Глава 3. Организационно-управленческие аспекты оздоровительной физической культуры

3.1. Общая характеристика организационно-управленческой деятельности в области оздоровительной физической культуры

Превращение физкультурного движения во всенародное, внедре­ние ОФК и МС в быт каждого человека — грандиозная задача, стоя­щая перед государственными и общественными организациями. Ре­шение этой задачи требует дальнейшего совершенствования деятельности во всех звеньях системы физического воспитания.

В каждом виде организационной деятельности применяются специальные формы и методы организационно-управленческих дей­ствий: изучение условий и возможностей, подготовка планов и тех-

__________________________________________________________________________________________72

нологий, обеспечение кадрами и техникой, создание руководящих органов, исполнительных подсистем и многое другое. Таким обра­зом, управленческая деятельность — это комплекс, система дей­ствий, причем действий упорядоченных, соответствующих объек­тивным принципам и логике (рис. 2).

Сбор и оценка информации

Составление плана действий

Определение ресурсов Определение исполнителей

Определение последовательности операции Выбор места (технологии)

Определение объемов Опреление сроков и места

Обучение (инструктаж исполнителей)

Руководство практической деятельностью по осуществлению плана

Рис. 2. Структура организационно-управленческой деятельности (Я.Р. Виль-кин, Т.М. Каневец, 1985)

Несомненно, что от качества организационной работы в огромной мере зависит и качество организуемого объекта. А эффективность лю­бой деятельности прямо пропорциональна уровню ее подготовки.

Организационно-управленческая работа по ОФК представляет со­бой специфическую деятельность, направленную на внедрение, функционирование и дальнейшее развитие ОФК и спорта с оздоро­вительной направленностью среди населения. Успешное проведение этой работы требует не только профессиональных навыков и умений, но и знания технологии организационно-управленческой деятель­ности, а также рациональных методов решения различных практи­ческих задач. Профессиональный уровень организатора определяется его способностью найти для каждого вида деятельности оптималь­ный метод и практически его применить.

__________________________________________________________________________________________73

Успех любой организационно-управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько она соответствует следующим принципам:

1. Актуальность. В соответствии с этим принципом каждое дело может быть признано необходимым, целесообразным или не­существенным, что и определяет отношение к нему.

2. Законность. Организационно-управленческая работа прово­дится в соответствии с нормами права, гуманистическими принци­пами, не должна противоречить нормативным актам.

3. Выполнимость. Осуществление организационно-управлен­ческой работы требует реалистического подхода к своим исполни­тельским возможностям, объективного учета имеющихся ресурсов, уровня подготовки кадров, реальности сроков выполнения.

4. Оптимальность. Квалифицированная организаторская дея­тельность немыслима без творческого подхода к делу, выбора опти­мальных вариантов, обеспечения экономичности, надежности, вы­сокого качества работы.

5. Конкретность. Организационно-управленческая работа по ОФК проводится исключительно для людей и с людьми. Она со­держит такие направления деятельности, как пропаганда, воспита­ние, материально-техническое обеспечение, организация работы физ­культурно-оздоровительных служб, проведение мероприятий. Все это требует времени, определенных кадровых, технических, финан­совых ресурсов и др. Практическая работа по ОФК не может быть эффективной без научно обоснованного планирования, четкого опре­деления задач, целевых заданий, их объемов. Организатор должен иметь ясное представление о последовательности операций, о си­стеме управления всеми исполнительскими звеньями. Конкретность поручений, методов, показателей — один из главных факторов ус­пеха в организационно-управленческой работе.

Организационно-управленческая работа по ОФК, как правило, является плановой. Для планирования используются различные ме­тодические приемы: разработка программы, определяющей содержа­ние деятельности, сроки и исполнителей (план работы оргкомитета, ФОКа, КСК, совета КФК и др.); составление модели деятельности (функциональная модель управления, модель научно-исследователь­ской работы и др.); разработка программ; регламентирование дей­ствий; целевое комплексное планирование.

Важным компонентом организационно-управленческой деятель­ности является организация и проведение деловых совещаний (акти­вов, заседаний и т.п.) для обсуждения каких-либо вопросов, выявле­ния необходимой информации, выработки совместных решений и т.д.

__________________________________________________________________________________________74

Чтобы совещание прошло организованно, эффективно и приве­ло к достижению конкретных результатов, требуется:

— заранее определить и четко сформулировать повестку дня, вне­ся на обсуждение один или несколько вопросов (в зависимости от их сложности);

— ограничить круг участников совещания теми работниками, кото­рые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам;

— заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня, временем и местом проведения совещания, с материалами;

— позаботиться о том, чтобы на совещание была приглашена сте­нографистка или секретари для ведения протокола;

— обеспечить подготовку помещения, оргтехнику и т.д. Обсуждаемые вопросы должны быть актуальными и важными, требующими выработки коллективных решений.

