67

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Государственный университет управления»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по дипломному проектированию

для студентов специальности

«Документоведение и документационное обеспечение управления» – 032001

Москва – 2005

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Государственный университет управления»

Институт информационных систем управления

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

УТВЕРЖДАЮ ______________________ Первый проректор ГУУ проф. Ю.Л. Старостин «____» ___________2005 г.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по дипломному проектированию

для студентов специальности

«Документоведение и документационное обеспечение управления» – 032001

Москва – 2005

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Государственный университет управления»

Институт информационных систем управления

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

У т в е р ж д е н о первым проректором ГУУ проф. Ю.Л. Старостиным «____» ___________2005 г.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по дипломному проектированию

для студентов специальности

«Документоведение и документационное обеспечение управления» – 032001

Москва – 2005

УДК 651(072)

6Н1

Методические указания по дипломному проектированию / Сост. И.К. Корнеев; ГУУ. – М., 2005

С о с т а в и т е л ь

кандидат экономических наук, доцент

И.К. КОРНЕЕВ

О т в е т с т в е н н ы й р е д а к т о р

заведующий кафедрой документоведения

и документационного обеспечения управления

кандидат экономических наук, доцент

А.В. ПШЕНКО

О б с у ж д е н о

на заседании кафедры документоведения

и документационного обеспечения управления

«____» ___________2005

О б с у ж д е н о и о д о б р е н о

на заседании методического совета

Института информационных систем управления ГУУ

«____» __________2005

Р е ц е н з е н т

доцент кафедры информационных систем ГУУ

кандидат экономических наук, доцент

О.М. ДАНИЛИНА

© И.К. Корнеев, 2005

© Государственный университет управления, 2005

ВВЕДЕНИЕ

В Государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» сформулированы следующие требования к профессиональной подготовленности специалиста:

Он должен знать:

– тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;

– закономерности документообразования;

– системы хранения текущей и ретроспективной документации;

– законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;

– критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;

– новейшие информационные технологии;

– современные технические средства управления;

– основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы и оценки эффективности проектирования ДОУ.

Он должен уметь:

– разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

– составлять и оформлять любые виды документов;

– проектировать унифицированные формы документов;

– проектировать унифицированные системы документации, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизированных технологий;

– выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

– анализировать состояние ДОУ конкретной организации;

– составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;

– разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в целом (или ее отдельных составных частей);

– разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;

– организовать контроль за исполнением;

– провести экспертизу ценности документов, подготовить их к архивному хранению или уничтожению;

– руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;

– владеть методами анализа и проектирования систем документации, управления ими, подготавливать управленческое решение;

– осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах, разрабатывать программы и планы социального развития;

Он должен владеть:

– методами сбора, анализа, проектирования систем документационного обеспечения управления;

– методикой унификации и стандартизации управленческих документов;

– методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы по документам организации;

– методикой составления классификационных справочников;

– критериями проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения;

– навыками технической обработки документов для сдачи в архив;

– методами расчета экономической эффективности проектируемых систем.

Выпускная квалификационная работа документоведа представляет собой законченную общую или локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения управления на базе конкретной организации и для специализации «Информационные технологии документационного обеспечения управления» имеет форму дипломного проекта.

1 Цели и задачи дипломного проектирования

Дипломный проект призван выявить соответствие студента-выпускника перечисленным во введении профессиональным требованиям и способность студента на основе полученных знаний, навыков и умений самостоятельно решать конкретные практические задачи.

Цели выполнения дипломного проекта заключаются в:

– систематизации, закреплении и расширении теоретических знаний и практических навыков и умений студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление» со специализацией «Информационные технологии документационного обеспечения управления»;

– развитии навыков ведения самостоятельной работы и овладении методикой исследования при решении определенных проблем и вопросов в дипломном проекте;

– определении уровня теоретических знаний и практических навыков и умений студентов-выпускников, а также умения применять их для решения конкретных практических задач информационного и документационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленными целями студент-выпускник в процессе выполнения дипломного проекта должен решить следующие задачи:

– Обосновать актуальность выбранной темы, ее ценность и значение для информационного и документационного управления предприятием (организацией, фирмой).

