7 Див.: Ботвина н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навч. Посібн. - к., 1999. - с. 124; Український правопис. - с. 34, 59.

1. Словом відтворюють прості кількісні числівники, що познача­ють число без вказівки на одиницю виміру або окреслюють часові межі, напр.: таких клієнтів є більше, ніж два; реконструкція триватиме три-чотири місяці.

Цифрою відповідно пишемо складні та складені числівники у по­єднанні з одиницею виміру кількості, напр.: 15 гривень, 135 тонн. їх дублюють словами і подають у дужках відразу після цифрового по­значення у різних документах (розписка, доручення, довідка тощо).

Складні слова із цифровим позначенням можна писати комбінова­но, напр.: 20-процентний, 3-поверховий. Неприпустимим є цифрово-знаково-літерний варіант комбінації, напр.: 5%-ний.

У цифровому позначенні перевага надається арабським цифрам, напр.: 20.04.05 (у даті), 4-го, 10-му, 2-й, '7-і'(у тексті з літерами відмін­кових закінчень. До речі, при перерахуванні кількох числівників літери відмінкових закінчень пишуть один раз, напр.: 1, 2, 3-му по­верхах). Деякі порядкові числівники без відмінкових закінчень для розрізнення позначають римськими цифрами, напр.: III квартал, II півріччя.

2. Багатозначні цифрові числа розбивають на класи за допомогою пропусків, напр.: 345 457 гривень, 100 000 тонн. У числах, що позна- чають номери (марки машин, механізмів), цифри на класи не розбива- ють, напр.: р/р№ 1234567890.

Окремі види інформації передають у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів, напр.: 754 тис. грн., що значно полегшує сприйняття великих цифр.

3. У низці однотипної інформації ступінь точності (кількість цифр після коми) має бути однаковий, напр.: 1,5 км; 2,3 га; 2,0 т; 2,3%.

§ 4. Займенник у діловому мовленні

Займенник - це самостійна частина мови, яка узагальнено вказує на предмет, ознаку, кількість, але не називає їх.

Отже, з-поміж усіх частин мови займенник вирізняється способом репрезентації (вказівність). У мовленні він дублює іменники, при­кметники, числівники. Співвідносячись з названими класами слів, за­йменник має властиві тільки йому семантичні ознаки та синтаксичні функції.

Специфіка семантики займенників полягає в опосередкованості їх лексичного значення, тобто лише в сфері мовлення вони наповнюють­ся конкретним змістом. З огляду на це займенники використовують тільки у відповідному контексті, у зв'язку з конкретною ситуацією, яка дає змогу визначити обсяг їх значень. Закріпленість займенників за ситуативною предметністю мовлення визначає їхнє основне функ­ціональне призначення - текстотвірне, тобто займенники можуть за­мінювати назви предметів, присудки, навіть цілі речення і виступають засобом розгортання та встановлення змістових зв'язків у тексті, напр.: Це місто — монстр. Воно себе пасе. Воно не знає, де його коріння (Л. Костенко). У такий спосіб вони сприяють скороченню елементів тексту, конденсації висловлювання.

Кількість займенників у лексичному складі сучасної української літературної мови обмежена, але частота їх вживання дуже висока. Без допомоги займенників важко уявити собі процес побудови речен­ня, хоча, звичайно, їх нагромадження без відповідного словесного ото­чення утруднює розуміння тексту.

За значенням займенники поділяють на дев'ять розрядів:

І. Особові - займенники, які вказують на особи: перша особа -мовець або група осіб, до яких входить мовець (я, ми); друга особа -співрозмовник, адресат мовлення або група осіб, до складу якої вхо­дить співрозмовник (ти, ви); третя особа - особа або особи (конкрет­ний предмет, абстрактне поняття), які не беруть участі у розмові, але про які йдеться у комунікативному акті (він, вона, воно, вони).