Необходимо четко сформулировать тему доклада (выступления), составить план-конспект, подобрать характерные примеры, цитаты, цифры для иллюстрации тех положений, которые будут изложены в выступлении. Речь должна быть стройной, логически точной, после­довательной в изложении материала. Кроме того, она должна быть выразительной, понятной, без канцелярских штампов. Следует зара­нее подготовить в общих чертах проект решения, но не делать в нем окончательных выводов по обсуждаемым вопросам. В заключение совещания руководитель обязательно подводит итоги и конкрети­зирует результаты.

Управленческое решение, являясь основным содержанием управ­ленческой деятельности, принимается для воздействия на управляю­щую и управляемую системы, социальную среду, на волю, сознание и деятельность людей.

Управленческим решением определяются программа действий для достижения поставленных целей, этапы работы, последователь­ность их выполнения, методы и средства, которые необходимы для реализации решения, круг исполнителей, сроки выполнения работ и критерии ее результатов.

Подготовка любого решения требует вдумчивой, кропотливой подготовительной работы. Ведь решение должно привести к таким последствиям, которые наилучшим образом скажутся на всей рабо­те данной системы, организации, коллектива.

Любое управленческое решение должно быть полномочным. Оно принимается органом или отдельным руководителем, облеченным властью. Решение должно быть законным и своевременным. Для этого необходима его согласованность во всех управленческо-испол-нительных звеньях, а также с ранее принятыми решениями. При-

__________________________________________________________________________________________75

нимается оно с учетом состояния объекта на данном этапе его раз­вития, требований времени и возможностями реализации.

Методология выработки и реализации решения требует, прежде всего, выяснения ответа на вопрос о причинах возникновения ситу­ации, потребовавшей выработки решения.

Важной функцией организационно-управленческой деятельности является контроль. Контроль как функция управления пред­ставляет собой систему наблюдения и проверки выполнения объек­том планов, приказов, управленческих решений, норм, правил и т.д. При этом выявляются допущенные отклонения от принятых прин­ципов организации и регулирования. Контроль является самой продол­жительной функцией управленческого процесса, он осуществляется в течение всего времени реализации решения, выполнения какой-ли­бо задачи.

Контроль бывает общим и частным (детальным). При общем контроле руководитель не вмешивается в повседневные дела подчи­ненных, не вникает в детали, поощряет инициативу подчиненных, пре­доставляет им известную свободу действий; при детальном контроле руководитель регламентирует и контролирует всю работу исполните­лей, сам вникает во все детали дела. В практике работы обычно сочета­ют и тот, и другой контроль.

Каждый руководитель любого звена физкультурного движения при проведении контроля, как правило, исходит из принципов орга­низации контроля: массовости, гласности, действенности, система­тичности и оперативности.

Контроль может быть внутриведомственным, внешним и общест­венным.

Формы контроля и проверки исполнения многообразны. Основ­ной и самой распространенной из них является систематическая и квалифицированная проверка непосредственно на месте.

Проверка — это способ, при помощи которого осуществляется контроль как снизу — широкими массами трудящихся, так и сверху — центральными органами министерств и ведомств, управлениями по физической культуре, спорту и туризму. Сама проверка, ее ход, ре­зультаты — важное и очень сильное средство мобилизации усилий коллектива на решение поставленных задач.

Организация и порядок проведения проверок различны и могут отличаться по времени, охвату проверяемых объектов, рассматри­ваемым вопросам, а также по форме.

Проверки носят, таким образом, самый различный характер. Лю­бая из них в случае необходимости может завершиться ревизией фи­нансово-хозяйственной деятельности или проведением инвентариза­ции. Так, например, документальная ревизия проводится для изучения финансово-хозяйственной деятельности организации, предупрежде-

__________________________________________________________________________________________76

ния злоупотреблений и хищений, проверки правильности делопроиз­водства, учета и отчетности, хранения материальных ценностей и тд. Для физкультурно-оздоровительных организаций, имеющих на балансе боль­шое количество различного инвентаря и оборудования, такие провер­ки очень важны. Ревизии могут быть плановыми или неплановыми (внезапными), комплексными или тематическими, с применением тех или иных дополнительных методов.

Успех любой проверки во многом зависит от того, как она подго­товлена. Для проведения проверки подбираются знающие, компетент-. ные в своем деле специалисты, члены комиссии еще до выезда на место проверки должны быть ознакомлены с состоянием дел на объ­екте. Они должны уяснить цель, задачи, объекты проверки, основные вопросы (прил. 1), которые надо изучить, составить план проверки или памятку для ее участников, при необходимости — провести их инструктирование.

После обобщения материалов проверки их подвергают обсужде­нию на месте. Материалы по итогам проверки должны быть объек­тивными, факты — точными, лично проверенными контролерами.

Выводы оформляются в зависимости от характера проверки. При проверке финансово-хозяйственной деятельности, как правило, составляется акт. При проверке состояния физкультурно-оздоро­вительной работы составляется справка или записка.

Осуществление контроля тесно связано с учетом. Эти виды уп­равленческого труда дополняют друг друга, и расчленить их невоз­можно. При осуществлении учета контролируется функционирова­ние системы.

Учет — это работа по получению, обработке, систематизации и анализу сведений, отражающих в количественных показателях состоя­ние дел (численность кадров, выполнение планов, наличие инвен­таря и др.).