– Изучить теоретические положения, нормативно-методическую и организационную документацию, статистические материалы, справочную и научную литературу по избранной теме.

– Изучить организацию документационного и информационного обеспечения управления организации, применяемые при этом технику и технологии, характер их влияния на процессы принятия и реализации управленческих решений.

– Собрать необходимый статистический материал для проведения конкретного анализа.

– Изложить свою точку зрения по возможным дискуссионным вопросам, относящимся к теме.

– Провести анализ собранных данных, используя соответству­ющие методы обработки и анализа информации, и сделать выводы о состоянии информационного и документационного обеспечения управления организацией.

– На основе про­веденного анализа разработать рекомендации по совершенствованию организации и технологий информационного и документационного обеспечения управления.

– В соответствии с рекомендациями разработать конкретные проектные решения по совершенствованию организации и технологий информационного и документационного обеспечения управления.

– Оформить дипломный проект в соответствии с нормативны­ми требованиями, предъявляемыми к подобным материалам.

– Произвести оценку эффективности от внедре­ния предлагаемых мероприятий и проектных решений.

2 Преддипломная практика

2.1 Цели и задачи преддипломной практики

Преддипломная практика является составной частью итоговой аттестации студента-выпускника и предваряет собственно выполнение дипломного проекта. Целями прохождения преддипломной практики являются:

– закрепление полученных в ходе теоретического обучения практических навыков и умений по решению конкретных задач информационного и документационного обеспечения управления;

– приобретение практического опыта профессиональной деятельности в условиях конкретной организации (предприятия, фирмы);

– сбор материалов для выполнения дипломного проекта.

Для достижения этих целей в процессе прохождения преддипломной практики студентом-выпускником должны быть решены следующие задачи:

– Изучить организационную и функциональную структуру системы управления организации (предприятия, фирмы), нормативные и организационные документы, на основании которых она действует.

– Изучить организационную и функциональную структуру подразделения, в котором находится рабочее место практиканта, нормативные и организационные документы, на основании которых оно действует.

– Изучить содержание работы на конкретном рабочем месте, ее нормативно-методическое обеспечение и практически освоить методы ее осуществления.

– Изучить общую систему информационного и документационного обеспечения организации (предприятия, фирмы), документооборот и постановку хранения документов (оперативного и архивного).

– Изучить деятельность служб документационного обеспечения управления организацией (предприятием, фирмой).

– Изучить систему информационного и документационного обеспечения деятельности подразделения, в котором находится рабочее место практиканта, его документопотоки, организацию оперативного хранения документов.

– Изучить техническую оснащенность информационного и документационного обеспечения управления организацией (предприятием, фирмой) как в целом, так и в подразделении, в котором находится рабочее место практиканта, с учетом организационной, коммуникационной и компьютерной техники.

– При использовании компьютерной техники изучить состав решаемых задач и используемого системного и прикладного программного обеспечения.

– Провести анализ на соответствие существующей системы информационного и документационного обеспечения управления организацией (предприятием, фирмой) и подразделением, в котором находится рабочее место практиканта, нормативным требованиям.

– По результатам выполненного анализа наметить возможные направления совершенствования системы информационного и документационного обеспечения управления организацией (предприятием, фирмой) и подразделением, в котором находится рабочее место практиканта.

– По результатам прохождения преддипломной практики сформулировать тему дипломного проекта.

Практикант в период прохождения преддипломной практики должен собрать аналитический и статистический материал, сделать необходимые выписки из служебной документации организации (предприятия, фирмы), ознакомиться с информацией по предполагаемой теме дипломного проекта, собрать и подготовить графический материал.

Необходимо изучить инструкции, методические указания, нормативные документы, постановления, действующие в настоящее время и регламентирующие деятельность организации (предприятия, фирмы).

На заключительном этапе преддипломной практики практикант должен обобщить материал, собранный в период ее прохождения, определить его достаточность и достоверность для выполнения дипломного проекта, оформить отчет по практике.