27. Що таке уніфікація та стандартизація документів?

Розвиток систем автоматизованого оброблення інформації вимагав уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації.

Відповідно, було визначено вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона охоплюють комплекс взаємопов’язаних док-в, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статист., фін., банківська, розрах-платіжна та ін. інформація.

Уніфікована система документації охоплює комплекс взаємозалежних стандартних форм документів і правил їх оформлення на основі застосування засобів обчислювальної техніки.

Кожній затвердженій Держстандартом України формі документа надається відповідний до ДКУД код, що розміщується у документі у верхній правій частині. Основою побудови стандартних форм документів є затверджені формуляри-зразки. Складання організаційно-розпорядчих документів регламентується державними стандартами. Це основні положення про складання й оформлення документів і формуляр-зразок,що являє собою модель форми, притаманної даній уніфікованій системі.

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

- стандартна форма побудови;

- пристосування до автоматизованого оброблення;

- мінімізація показників;

- виключення дублювання показників;

- охоплення всіх складових для цілей управління показників.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми перв. док-в, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані док-ти, а також з’ясовується можливість заміни чинних док-в уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових перв.докв, тобто заміна чинних док-в новими, пристосованими до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами

Основною вимогою до уніфікованої документації є стандартна форма побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин 1)заголовкової, 2)змістової, 3) оформлювальної.

Документація, яка діє у фін-кред. установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бух.обліку, то створити повністю уніфіковані сист. Док-ї на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку ОЗ, фін. операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані док-ти. Для праці та з/п, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми док-в, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.

28. Автоматизовані банки даних (БнД), їхні особливості.

В БнД всі дані зібрано в одному інтегрованому середовищі і до інформації, як найважливішого ресурсу, забезпечено широкий доступ користувачів.

Банк даних (БнД) — це автоматизована система інформаційних, програмних, математичних, технічних, організаційно-методичних засобів, призначених для забезпечення централізованого нагромадження і багатоцільового використання даних.

До складу БнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення, база даних (БД), система управління базою даних (СУБД), словник метаданих, адміністратор БД. Основним компонентами БнД є: база даних(БД) та програмні засоби - системою управління базою даних (СУБД).

База даних (БД) — це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних.

Система управління базами даних (СУБД) — це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.

Технологія банків даних— провідний напрям організації внутрішньо машинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій банків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам’яті, збільшенням її об’ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації.

Словник метаданих сам по собі є БД і містить інформацію про саму БД, є інструментом адміністратора БД і БнД та відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) — особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД. Важливе завдання адміністратора БД — захист даних від злому, несанкціонованого та некомпетентного доступу.

Важливою умовою ефективного функціонування БнД є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу чи випадкового знищення збережених даних.