Контрольні запитання
Які засоби існують в Access для створення форм? Чим вони відрізняються один від одного?
З якою метою створюються складені форми?
Чим відрізняються підлеглі форми від пов'язаних?
Як здійснюється введення нового запису у форму?
Як відфільтрувати дані у формі?
Яким чином можна переглянути властивості об'єкту форми?
Як розмістити у формі малюнок?
Як створити діаграму, що показує число відмінників у заданих учбових групах? Створіть її.
9. Яким чином можна додати у форму кнопку?
Лабораторна робота №5 Розробка звітів
Порядок виконання
Використовуючи базу даних УНІВЕРСИТЕТ, сформуйте усі звіти, описані в теоретичній частині розділу.
За індивідуальним завданням вкажіть найбільш типові звіти для бази даних, що проектується, враховуючи необхідність реалізації усіх розглянутих в теоретичній частині видів звітів.
Реалізуйте типові звіти для бази даних, проаналізуйте правильність їх виконання.
5.1. Робота з простими звітами
Звіт – це засіб представлення інформації з бази даних в друкарському вигляді. Звіти є документами, що містять групування і обчислення проміжних і загальних підсумків.
Для створення звіту необхідно відкрити вікно «База даних», вибрати вкладку Звіт і натиснути кнопку Створити.
У вікні, що з'явилося, «Новий звіт» необхідно обрати спосіб створення звіту. Виберемо варіант «автозвіт: в стовпець». В цьому випадку кожне поле утворює окремий рядок із заголовком ліворуч (якщо обрати варіант «автозвіт: стрічковий», то поля кожного запису утворюють окремий рядок). Далі слід вибрати таблицю або запит, що містять дані для звіту, і натиснути кнопку ОК. Інший спосіб створення звіту – обрати на вкладках Таблиця або Запити вікна «База даних» таблицю або запит, на базі яких будується запит, далі обрати команду Звіт або автозвіт в меню Вставка або натиснути кнопку розкриття списку поряд з кнопкою «Новий об'єкт» на панелі інструментів і обрати команду Звіт або автозвіт. При виборі команди Звіт розкривається вікно «Новий звіт». При виборі команди автозвіт звіти містять тільки записи без заголовка, номерів сторінок і дати створення.
Створимо описаним вище способом автозвіт по таблиці ДИСЦИПЛІНА. Після створення звіту він виводиться на екран в режимі попереднього перегляду (рис. 5.1).
Попередній перегляд звіту створюється так само, як і перегляд документу в редакторі Word, з тією відмінністю, що для переходу на інші сторінки використовуються кнопки переходу, розташовані в нижній частині вікна (рис. 5.1). На рис. 5.1 видні заголовок звіту, що містить слово "ДИСЦИПЛІНА" і область даних з назвами і вмістом полів. Якщо прокрутити звіт до кінця сторінки, то стане видимим нижній колонтитул, що містить дату створення звіту і номер сторінки. У складніших звітах ми розглянемо і інші області. Звіт можна проглянути, клацнувши по кнопці Перегляд вкладки Звіти вікна «База даних».
Рис. 5.1. Звіт в режимі попереднього перегляду
Перш ніж друкувати звіт, необхідно настроїти параметри друку. Для цього, знаходячись в режимі попереднього перегляду звіту або виділивши ім'я звіту на вкладці Звіти вікна «База даних», необхідно вибрати команду «Параметри сторінки» меню Файл і задати параметри сторінки у вікні «Параметри сторінки» (рис. 5.2).
Вікно «Параметри сторінки» містить три вкладки. На вкладках Поля і Сторінка задаються розміри полів, орієнтація і розмір паперу. Вкладка Стовпці (рис. 5.2) дозволяє виводити звіт в декілька стовпців. Рекомендується, встановивши параметри сторінки, заздалегідь проглянути звіт. Враховуйте, що ширина сторінки може бути недостатньою для розміщення вказаного числа стовпців із заданими інтервалами, про що попередить Access (дані, що не поміщаються, будуть обрізані).
Рис. 5.2. Вікно Параметри сторінки