Тема 2.3. Підготовка та виведення документа на друк

Перед виведенням документа на друк бажано його переглянути, щоб побачити загальний вигляд створеного документа. Цю операцію можна виконати за командою Предварительный просмотр із меню Файл (або відповідної інструментальної кнопки). При цьому на екрані монітора виводиться макет документа. Є можливість перегляду його по сторінкам, масштабування та підгонки сторінок ущільненням тексту, щоб остання сторінка не закінчувалась лише підписами.

Оформлений документ може бути надрукований за командою Печать... із меню Файл. Після її подачі на екрані монітора з’явиться діалогове вікно, в якому можна задати потрібні параметри друку: кількість копій; діапазон сторінок виведення; друк усього документа, парних чи непарних його сторінок; сортування сторінок за копіями; друк на одному аркуші 16 сторінок; формат аркуша для виведення.

Параметри друку

Активізувавши кнопку Параметры…, можна задати або змінити режим виведення (чорновий, з оновленням полів та зв’язків, на певному тлі, а також друк у зворотній послідовності), об’єкти виведення (відомості, коди полів, примітки, прихований текст, графіку), режим подачі паперу.

Кнопка Свойства... служить для відкриття діалогового вікна властивостей принтера, що складається із чотирьох розділів задання параметрів принтеру:

• формату паперу, орієнтації аркуша, подачі паперу;

• якості друку (кількості точок на дюйм), передачі півтонів, інтенсивності, графічного режиму – точкової чи векторної графіки;

• виведення растрових або графічних шрифтів;

• контролю за використанням пам’яті принтера.

Зауваження:

• не слід подавати на друк велику кількість сторінок або створювати значну чергу документів на друк (більше двох–трьох) – це може спричинити “зависання” принтера;

• на деяких принтерах не слід подавати на друк одночасно сторінки різних форматів – книжкової та альбомної орієнтацій;

• якщо друк документів не завершено через брак паперу або з іншої причини, то при завантаженні комп’ютера подається запит на продовження друку документа.

Тема 3.3 Текстовий редактор ms Word: Створення шаблона документа

Шаблон є заготівкою або порожнім бланком, в якому користувач відповідно до своїх задач заповнює потрібні графи власною інформацією.

В Word є шаблони для більшості загальноприйнятих документів, таких як ділові листи, службові записки, звіти. Проте, будь–хто може створити свій шаблон. Наприклад, будь–якому підприємству необхідний офіційний бланк. Його можна створити в програмі Microsoft Word і зберегти у вигляді шаблона для подальшого використовування.

Створити бланк нескладно. Достатньо включити в нього назву, адресу і телефон компанії. В бланк можна включити графіку, наприклад, емблему компанії.

Для того, щоб навчиться створювати свої шаблони треба запустити програму MS Word, створити новий шаблон(виберати команду Файл\ Створити), встановити перемикач Створити в положення Шаблон, а потім натискуйте кнопку OK.

Встановитт наступні параметри сторінки (Файл\ Параметри сторінки):

• Розмір паперу – А4 210х297 мм (вкладка Розмір паперу)

• Орієнтація листа – книжкова (вкладка Розмір паперу)

• Поля: верхнє – 2 см; нижнє – 2см; ліве – 2,5 см; праве – 1,5 см (вкладка Поля)

Ці параметри будуть застосовані у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні.

Фірмовий бланк містить логотип компанії, її адреса і телефон. Розмістимо цю інформацію у верхньому колонтитулі сторінки:

Виконайте команду Вид\ Колонтитули.

Вставимо логотип компанії: Вставка\ Рисунок\ З файла.,напишите назва, адреса і телефон компанії;

Додайте рамку сторінки: Формат\ Межі і заливка.

В меню Файл виберіть команду Зберегти як. В полі Тип файла виберіть Шаблон документа. При збереженні файла, який був створений як шаблон, цей тип файла вибирається автоматично. За умовчанням в полі Тека відкривається тека Шаблони. В діалоговому вікні Створення документа цій теці відповідає вкладка Загальні. Створимо свою власну вкладку з шаблонами в діалоговому вікні Створення документа. Для цього: створіть нову подпапку Мої шаблони в теці Шаблони: збережіть в цій теці шаблон фірмового бланка.

В діалоговому вікні Створення документа з'явиться нова вкладка Мої шаблони .

Тепер можна використовувати створений фірмовий бланк для написання листів.

Для цього в меню Файл виберіть команду Створити. На екрані з'явиться діалогове вікно Створення документа. У вкладці Мої шаблони виберіть ім'я файла Фірмовий бланк.

Натискуйте кнопку OK. На екрані з'явиться шаблон фірмового бланка, в якому можна набирати текст листа.