2.2. Конструктор запитів

Майстер «Простий запит» використовується для створення простих запитів. Якщо ж запит досить складний, наприклад містить критерії відбору даних, то слід скористатися «Конструктором запитів». Розглянемо як приклад процес створення запиту, що дозволяє знайти в базі даних прізвища студентів групи "БЕМ1", що отримали на екзаменах з дисципліни "Фізика" оцінки "5" або "4". Для цього у вікні «Новий запит» слід обрати спосіб Конструктор і натиснути кнопку ОК. В результаті з'явиться порожнє вікно Конструктора запитів і діалогове вікно «Додавання таблиці», що складається з трьох вкладок: Таблиці, Запити і «Таблиці і запити». На них здійснюється вибір таблиць і запитів, що використовуються при створенні запиту. Перейдемо на вкладку Таблиці, виберемо таблицю СТУДЕНТ і виконаємо клацання на кнопці Додати. Аналогічним чином додамо таблиці УСПІШНІСТЬ і ДИСЦИПЛІНА. Закриємо діалогове вікно, клацнувши на кнопці Закрити. Додані таблиці з'являться у вікні «Конструктора запитів». За допомогою команди «Додати таблицю» з меню Запит можна знову відкрити діалогове вікно Додавання таблиці і поповнити список таблиць запиту.

Рис. 2.1. Результат виконання простого запиту

Вікно Конструктора запитів розділене на дві частини. У верхній половині знаходяться вікна таблиць із списками полів. Ім'я кожної таблиці відображується в рядку заголовка такого вікна. При складанні запиту на основі декількох таблиць між ними необхідно встановити зв'язки, задавши відношення між полями. Інакше результат виконання запиту може виявитися некоректним. У даному прикладі відношення між таблицями вже задані, тому при додаванні таблиць вони з'являються у вікні Конструктора разом із відношеннями.

Нижня половина «Конструктора запитів» є бланком запиту, в якому власне і виконується його побудова. Подальшу розробку запиту рекомендується виконувати в наступній послідовності:

• додавання полів в запит;

• установка критеріїв відбору записів;

• сортування записів.

Додати потрібні поля в бланк запиту можна шляхом перетягування їх імен із списку полів таблиць, що знаходяться у верхній частині вікна Конструктора, в рядок бланка Поле. Ще один спосіб додавання - подвійне клацання на імені поля.

Першим помістимо в рядок «Поле» поле «Прізвище» таблиці СТУДЕНТ, слідом за ним - поле Група з тієї ж таблиці. З таблиці ДИСЦИПЛІНА перенесемо в бланк запиту поле Назва і, нарешті, - поле Оцінка з таблиці УСПІШНІСТЬ.

Для видалення поля з бланка запиту слід зазначити колонку, в якій воно знаходиться, і натиснути клавішу Del або виконати команду «Видалити стовпці» з меню Правка. Щоб видалити із запиту таблицю, потрібно спочатку відмітити її у верхній частині Конструктора запитів, виконавши клацання на імені будь-якого з її полів, а потім натиснути клавішу Del або викликати команду Видалити з меню Правка. Після цього будуть автоматично видалені поля видаленої із запиту таблиці, поміщені в бланк запиту.

За допомогою критеріїв відбору користувач вказує, які записи треба вибирати з таблиць і відобразити в результатах пошуку. Критерії відбору вказуються для одного або декількох полів.

Сформований в нашому прикладі запит повинен відбирати дані про студентів групи БЕМ1, що отримали по дисципліні "Фізика" оцінки "5" або "4". Тому для перерахованих нижче за поля встановимо в рядку «Умову відбору» бланка запиту такі критерії відбору:

Група = БЕМ1 Назва = "Фізика" Оцінка = 5 Or 4

Спочатку введемо критерій для поля Група – БЕМ1. Після введення натиснемо клавішу Enter, внаслідок чого Access перевірить приналежність цього значення заданому списку ("БЕМ1", "БЕМ2", "БЕМ3") і автоматично візьме його в лапки. Потім перейдемо в осередок на перетині рядка «Умова відбору» і стовпця Назва і введемо значення "Фізика" (у лапках або без лапок). Нарешті, задамо критерій для поля Оцінка: 5 Or 4. Access автоматично перевірить синтаксис цього виразу і у разі його порушення видасть повідомлення про помилку.

При виконанні запиту записи можуть бути відсортовані за абеткою, в порядку зростання або спадання (для числових полів). Можна одночасно виконувати сортування за вмістом декількох полів (до десяти). Для виконання сортування слід перейти в стовпець бланка запиту, що містить ім'я поля, по якому необхідно здійснити сортування, і вказати спосіб сортування в рядку Сортування. При клацанні на цьому рядку з'являється поле списку з переліком способів сортування. При закритті вікна Конструктора запитів Access переміщає поля із заповненим осередком Сортування в ліву частину бланка запиту.

На завершення відсортуємо прізвища студентів в алфавітному порядку. Для цього перейдемо в стовпець, що містить поле Прізвище, виконаємо клацання в рядку Сортування і в списку, що з'явився, виберемо спосіб сортування за збільшенням (якщо задати сортування за зменшенням, Access відсортує прізвища студентів від Я до А). Результат формування нашого запиту представлений на рис. 2.2.

У разі потреби можна відмінити відображення поля в результаті виконання запиту (навіть того, по якому виробляється сортування). Поле відображується в таблиці результатів запиту, якщо у відповідній колонці бланка запиту в рядку «Вивід на екран» включений контрольний індикатор. Для відміни відображення поля досить виконати клацання на індикаторі.

Готовий запит виконується після клацання на кнопці із зображенням знаку оклику, розташованою на панелі інструментів «Конструктора запитів», або при активізації команди Запуск з меню Запит. Для виконання запиту можна скористатися також кнопкою Відкрити із списку режимів відображення на панелі інструментів «База даних» або командою Режим таблиці меню Вид. Результат виконання нашого запиту представлений на рис. 2.3.

Рис. 2.2. Специфікація запиту

Рис. 2.3. Результат виконання запиту