Тема: «Облік розрахунків за відрядженнями за кордон»

Службовим відрядженням називається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Відповідно до чинного законодавства України, строк відрядження за кордон визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках не повинен перевищувати одного року. Підприємства, які направляють працівників у відрядження за кордон, перед виїздом зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди направляється працівник, або у вільноконвертованій валюті, видавши аванс на поточні витрати в розмірах відповідно до встановлених норм.

Виділяють п'ять складових витрат на відрядження:

1. добові;

2. на проїзд до місця, назад і за місцем відрядження;

3. на проживання з урахуванням наданих у готелі побутових послуг;

4. на оплату телефонних рахунків;

5) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування, переклади, сплату податків і зборів та інших витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження.

Постановою Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" встановлені граничні (мінімальні) норми відшкодування добових витрат на відрядження для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності. їх розмір напряму залежить від кількості раз харчування, включеного в рахунок з наймання житлового приміщення, та не залежить від вартості харчування та країни відрядження.

Добові витрати - це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб відрядженого. Виплачують їх за кожний день відрядження, включаючи день від'їзду і приїзду, якими вважають, відповідно, день відправлення і прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

При розрахунку суми авансу слід пам'ятати, що згідно чинного законодавства:

• сума добових витрат та витрат на проживання за добу у розрахунку на одну відряджену людину не можуть перевищувати 300 дол. США або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті;

• транспортні витрати одного відрядженого працівника не повинні перевищувати 1000 дол. США або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті.

Іноземна валюта може бути одержана з валютного рахунку (можливий продаж дорожніх чеків) або придбана. Придбання юридичною особою іноземної валюти на території України може здійснюватись лише на міжбанківському валютному ринку через уповноважені банки. Не дозволяється направляти у відрядження і видавати аванс працівникові, який не відзвітувався про витрати за попереднє відрядження. В іншому випадку встановлено штраф у розмірі 25 % від виданих підзвітних сум.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом 3-х робочих днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

В бухгалтерському обліку видача авансу на відрядження за кордон відображається за дебетом рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" у кореспонденції з кредитом рахунків грошових коштів: 302 "Каса в іноземній валюті" або 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

Відповідно до П(С)БО 21 "Вплив змін валютних курсів" дебіторська заборгованість, що утворюється під час видачі авансу в іноземній валюті, буде:

1. визначена за валютним курсом на дату видачі авансу;

2. визнана немонетарною статтею, оскільки її погашення не передбачається у грошовій формі.

З метою оподаткування видача авансу не відображається у складі валових витрат підприємства, і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами, виражена в іноземній валюті, перерахунку не підлягає.

Відображення в бухгалтерському обліку касових операцій здійснюється на підставі даних касової книги, яка ведеться за кожною іноземною валютою окремо з відображенням сум як в іноземній, так і в національній валюті.

Якщо по коштах в іноземній валюті, що знаходяться в касі підприємства, виникає курсова різниця, вона повинні бути відображена у касовій книзі (негативна - у графі "Видаток", позитивна - у графі "Прибуток").

Не пізніше 5 днів з дати повернення із відрядження звіт про використання грошових коштів повинен бути перевірений та затверджений керівником підприємства. Добові визначаються за час перебування у відрядженні в межах граничних норм. Для відшкодування добових витрат необхідно визначити фактичний час перебування працівника за кордоном.

Термін знаходження у відрядженні визначається:

• за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України у закордонному паспорті - у випадку відрядження до країни, з якою встановлений повний прикордонний контроль;

• згідно з відмітками у посвідченні про відрядження сторони, що відправляє, і сторони, що приймає, - у випадку відрядження до країни, з якою не встановлений або спрощений прикордонний контроль.

Залежно від виду витрат, підтверджуючими документами можуть бути:

• квитки на всі види транспорту загального користування (крім таксі) до станції, до пристані, до аеропорту, якщо вони розташовані за межами

• населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні;

• проїзні документи у міському транспорті згідно маршруту, узгодженому з керівником підприємства;

• рахунки за:

• проживання в готелях;

• побутові послуги, які включені в рахунок на оплату вартості проживання в готелях (прання, чистка, ремонт і прасування одягу, взуття або білизни), але не більше чим 10 % норм добових витрат для країни, в які відправляється працівник, визначених у додатках до цієї постанови, за всі дні проживання;

• бронювання місць в готелях у розмірах не більше 50 % вартості місця на добу;

• користування білизною в потягах;

• користування в готелях холодильником і телевізором;

• комісійні у випадку обміну валюти;

• оформлення закордонних паспортів, віз, збори на обов'язкове страхування;

• інші види документально підтверджених витрат, що виникають у зв'язку з відрядженням.

Бухгалтерський облік витрат на відрядження регулюється П(С)БО 16 "Витрати" та П(С)БО 21 "Вплив змін валютних курсів". Згідно П(С)БО 16 "Витрати" оплата службових відряджень визнається витратами звітного періоду, і включається до собівартості товарів (робіт, послуг) при наявності підтверджуючих в оригіналі документів за умови, що ці витрати пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно з затвердженим звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, відображаються за кредитом рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" з включенням до дебету рахунків відповідних витрат у фактичній їх сумі. Так, витрати, пов'язані з організацією виробництва і управління цехами, ділянками, бригадами та іншими структурними підрозділами відображаються на рахунку 91 "Загальновиробничі витрати"; з управлінням підприємством та обслуговуванням виробництва - на рахунку 92 "Адміністративні витрати"; зі збутом продукції - на рахунку 93 "Витрати на збут"; з дослідженнями і розробками - на рахунку 94 "Інші витрати операційної діяльності".

Відповідно до П(С)БО 21 "Вплив змін валютних курсів", витрати на закордонне відрядження в іноземній валюті в межах виданого авансу є немонетарною статтею і в бухгалтерському обліку перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату отримання авансу.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в розрізі фізичних осіб, які отримали грошові кошти під звіт в журналі 3, відомості 3.2. Сальдо на субрахунках 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки отриманих під звіт сум, за якими ще не надані звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат коштів відповідно до звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт порівняно з сумою, отриманою під звіт.

Згідно з ЩС)БО 2 "Баланс" розрахунки з підзвітними особами відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, кредитове сальдо - у складі зобов'язань балансу підприємства.

Згідно з П(С)БО 3 "Звіт про фінансові результати" витрати, пов'язані з відрядженнями, включаються до складу собівартості реалізованої продукції, адміністративних витрат та інших операційних витрат.