірок звіту даними на підставі введених попередньо документів і операцій. На рис. 11.3. показаний результат дії кнопки Заполнить/Запов­нити на прикладі звіту Баланс. Після цього, якщо треба, можна скори-гувати ці дані, перш ніж друкувати реальний звіт, який передають у відповідні органи. Якщо роботу над звітом треба перервати, то для збе­реження наявних даних застосовують кнопку Сохранить/Зберегти. Згодом, увійшовши повторно у звіт, треба натиснути на кнопку Восста-новить/Відновити і з'явиться таблиця звіту з тими ж даними, що були на час його збереження. У разі потреби почати роботу над звітом заново застосовують кнопку Очистить/Очистити; ця дія занулить усі введені попередньо дані в комірках звіту (кнопка Заполнить/Заповнити теж перед заповненням очищає комірки від даних).

Завершальним етапом роботи над звітом буде його друкування, яке ви­конують за тими ж правилами, що і для стандартних звітів: за допомогою кнопок Просмотр/Перегляд і Печать/Друкувати. Завжди перед друку­ванням доцільно переглянути, як розміститься звіт на аркуші паперу (рис. 11.4).

На особливу увагу заслуговують звіти, що мають нестандартні форми. Розглянемо детальніше роботу з ними.

Форма 8ДР. Цей звіт нагадує стандартні звіти, оскільки після його виклику на екрані з'являється діалогове вікно редагування параметрів звіту (рис. 11.5). Уведення параметрів починають з задания періоду звіт­ності. Змінити період звітності можна за допомогою кнопок < і >, роз­міщених з обох боків від поля періоду звітності. Відповідно до вибраного періоду автоматично будуть налаштовані значення параметрів Выбрать с ... по .../Вибрати з ... до ..., які у разі потреби можна змінити. Наступний параметр - ім'я dbf-файлу - також набуває автоматично значення, відпо­відно до правил подання в податкову інспекцію цього звіту на електрон­них носіях залежно від заданого періоду. Ім'я dbf-файлу теж можна змі­нити, однак якщо програма формує неправильне ім'я файлу, то швидше за все щось негаразд у налаштуваннях. Кнопка "..." дає змогу вибрати папку, у яку буде занесено файл звіту. Натискання на цю кнопки спричиняє появу діалогового вікна для вибору папки (рис. 11.6), за допомогою якого

(стандартного для Windows) можна легко вибрати папку з наявних або створити нову для розміщення в ній dbf-файлу з даними звіту за формою 8ДР. У нижньому рядку вікна відображено повний шлях доступу до ви­браної папки, а за замовчуванням пропоновано папку користувача. Після відшукання або створення потрібної папки залишиться натиснути на кноп­ку Выбор/Вибір для того, щоб шлях доступу до цієї папки з'явився в інформаційному рядку вікна налаштування параметрів звіту Форма 8ДР.

Після налаштування всіх параметрів звіту його можна автоматично сформувати кнопкою Сформировать/Сформувати або ж створити бланк звіту для заповнення вручну за допомогою кнопки Бланк (у цьому випадку сенс комп'ютеризації втрачається). Після автоматичного форму­вання звіту або ручного введення даних отриманий звіт можна надрукува­ти стандартними для регламентованих звітів засобами.

Увага! Для автоматичного одержання звіту за формою 8ДР по­трібно вести облік заробітної платні, як описано в Уроці 7. Якщо пропустити один з елементів ланцюга документів Начисление ЗП/ Нарахування ЗП, Выплата ЗП/Виплата ЗП, Расходный кассовый ордер/Видатковий касовий ордер - звіт не сформується!

Завершальним етапом роботи з формою 8ДР буде формування dbf-файлу для подання в податкову інспекцію. Для цього призначена кнопка DBF, натискання на яку приводить до створення у вибраній папці файлу з ім'ям, заданим у параметрах звіту. Хоча файл має дивне ім'я і розширення, однак його структура відповідає формату, прийнятого для dbf-файлів, а ім'я вибрано так, щоб воно визначало період звітності та деякі інші пара­метри згідно з вимогами податкової інспекції до звіту за формою 8ДР в електронному вигляді. Тепер потрібно лише скопіювати файл з папки на дискету і віддати в податкову інспекцію (можна як папку задати дискету, однак тоді у вас не буде копії електронного звіту).