Давня українська традиція передбачає вживання займенника Ви як пошанної множини у стосунку до батьків. Зникнення його у звер­танні до рідних дехто сприймає не як звичайне руйнування граматич­ної форми, а як занепад моральних засад українського суспільства: ,Джерідні діти з матір 'ю на ти" (Л. Костенко). Займенник Ви, зви­чайно, використовують для називання особи, старшої за віком чи посадою.

Узагальнена вказівка на учасників комунікативного акту може бути засобом протиставлення дій, процесів, станів мовця, адресата мовлен­ня, третьої особи і на основі такого протиставлення дає змогу будува­ти стилістично марковані тексти-мініатюри, напр.: ДІЄВІДМІНЮВАННЯ ЗА ОСОБАМИ (граматична вправа 70-их - початку 80-их рр. XX ст.)

— Ну, гаразд, нехай Я мовчу. А чому ТИ мовчиш

І чому ВІН мовчить?

— ВІН мовчить, очевидно, тому,

що МИ мовчимо - Я і ТИ.

А МИ чому мовчимо?

А ВИ чому мовчите?

А ВОНИ, ВОНИ-їх багато -

чому мовчать і ВОНИ? (В. Ганущак)

2. Зворотний - це займенник, який вказує на кого- або що-небудь, що є об'єктом, адресатом власної дії, процесу або стану суб'єкта. Ос- новним репрезентантом зворотності виступає займенник себе. Йому не властива форма називного відмінка, оскільки вказує на виконавця / виконавців зворотної дії, які позначені особовими займенниками, напр.: Я (ти, він) впевнений в собі. Лише в контексті виявляється числове протиставлення через поєднання з узгоджуваними формами дієслів, напр.: Я бачу себе /Ми бачимо себе.

У формі давального відмінка собі може втрачати самостійність лексичного значення та синтаксичної функції і переходити до роз­ряду часток. Вживаючись при дієсловах, а також інших словах, які виступають у ролі присудка, наголошує, що дія відбувається віль­но, незалежно. Функціонує переважно у текстах, що мають роз­мовний характер, напр.: А братія мовчить собі, витріщивши очі (Т. Шевченко).

Використання цього займенника в усному діловому мовленні по­м'якшує категоричність наказу, напр.: Не беріть собі до серця!

У складі виразу нічого собі передає значення „досить добре, непо­гано" або „такий, як треба; досить добрий, непоганий", напр.: Він хло­пець нічого собі! З виразним оцінним значенням, що супроводжує за­хоплення та здивування, звучить вираз Нічого собі! у радіопередачі про незвичайні історії та події.

3. Присвійні — вказують на належність (або стосунок) предмета особі: першій (мій, наш), другій (твій, ваш), третій (їхній, його, її, їх), першій, другій і третій особі (свій), напр.: Фірма постійно планує свою діяльність.

Із сукупності присвійних займенників вирізняється група його, її, їх, якій характерна омонімічність з формами родового відмінка особо­вих займенників він, воно, вона, вони. Таким чином, їхня присвійність виражається синтаксичною позицією, на відміну від займенника їхній (їхня, їхнє, їхні). З метою уникнути двозначності в текстах ділового мовлення перевагу слід надавати займеннику їхній для вираження значення присвійності, пор.: їх запрошення і їхнє запрошення, їх вибір і їхній вибір*.

4. Вказівні - стосуються широкого діапазону ознак (кількості) пред- мета (цей, той, такий, стільки), тобто спроможні замінити широке коло співвідносних з ними прикметників або числівників, напр.: Річ- ний звіт включає такі форми.

Супроводжувальною функцією займенників цей, той є вказівка на просторову та часову близькість, напр.: у цьому будинку - у тому бу­динку, ця конференція - та конференція. Для окреслення часового про­міжку, позначеного іменником рік, використовують слова цей і мину­лий, пор.: цього року і минулого року.