В физкультурно-оздоровительных организациях используется система учета, которая включает в себя статистический учет, бухгал­терский учет и оперативный, или текущий, учет.

Важным разделом учета в первичных физкультурно-оздорови­тельных организациях является учет инвентаря и имущества, ис­пользуемого для групповых или индивидуальных физкультурно-оздо­ровительных и спортивных занятий. Выдача инвентаря и имущест­ва регистрируется в книге учета, которая должна содержать сведения о наименовании, кбличестве и стоимости выдаваемых материальных ценностей, подробные данные об их получателе (фамилия, имя, отчество, место работы, номер паспорта), указание срока выдачи и возвращения полученного.

Важное место в работе ФОКов, КСК и т.п. занимает организа­ция делопроизводства.

__________________________________________________________________________________________77

Делопроизводством называют все те работы с документами, кото­рые совершаются в учреждениях, организациях, учебных заведениях при выполнении служащими своих функций и реализации задач. Работа со служебной документацией требует своеобразных методов, приемов и способов.

Уровень организации работы с документами, т.е. состояние делоп­роизводства, оказывает большое влияние на все решающие управлен­ческие участки — руководство, регулирование, учет, контроль и т.д. От руководителя и всех звеньев аппарата управления требуется пристальное внимание к вопросам ведения делопроизводства.

В основе делопроизводства лежит комплекс всех операций с до­кументами, от их создания до сдачи в архив. Можно выделить два основных этапа — документирование деятельности организации (ФОК, КСК и др.) и организация документов (регистрация документов, контроль за их исполнением, номенклатура дел, оформление, опи­сание дел, сохранность и сдача дел в архив).

Составление и исполнение документов требует учета ряда орга­низационно-правовых, экономических аспектов. Эта работа выпол­няется, как правило, руководителями, всем составом специалистов данной организации, функциональными руководителями. Органи­зация документов выполняется вспомогательным персоналом (секре­тарями, машинистками, делопроизводителями, ответственными за делопроизводство, канцеляриями и т.д.).

Руководитель ФОКа, КСК и др. тщательно продумывает органи­зацию делопроизводства в своем подразделении, подготавливает при­каз о распределении обязанностей, порядок прохождения документов, их визирование, постановку методического обеспечения этой работы. Организация документирования должна соответствовать структуре ор­ганизации, распределению участков работы конкретным исполните­лям, охватывать все учитываемые сведения.

Необходима инструкция по делопроизводству, в которой неза­висимо от содержания деятельности организации находят отраже­ние следующие вопросы:

— общие принципы организации делопроизводства в данной орга­низации;

— ответственность за организационную и методическую сторо­ны работы;

— функции канцелярии и лиц, обеспечивающих делопроизвод­ственное обслуживание (секретарей, делопроизводителей и т.п.);

— порядок размножения документов;

— методика исполнения документов;

— формы регистрации документов, система регистрационных ин­дексов;

__________________________________________________________________________________________78

— методика разработки номенклатуры дел, порядок их утверж­дения и использования;

— методика и техника подготовки дел с исполненными докумен­тами к дальнейшему хранению;

— порядок приема и отправления документов;

— правила хранения и порядок сдачи дел в архив;

— правила использования архивных материалов.

К инструкции прилагаются и унифицированные формы докумен­тов.

Инструкция утверждается приказом руководителя.

К наиболее распространенным видам управленческих документов относятся: постановление, решение, распоряжение, приказ, протокол, стенограмма, извещение, инструкция (должностная), служебное письмо, докладная записка, справка, акт, телефонограмма.

В состав обязательных элементов многих документов входит название их вида: приказ, инструкция, отчет, справка и т.д.

Обязательным элементом каждого документа является дата, ина­че документ теряет свою юридическую силу.

К каждому служебному документу составляется заголовок, выража­ющий в краткой форме его содержание. Текст заголовка должен отве­чать на вопрос «О чем?» («Об упорядочении...», «Об организации...»).

На ряде документов, например, на письмах, обязательно про­ставляют название адресата, т.е. учреждения или лица, которому направляется документ. Если документ направляется руководите­лю организации, то полностью указывается его должность и фами­лия в дательном падеже. Если документ направляется в структур­ное подразделение какого-то учреждения, то указывается название учреждения в именительном, а должность адресата и фамилия в дательном падеже.

Большое значение имеет правильное формирование дел. При этом необходимо:

— правильно относить документ в то или иное дело по номенк­латуре;

— раздельно формировать дела с документами постоянного и временного срока хранения;

— группировать в дела только выполненные и правильно оформ­ленные документы;

— внутри дела документы группировать последовательно, в по­рядке разрешения вопроса, по алфавиту, хронологии;

— группировать дела одного года.

На постоянное хранение в первую очередь отбирают основную документацию (уставы, положения, приказы, планы, отчеты, прото-

__________________________________________________________________________________________79

колы, переписку руководства по важнейшим вопросам). Уничтоже­ние дел, сроки хранения которых истекли, оформляется актами.