Іншим регламентованим звітом, що має нестандартну форму, є Расчет суммы гербового сбора/Розрахунок суми гербового збору (рис. 11.7). Робота з цим звітом майже така ж, як і з формою 8ДР. Передусім потрібно задати період звітності. Параметри Количество строк на листе/Кількість рядків на аркуші і Общее количество строк в случае печати блан­ка/Загальна кількість рядків у випадку друкування бланка доцільно доцільно змінювати лише у разі друкування звіту на аркуші іншого фор­мату, ніж А4.

Кнопка Сформировать/Сформувати створює бланк звіту (рис. 11.8), заповнений на підставі інформації, що введена за допомогою документів Договор/Угода і Использование гербовых марок/Використання гербо­вих марок. Кнопка Бланк створює бланк звіту, який не містить інформа­ції. Сформований автоматично звіт, як і заповнений бланк, можна надруку­вати стандартними засобами.

Останній з регламентованих звітів, що мають нестандартну форму, - це звіт Список лиц, работавших у работодателя (для ПФ)/Список осіб, які працювали у роботодавця (для ПФ) (рис. 11.9). Окрім поля задания пері­оду звітності, форма цього звіту має усього дві кнопки: Закрыть/Закрити (призначення цієї кнопки зрозуміле) і Заполнить/Заповнити. Натискання на кнопку Заполнить/Заповнити приводить до формування звіту для Пенсійного фонду (рис. 11.10) про осіб, які працювали у фірмі у звітномуперіоді. Цей звіт, як і інші, можна надрукувати за допомогою кнопки Пе­чать/Друкувати з панелі інструментів, а кнопка Просмотр/Перегляд дає змогу попередньо переглянути, як розташується звіт на аркуші.

Таблиці

Звернемо увагу на панель інструментів, що з'являється в нижній частині екрана, коли на ньому є вікно зі сформованим стандартним або регламентованим звітом (рис. 11.11). Це панель інструментів таблиці. Крім неї, в головному меню є пункти Таблица/Таблиця і Вид/Вигляд з командами, призначення яких таке ж, як і кнопок панелі інструментів, розміщеної вище. Річ у тому, що звіти в 1С:Бухгалтерия - це таблиці, відображені в табличному редакторі.

Табличний редактор 1С:Бухгалтерия дає змогу створювати і редагу­вати табличні документи. Ці документи, головно, використовують як шаб­лони для звітів. У звичайних електронних таблицях, наприклад Excel, робочий аркуш слугує водночас для введення, опрацювання і відображен­ня даних. На відміну від них, у програмі 1C:Бухгалтерия таблиці вико­ристовують для виведення інформації, що міститься в довідниках, доку­ментах або реєстрах. Конфігуратор дає змогу створити шаблон для подан­ня потрібної інформації й описати алгоритм його заповнення, однак бух­галтер навряд чи буде цим займатися. А от уміння дещо видозмінити чи скоригувати звіт або вихідну форму документа після його створення потрібне.

Таблиця в 1C:Бухгалтерия - це сукупність комірок прямокутної фор­ми, організованих у рядки і стовпці. Рядки і стовпці таблиці мають уні­кальні номери. Нумерація починається з одиниці від лівого верхнього кута таблиці. Тому будь-яку комірку таблиці можна позначити парою чисел -номером рядка і номером стовпця, на перетині яких вона розміщена.

Зазвичай над сформованим звітом не можна виконувати жодних дій -його можна лише переглядати. Щоб зробити деякі зміни в таблиці (як за­значено, звіт є таблицею), потрібно натиснути на кнопку Просмотр/редак-тирование/Перегляд/редагування панелі інструментів або скористатися відповідною командою з пункту Вид/Вигляд головного меню. Після на­тискання на цю кнопку більшість кнопок панелі інструментів таблиці ста­ють активними, тобто є доступ до всіх можливостей редагування таблиці.