Під впливом діалектного оточення можлива підміна форм - займен­ник той вживають у значенні „цей", а його функцію виконує діалект­ний займенник тамтой.

5. Означальні - пов'язані з вираженням кількісно-означальних зна- чень (сам, самий, весь, усякий, кожен (кожний), жоден (жодний), інший).

Займенник сам, самий (сама, саме, самі) вказує на виокремлення особи чи предмета, які виконують дію самостійно, без сторонньої до­помоги, напр.: Він сам розв'язав цю задачу.

Інше значення „крайня просторова або часова межа" виражає за­йменник сам, самий (сама, саме, самі), що має наголос на першому складі, напр.: Край дороги гне тополю до самого долу (Т. Шевченко).

У формі середнього роду саме займенник може виконувати роль частки і підсилювати значення часу, причини, напр.: саме тому не при­йшов; саме тоді не прийшов.

⁸ Дослідники вказують на паралельне вживання присвійних займенників їхній та їх, однак стверджують, що перший має відтінок розмовності, другий - книжності, або навпаки, наголошують, що для уникнення зайвого паралелізму краще в діло­вому мовленні додержуватися родового чи знахідного відмінків множини займен­ника вони (тобто їх), ніж присвійного займенника їхній: Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навч. посібн. - К., 1999. - С. 135); Зубков М.Г. Українська мова: Універсальний довідник. - X., 2004. - С. 229.

Високою частотою вживання в діловому мовленні відзначається за­йменник інший, напр.: інші види діяльності, кредити банків та ін­ших кредиторів, інші джерела фінансування, придбання майна іншого підприємства. Він вказує на предмет чи особу, виражаючи відокрем­лення, відмежування його від подібних йому або раніше названих, напр.: Фірма здійснює реалізацію продукиії. інших матеріальних иінностей.

Синонімічними є займенники кожен (кожний) і всякий (усякий, всяк), які виражають значення „виділення окремого із сукупності", тобто виконують функцію розділовості, напр.: Ми оцінюємо роботу кожного на основі його вкладу в загальний результат; Ми є прибічни­ками компетентної роботи кожного з нас на всіх рівнях; Кожен ду­май, що на тобі міліонів стан стоїть, що за долю міліонів мусиш дати ти отвіт (І. Франко); / кожен з нас те знав, що слави нам не буде, ні пам 'яті в людей за сей кривавий труд (І. Франко). До речі, з двох паралельних форм означального займенника кожний і кожен в офіційно-діловій мові перевага надається повній формі кожний.

6. Питальні - використовують для вираження питання про істот та предмети-неістоти чи невласне-предмети (дії, стани) - хто? що?; ознаку предмета (якість, властивість чи належність) -я/аш? чий?; кіль- кість (предметів, явищ) чи порядок їх при лічбі - скільки? котрий?

Займенники хто? що? неозначено вказують на одну особу (пред­мет) чи кількох осіб, пор.: Хто ти такий? Хто ви такі? Що приніс? Морфологічною ознакою їх є координація у ролі підмета з присудком: питальний займенник хто? вимагає дієслівної форми чоловічого роду, а займенник що? - дієслівної форми середнього роду, пор.: Хто при­їхав? Що впало? Залежні слова прикметникового типу словозміни до­помагають виявити ознаки чоловічого і жіночого роду та ознаки числа займенника хто?, напр.: Хто такий? і Хто така? Хто такі?

7. Відносні - займенники, які виконують роль сполучних слів у складнопідрядному реченні (хто, що, який, чий, котрий, скільки).

Для займенників хто, що найтиповішою є функція зв'язку підряд­ного речення з головним, в якому наявні співвідносні займенники той, такий, кожний, все, напр.: Відповідати буде той, хто вчинив злочин; Треба займатися тим, що приносить прибуток.

