4.2 Общая характеристика введения

В данном разделе обосновываются актуальность выбранной темы дипломного проекта, цели, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения дипломного проекта, и необходимость решения поставленной задачи в контексте общего состояния и тенденций развития управленческой деятельности, информационного и документационного обеспечения и соответствующих информационных технологий.

4.3 Общая характеристика аналитической части дипломного проекта

Анализ состояния информационного и документационного обеспечения управления объекта (организации, предприятия, фирмы) и его подразделений.

Данный раздел базируется на материалах преддипломной практики и содержит подробный анализ существующей системы организации информационного и документационного обеспечения и используемых при этом информационных технологий, реализующих обслуживание конкретного вида управленческой деятельности на конкретном рабочем месте. Этот аналитический материал должен иметь нисходящую структуру описания и, в зависимости от направления дипломного проектирования, иметь различную степень детализации описания объекта:

– описание системы управления в целом (цели и направления основной деятельности, организационно-правовая форма собственности, организационная и функциональная структуры управления);

– описание конкретного подразделения, в рамках которого реализуются рассматриваемые виды управленческой деятельности (цели и основные виды управленческой деятельности, организационно-правовая основа функционирования, место и значение в общей системе управления, организационная и функциональная структуры управления, обобщенная схема документооборота);

– описание конкретного рабочего места, на котором реализуется рассматриваемая технология информационного обслуживания (цели и функции конкретного вида управленческой деятельности, организационно-правовая основа функционирования, состав решаемых задач, подробное описание организации документооборота с анализом используемых форм документов);

– описание конкретных технологий информационного обслуживания рабочего места (состав технических средств, методы и способы их использования при решении конкретных задач, организационно-методические материалы, регламентирующие реализацию описываемых технологий).

Необходимо отметить, что в данном разделе дипломного проекта описываемые и анализируемые информационные технологии должны рассматриваться в рамках системы информационного и документационного обеспечения соответствующего объекта, при этом следует придерживаться следующих далее положений.

В соответствии с выбранной темой дипломного проекта описание системы информационного и документационного обеспечения может различаться по объему, подробности, форме представления результатов сбора материалов на объекте и их анализа.

Описание системы информационного и документационного обеспечения независимо от темы дипломного проекта должно включать:

– анализ комплекса организационных документов;

– анализ состава документов, используемых в деятельности объекта проектирования;

– анализ организации документооборота на объекте;

– методическое обеспечение документооборота на объекте;

– анализ системы хранения документной информации.

В процессе описания объекта дипломного проектирования (организации в целом, структурного подразделения, отдельной функции управления, конкретного рабочего места) кроме собранных на преддипломной практике статистических и аналитических данных должен быть проведен анализ выявленных организационных документов (устав, положения, штатное расписание и др.), в которых зафиксированы основные характеристики объекта исследования. Должно быть оценено их качество с точки зрения полноты содержания каждого из документов; соблюдения на практике необходимой процедуры их принятия и оформления, внесения своевременных изменений. При обнаружении недостатков они должны быть отражены в дипломном проекте. Анализ этой группы документов может быть представлен в текстовой форме с цитированием отдельных положений рассматриваемых документов; часть из них по желанию автора может быть включена в состав приложений.

Анализ системы информационного и документационного обеспечения независимо от темы дипломного проекта должен быть направлен на определение степени удовлетворения потребностей объекта исследования в документной информации. Должна быть проанализирована необходимость и достаточность используемых форм документов, их показателей, качество оформления, использование бланков для конкретных форм документов, наличие избыточной или отсутствие необходимой информации.

Результаты исследования наиболее целесообразно представить в форме «Табеля документов», дополненного текстовыми комментариями. При большом объеме информации Табель может быть вынесен в приложения к дипломного проекту.

При анализе системы информационного и документационного обеспечения должны быть описаны режимы движения документов на объекте. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся:

– объем документопотоков в единицу времени;

– направленность движения;

– внутренняя структура документопотока;

– цикличность документопотока;

– пропускная способность пунктов обработки документов.

При этом необходимо выявить и описать своевременность и трудоемкость обработки и доведения документной информации до ее потребителя.

Результаты этого исследования могут быть представлены по выбору автора в форме оперограмм, документограмм, схем прохождения документов с соответствующими текстовыми пояснениями. Данные материалы следует располагать в текстовой части дипломного проекта.

Частью исследования технологических процессов информационного и документационного обеспечения на объекте исследования, независимо от темы дипломного проекта, должен быть анализ методического обеспечения документооборота: инструкций по делопроизводству, локальных унифицированных систем документации, других методических материалов, их практического соблюдения. С точки зрения отражения вопросов работы с документами должны быть проанализированы должностные инструкции, положения о подразделениях, устав организации.

Конечным этапом рассмотрения системы информационного и документационного обеспечения объекта исследования должен быть анализ системы оперативного и долговременного (архивного) хранения на нем документной информации на различных носителях, а также нормативно-методическое обеспечение и порядок определения сроков хранения информации, ее сохранности и своевременного уничтожения.

Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной организации информационного и документационного обеспечения управления объекта (организации, предприятия, фирмы) и его подразделений, а также соответствующих информационных технологий.

В данном разделе на основании аналитических материалов, представленных в предыдущем разделе дипломного проекта, описываются конкретные причины низкого или недостаточно высокого (по мнению автора) уровня эффективности информационного и документационного обеспечения рассматриваемого вида управленческой деятельности по различным составляющим используемых технологий, факторы, препятствующие устранению указанных причин.

Выводы и обоснование возможных направлений совершенствования организации информационного и документационного обеспечения управления объекта (организации, предприятия, фирмы) и его подразделений, соответствующих информационных технологий.

В данном разделе кратко подводятся итоги анализа состояния информационного и документационного обеспечения конкретного вида управленческой деятельности и излагаются предложения по направлениям его совершенствования за счет модернизации существующей или разработки новой технологии с указанием тех технических и программных средств.