Тема 8.3. Створення форм та звітів у ms Access.
Форми у Microsoft Access
Нагадаємо, що база даних складається з окремих записів. Кожен запис в базі даних складається з окремих полів.
Припустимо, у нас є наступний набір карток, на основі яких ми хочемо створити базу даних.
Фамилия: Иванов |
|
|
Имя: Егор |
Фамилия: Семенов |
|
Телефон: 456–23–79 |
Имя: Николай |
Фамилия: Ефимов |
Зарплата: 200 |
Телефон: 678–94–50 |
Имя: Евгений |
|
Зарплата: 160 |
Телефон: 123–45–86 |
|
|
Зарплата: 210 |
карточка 1 |
|
|
|
карточка 2 |
|
|
|
карточка 3 |
|
|
|
Кожна картка в цій картотеці буде окремим записом в нашій базі даних; кожен запис складатиметься з чотирьох полів, відповідних розділам картки. У базі даних це виглядає таким чином:
|
Имена полей |
|
|||||
|
|
|
|||||
|
Код |
Фамилия |
Имя |
Телефон |
Зарплата |
||
|
1 |
Иванов |
Егор |
456–23–79 |
200 |
||
Номера |
2 |
Семенов |
Николай |
678–94–50 |
160 |
||
записей |
3 |
Ефимов |
Евгений |
123–45–86 |
210 |
||
Представлення бази даних в режимі форми
Іноді зручніше вводити нові записи в базу, коли вона представлена у вигляді окремих карток. Такий режим представлення бази, як було вказано вище, називається режимом форми.
Створення форми за допомогою засобу «Форма»
З використанням засобу «Форма» можна швидко створити так звану форму окремого елемента. Такі форми відображають відомості одного запису, як показано на цій ілюстрації.
У формі відображаються відомості одного запису.
У деяких випадках додається підтаблиця даних для відображення допоміжної інформації. Докладніші відомості див. у розділі Автоматичне створення підтаблиці даних.
За використання засобу «Форма» всі поля з базового джерела даних додаються до форми. Можна негайно перейти до використання нової форми або доробити її в подання макета або конструктора відповідно до ваших потреб.
Створення форми з використанням майстра форм
На вкладці Створити у програмі Access пропонується кілька засобів, які дають змогу створювати форму одним клацанням миші. Проте якщо потрібні ширші можливості визначення полів на формі, можна скористатися майстром форм. Цей майстер також дає змогу визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів (за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено).
Запуск майстра форм
На вкладці Створити у групі Форми клацніть елемент Додаткові форми, а потім Майстер форм. Виконайте вказівки на сторінках майстра форм.
Примітка Якщо потрібно додати до форми поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту, а потім виберіть додаткові поля, які потрібно включити до форми. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.
На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.
Залежно від вибраних параметрів майстер форм може давати найрізноманітніші результати. Тому доцільно запустити майстер кілька разів поспіль, щоразу вибираючи інші параметри, доки не буде отримано потрібний результат.
Звіти у Microsoft Access
За допомогою Microsoft Office Access можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.
Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів — це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.
Вибір джерела записів
Звіт складається з даних, які видобуваються з таблиць або запитів, а також з інформації, яка зберігається в конструкторі звітів, наприклад, позначок, заголовків і графічних елементів. Таблиці та запити, що містять вихідні дані, також називаються джерелом записів звіту. Якщо потрібні поля розташовані в одній таблиці, можна вказати як джерело записів цю таблицю. Якщо потрібні поля розташовані в кількох таблицях, потрібно створити один або кілька запитів для використання як джерело записів. Можливо, ці запити вже існують у базі даних, але іноді потрібно створювати нові запити, що відповідають потребам звіту.
Створення звіту за допомогою засобу «Звіт»
Засіб «Звіт» — це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу «Звіт» не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти і внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.
В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.
На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.
Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування.
Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділ Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.
Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.
Створення звіту за допомогою майстра звітів
Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, можна скористатися майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів.
Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі. Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділ Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.
Примітка Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.
Розділи звіту
Структура звіту в Access складається з кількох розділів. Переглянути ці розділи можна, відкривши звіт у поданні конструктора. Для створення повноцінних звітів необхідно розуміти засади роботи кожного розділу. Наприклад, спосіб обчислення результату залежить від розділу, в якому розташований обчислюваний елемент керування. У нижченаведеному списку подано зведені відомості про типи розділів і їх використання:
Верхній колонтитул звіту Цей розділ друкується лише один раз на початку звіту. Зазвичай використовується для даних, які відображаються на титульній сторінці, таких як емблема, заголовок або дата. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розташувати обчислюваний елемент керування, в якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Верхній колонтитул звіту друкується перед верхнім колонтитулом сторінки.
Верхній колонтитул сторінки Цей розділ друкується у верхній частині кожної сторінки. Наприклад, він використовується для повторення заголовку звіту на кожній сторінці.
Верхній колонтитул групи Цей розділ друкується на початку кожної нової групи записів. Він використовується для друку назви групи. Наприклад у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується для друку назви товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розташувати обчислюваний елемент керування, в якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи.
Відомості Цей розділ друкується один раз на кожен рядок джерела записів. У ньому розташовуються елементи керування, які складають основний вміст звіту.
Нижній колонтитул групи Цей розділ друкується наприкінці кожної групи записів. Він використовується для друку підсумкової інформації за групою.
Нижній колонтитул сторінки Цей розділ друкується наприкінці кожної сторінки. Він використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки.
Нижній колонтитул звіту Цей розділ друкується лише один раз наприкінці звіту. Він використовується для друку підсумків або іншої підсумкової інформації за всім звітом.
Примітка У поданні конструктора нижній колонтитул звіту розташований під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту буде розташований над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка відомостей на останній сторінці.
Додавання до звіту елементів керування
Деякі елементи керування створюються автоматично, наприклад, приєднане текстове поле, яке створюється під час додавання до звіту поля з області Список полів. Багато інших елементів керування можна створити в поданні конструктора за допомогою засобів із групи Елементи керування на вкладці Конструктор.