Розглянемо декілька моментів роботи з таблицями. Передусім зазна­чимо, що всі дії над комірками таблиці за допомогою панелі інструментів, головного меню або контекстного меню стосуються лише виокремлених комірок. Такі комірки позначені подвійною рамкою в режимі редагування, а в режимі перегляду - ще й інверсним кольором (білі символи на чорному тлі). Одну комірку найлегше виокремити, клацнувши на ній мишкою, однак можна також перемістити на неї курсор за допомогою клавіш керування курсором, оскільки хоча б одна комірка таблиці завжди виокремлена. Групу комірок виокремлюють за допомогою мишки. Для цього треба розмістити курсор мишки на першій комірці виокремлюваної групи, натиснути на ліву клавішу мишки і, утримуючи її натиснутою, перемістити курсор на останню комірку групи (після відпускання клавіші мишки всі комірки групи, за винятком верхньої лівої, повинні відобра­зитися в інверсних кольорах). Крім того, групу комірок можна виокремити і за допомогою клавіатури, тоді утримувати натиснутою треба клавішу Shift.

Деякі комірки немов пов'язані між собою і якщо клацнути на одній з них у режимі перегляду таблиці, то виокремляться відразу декілька. Ці комірки об'єднані, тому властивості таких комірок задають для всієї групи відразу. Найчастіше комірки об'єднують у заголовках звітів або стовпцях таблиці для того, щоб текст не переривався на стику комірок і щоб можна було налаштувати параметри вирівнювання тексту щодо меж групи. Під час роботи з об'єднаними комірками задавати властивості і змінювати дані, що в цих комірках, потрібно для першої (верхньої лівої) комірки групи. Щоб об'єднати комірки, їх потрібно виокремити, а потім скориста­тися кнопкою Объединение ячеек/Об'єднання комірок або одноймен­ною командою головного меню. Роз'єднати об'єднані комірки дає змогу та ж кнопка або команда головного меню.

Якщо курсор розмістити на конкретній комірці і натиснути на Enter або двічі клацнути мишкою, то це надасть доступ до редагування вмісту комірки без зміни її властивостей (розміру і типу шрифту, наявності рамки тощо). Отже, можна змінити будь-які цифри і будь-який текст у звіті або документі, а після цього надрукувати його.

Для змінювання властивостей комірки треба викликати контекстне меню, розмістивши на ній курсор і натиснувши на праву клавішу мишки, а після цього вибрати пункт меню Свойства../Властивості... Можна також виокремити комірку і після цього скористатись командою Свойства.../ Властивості... з пункту Действия/Дії головного меню. На екрані з'явиться діалогова форма редагування властивостей комірки (рис. 11.12), яка має декілька закладок.

На закладці Текст можна змінити вміст комірки, хоча вище описано простіший спосіб, а також тип даних, хоча потреба в цьому не часто вини- кає. Цікавішими є властивості комірки, що визначені на інших закладках. Зокрема, на закладці Положение/Розміщення налаштовують параметри вирівнювання інформації в комірці як по горизонталі, так і по вертикалі, завдяки чому звітові можна надати зручного для читання вигляду (рис. 11.13). На закладці Шрифт вибирають тип шрифту з установлених на комп'ютері, його розмір і колір. Крім того, можна задати окреслення літер (курсив, грубий шрифт, підкреслений) (рис. 11.14). Закладка Рамка дає змогу задавати облямування комірок з усіх чи окремих боків лініями різного стилю, завдяки чому створюють елегантні звіти у вигляді таблиць (рис. 11.15). У стовпці Рамка цієї закладки можна вибрати, з яких боків комірка буде облямована лінією. Щоб задати або зняти облямівку з будь-якого боку, треба клацнути мишкою на відповідному полі. Облямування матиме стиль, визначений у стовпці Стиль (тип лінії оточений синьою рамкою). Для кожного боку комірки можна задати свій стиль лінії. Колір рамки комірки можна також задати за допомогою спадного меню. На закладці Узор/Візерунок вибирають колір тла комірки або візерунок як тло. Після модифікації властивостей комірки потрібно натиснути на кнопку ОК, і комірка набуде нового вигляду.