Рідше ці займенники можуть стосуватися також іменника в голов­ному реченні, приєднуючи підрядне означальне речення, напр.: Сума коштів, що надійшла на банківський рахунок; Треба залучити працівників, у кого є досвід роботи. Власне атрибутивні відношення між частинами складнопідрядного речення передають займенники який, чий, котрий, пор.: Договір складено в двох примірниках, які мають однакову юридичну силу; На кожний сорт і артикул товару. котрому визначено окрему ціну, відкривають окремий аналітичний рахунок.

8. Заперечні - узагальнено вказують на весь клас істот та неістот, аб- страктних понять та ознак, на які поширюється заперечення, на їх відсут- ність (ніхто, ніщо, ніякий, нічий, нікотрий, ніскільки). Вони виступають другою формою вираження заперечення при основному запереченні, що здійснюється за допомогою частки не, напр.: Ніхто не промовив ні слова.

Заперечні займенники ніхто, ніщо у формі нікого, нічого вказують на відсутність суб'єкта, об'єкта, адресата, знаряддя дії в безособово­му реченні, напр.: Нікому передати досвід; Нічого було втрачати. В текстах ділових паперів практично не використовуються.

9. Неозначені - вказують на невизначеність особи, предмета, кіль- кісного їх вияву чи ознаки. Специфічних значень невизначеності на- дають займенникам цього розряду частки де-, аби-, -сь, будь-, -небудь, хтозна-, казна-, які приєднуються до займенників хто, що, який, чий, котрий, скільки, напр.: дехто, дещо, деякий, декотрий, абихто, аби- що, абиякий, абикотрий і под.

Використання неозначених займенників у текстах ділового та нау­кового стилю обмежене. Звичайно, окремі з них беззастережно функ­ціонують у професійному мовленні, напр.: дехто з учасників, деякі фірми, будь-який час. Однак займенники, в структурі яких є частки аби-, казна-, хтозна-, вживають лише в розмовній мові.

У багатьох випадках значення займенників переймають інші частини мови, зокрема прикметники. Неозначений займенник деякий замінюють прикметниками окремий, певний, напр.: в окремих випадках, певний час.

У текстах ділового мовлення існують застереження щодо викорис­тання окремих займенників з огляду на їх змістове наповнення чи сти­лістичне забарвлення, зокрема:

1. Займенник Ви у стосунку до однієї особи вживають в усному та писемному діловому мовленні для висловлення поваги, пошани, ввіч- ливості до особи, якій минуло 16 років, до осіб, старших за посадою.

У документах (заява, доповідна записка, пояснювальна записка, наказах, розпорядженнях, ділових листах та ін.) намагаються уникати особових займенників, напр.: Прошу дозволити (звільнити, допусти­ти); Доводжу до Вашого відома; Наказую; Пропоную; Нагадуємо; Надсилаємо; Повідомляємо.

2. У присутності тих, про кого йде мова, не слід вживати займен- ники він, вона. Краще у такій ситуації назвати особу на ім'я чи на ім'я та по батькові або використати слова пан, добродій.

3. У діловому мовленні часто використовують займенник ми, коли хочуть уникнути категоричності тону, пом'якшити наказ, прохання, напр.: Ми повинні дбати про авторитет нашої фірми. Замінюють займенник я на авторське ми в науковому стилі з метою залучити слу­хача (читача) до участі в міркуваннях, напр.: У процесі дослідження ми пришили до таких висновків. Особливого забарвлення набуває за­йменник ми у мові лікаря, за допомогою якого він наближає себе до пацієнта, напр.: Як ми себе почуваємо?

4. Присвійний займенник свій не вживають, якщо він дублює на­явне у тексті слово, наприклад, прикметник власний, який набув у су­часній українській літературній мові значення „свій", наприклад, свій власний дім, але Він перетинається у своєму функціонуванні з... або Це випадок з власної практики.

5. Потрібно уникати форм орудного відмінка особових займенни­ків для називання суб'єкта дії, напр.: ми запропонували або було за­пропоновано замість нами запропоновано; ви довели або було доведе­но замість вами доведено.