3.6. Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности предприятия – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Органы управления издают следующие распорядительные документы:

-администрация предприятий – приказы, указания; кооперативные организации – решения;

- общественные организации – постановления, распоряжения.

Тексты приказов и всех распорядительных документов чаще всего состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами «постановляет» - в постановлении, «решает» - в распоряжении прощения, «приказывают» - в приказах.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказ может быть нормативным актом управления, содержать нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Распорядительная часть приказа должна начинаться со слов «приказываю» на середине листа. Она может делиться на пункты. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя в дательном падеже и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельные пункты, если приказ не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия. В последнем пункте распорядительной части указываются лица, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Примерная форма рассматривается в прил. 3.5.

Проекты приказа готовят руководители структурных подразделений или заместители руководителя. Текст приказа должен быть завизирован составителем, руководителем структурного подразделения, вносящим проект приказа, а также другими должностными лицами, от координации действий которых зависит исполнение данного приказа.

Всем разновидностям приказов присваиваются соответствующие индексы, для удобства поиска необходимых данных и оперативной подготовки проектов приказов. Например: Л – личный состав сотрудников; К – командировки; О – отпуска, поощрения, взыскания и т.д.

Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию, присваиваемую канцелярией по каждому индексу отдельно.

Регистрируются приказы канцелярией в специальных журналах и расписывается реестр, кому необходимо раздать копии. Если карточный контроль, то еще расписывается на карточке (3 экз.): 1 – в справочную картотеку канцелярии; 2 – в приемную руководителя; 3 – в структурное подразделение, подготовившего проект приказа вместе с копией приказа.

Подлинники приказов хранятся и формируются в дела канцелярией организации.

Согласование проводится с лицами, способными по роду деятельности способствовать исполнению приказа (если есть финансовые вопросы – то обязательно финансист, бухгалтер; касающийся трудоустройства или увольнения людей – начальник отдела кадров и профком и т.д.).

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем.

Решение – правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции заседания и т.п. Решения могут быть – исполнительного комитета депутатов, собрания, Совета коллектива предприятия, профкома и т.д., прил. 3.6.

Распоряжение – документ, издаваемый председателем коллегиального органа по оперативным, разовым вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Проект распоряжения готовится по той же форме, что и проект решения.