1.5. Унификация в делопроизводстве

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету, хранению.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости и обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации документов включает:

– разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

– внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

– внедрение УСД и отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации, и ее дальнейшего развития;

– разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

– разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли;

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

– единообразия построения форм документов;

– регламентации видов документом, входящих в каждую систему;

– исключения из документов данных, традиционно включаемых в документы и не используемых при решении конкретных задач, а также дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процесс решения управленческой задачи;

– единства применяемой терминологии и условных обозначений;

– определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения совокупности их видов, ориентированных как на машинную обработку, так и пригодных к восприятию человеком;

– установления единых правил составления и оформления реквизитов документов.

Классификация документов позволяет также унифицировать документы, ввести единые правила оформления, построения этих документов. Знание правил и требований помогает овладеть рациональными приемами работы с документами, экономит время на их составление и обработку:

_ унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– унифицированная система банковской документации (УСБД);

– унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

– унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУБД);

– унифицированная система документации по труду (УСДТ);

– унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (УСДПФ);

– унифицированная система внешнеторговой документации (УСВТД).

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.