На підставі цих знань можна значно змінити як зовнішній вигляд, так і зміст звіту або вихідної форми документа. Ще більше можливостей щодо зміни зовнішнього вигляду звіту надають кнопки панелі інструментів Ли-ния/Лінія, Прямоугольник/Прямокутник, Текст і Картинка/Малюнок. За допомогою кнопок Линия/Лінія і Прямоугольник/Прямокутник у довільному місці таблиці можна нарисувати ці геометричні фігури. Кнопка Текст дає змогу поверх звіту розмістити надпис довільного розміру, а кнопка Картинка/Малюнок - увести до звіту логотип фірми. Щоб нари­сувати відрізок лінії, треба клацнути мишкою на відповідній кнопці панелі інструментів і після цього розмістити курсор мишки в місце звіту, де буде початок відрізка, потім натиснути на ліву клавішу мишки і, утримуючи її, перемістити курсор у місце кінця відрізка (лінія буде відображена на екра­ні пунктиром). Якщо відпустити клавішу мишки, то на екрані залишиться лінія, властивості якої (стиль, товщину, колір) можна змінити, викликавши діалогову форму редагування властивостей за допомогою пункту Свойст­ва.../Властивості... з головного або контекстного меню.

Робота з іншими графічними об'єктами загалом подібна і потребує спочатку визначення ділянки, де буде зображений об'єкт, а після цього -задания його властивостей. Об'єкт Текст після визначення ділянки перед­бачає введення тексту, властивості якого згодом можна змінити. Цей об'єкт має багато властивостей, зокрема вибір шрифту, його колір, пара­метри вирівнювання й облямування тексту. У його діалоговій формі багато закладок, що робить її подібною до форми властивостей комірок.

У випадку роботи з об'єктом Картинка/Малюнок після визначення ділянки його відображення за допомогою мишки на екрані з'явиться діало­гове вікно для вибору файлу з малюнком. Властивості вибраного малюнка можна редагувати.

На завершення зазначимо, що ці знання не варто використовувати з метою підміни даних у звітах для контрольних органів. Трапляються про­заїчні ситуації, коли змінювати звіти необхідно. Наприклад, несподівано Національний банк змінив в Інструкції №7 вимоги до оформлення пла­тіжних документів і платіжних доручень, де в сумі копійки відокремлю­вали від гривень крапкою або тире. Згідно з новими вимогами розділю­вачем може бути тільки кома, а у ваших налаштуваннях задано тире і, як наслідок, ваше платіжне доручення банк не приймає. Фахівець, що обслу­говує 1С:Бухгалтерію, вніс би зміну за лічені секунди, однак саме у цей день у всіх його клієнтів такі ж проблеми, а вам потрібно сьогодні ж оплатити рахунок або заплатити податок. І виправити треба усього один символ! Однак якщо ви вмієте працювати з таблицями, то для вас це не проблема. Якщо не можна виправити конфігурацію, то можна внести зміни у вихідну форму і надрукувати нормальне платіжне доручення, і після цього чекати технічного фахівця.

Урок 12.Ще про первісне впровадження.

Робота з конфігуратором (задания паролів, резервне копіювання)

Якщо ви засвоїли матеріал попередніх Уроків, то можете вважати себе кваліфікованим користувачем програми 1С:Бухгалтерия, однак є ще низка дій, які зазвичай перекладають на плечі технічних фахівців, та їх може виконати і кваліфікований користувач. Можливо, у вашій організації є програміст, який обслуговує програму і вам ніколи не доведеться вико­нувати те, про що йтиметься нижче, проте ця інформація, безумовно, корисна. По-перше, ваші уявлення про роботу програми будуть дещо шир­шими від уявлень звичайного користувача і це дасть вам перевагу з огляду на глибше розуміння предмета діяльності і, по-друге, ви не почувати­метесь дуже залежним від технічних фахівців. Отже, ще раз розглянемо первісне впровадження програми, однак більш систематизовано.