5. Приклад використовування функцій год і сегодня

Ці функції дозволяють обчислювати в таблиці такі дані, як вік людини по даті його народження або стаж по даті надходження на роботу.

Заповнимо таку таблицю:

В стовпці ФІО і Дата народження вносимо довільні дані. Для обчислення віку використовується формула: =(ГОД(СЕГОДНЯ()–B2)–1900) Ця формула обчислюватиме завжди правильну кількість повних літ людини, оскільки для обчислення використовується функція СЕГОДНЯ, яка в кожний конкретний момент часу використовує поточну дату. (Таблиця була складена 25.08.08, при використовуванні цього прикладу пізніше 5.12.08 будуть інші дані в стовпці З) Дуже важливою гідністю ЕТ є те, що при зміні значення в осередку, який бере участь у формулі, автоматично це формула перераховується і в таблиці з'являється новий результат.

Тема 6.2 Сортування і пошук потрібної інформації в табличному процесорі ms Excel.

Якщо в таблиці містяться багато даних, то простим переглядом знайти потрібну інформацію в ній досить важко. Для швидкого пошуку можна використовувати наступні засоби:

1. Пошук даних.

Команда ПРАВКА–НАЙТИ

В полі введення ввести потрібні символи. Для завдання шаблона пошуку можна використовувати символи * і ?

* маскує довільне число символів.

? представляє будь–який одиничний символ в тій же позиції, в якій знаходиться сам знак питання.

Для пошуку безпосередньо символів * і ? перед ними потрібно ставити знак ~.

Якщо потрібно здійснювати пошук в заданому діапазоні, то перед початком пошуку потрібно виділити цей діапазон.

Якщо пошук потрібно провести у всій книзі, а не на поточному листі, то потрібно натискувати кнопку ПАРАМЕТРЫ і ИСКАТЬ в списку встановити значення В КНИГЕ. Ця команда так само дозволяє проводити і заміну одних даних на інші.

2. Сортування даних.

Сортування – це спосіб впорядковування осередків по значеннях. Дані в ЕТ можна сортувати за збільшенням або убуванню в алфавітному порядку, по датах або по величині чисел.

Впорядковування даних за збільшенням або по убуванню дозволяє складати алфавітні списку товарів в накладних, списки прізвищ співробітників і т.п. Для коректного сортування необхідно представити дані у вигляді списку.

Список – це набір рядків робочого листа, які містять дані одного типу.

Наприклад, відомості про співробітників відділу, зведення про товари на складі. Для отримання списку потрібно виділити область даних таблиці разом із заголовками рядків і стовпців. Для зручності виконання швидкого сортування можна помістити цей список на окремий лист.

Порядок проведення сортування.

1. Помістити табличний курсор в область даних.

2. Вибрати команду меню СОРТИРОВКА.

3. Встановити параметри сортування (допустимо використовувати 3 рівень сортування). В списках, що розкриваються, діалогового вікна вибрати назви стовпців, по яких буде проводитися сортування.

4. Натиснути ОК.

Розглянемо сортування в таблиці Фильмы.xls: (це фрагмент таблиці, яка містять 64 рядки)

Код	Магазин	Жанр	Назва фільму	Ціна за одиницю
11013	Кинолюб	Бойовик	Термінатор	40
3489	Мегамакс	Драма	Жерстяний кубок	35
5073	Мегамакс	Фільм жахів	Захід–притулок вампірів	32
5865	Наше кіно	Фантастика	Зоряні війни	52
2697	Кинолюб	Бойовик	Подвійний удар	30
6063	Кинолюб	Фільм жахів	Іствінськіє відьми	35
10221	Наше кіно	Комедія	Весілля у Вільшанці	50
4479	Наше кіно	Комедія	За двома зайцями	39
4875	Кинолюб	Фільм жахів	Захід–притулок вампірів	32
1113	Стиль	Фільм жахів	Армія тьми	25
3687	Наше кіно	Драма	Жерстяний кубок	35
8637	Кинолюб	Драма	Під роялем	54
11805	Стиль	Драма	Уолл–стріт	35
4083	Кинолюб	Комедія	За двома зайцями	39
6261	Мегамакс	Фільм жахів	Іствінськіє відьми	35

Отримаємо наступний результат:

Код	Магазин	Жанр	Назва фільму.	Ціна за одиницю
2697	Кинолюб	Бойовик	Подвійний удар	30
11013	Кинолюб	Бойовик	Термінатор	40
123	Кинолюб	Драма	Аптечний ковбой	25
8637	Кинолюб	Драма	Під роялем	54
1311	Кинолюб	Комедія	Близнюки	30
4083	Кинолюб	Комедія	За двома зайцями	39
9825	Кинолюб	Комедія	Весілля у Вільшанці	50
12003	Кинолюб	Комедія	Шельменко денщик	10
6855	Кинолюб	Фантастика	Космічна поліція	30
8241	Кинолюб	Фантастика	Назад в минуле	50
717	Кинолюб	Фільм жахів	Армія тьми	25
4875	Кинолюб	Фільм жахів	Захід–притулок вампірів	32
6063	Кинолюб	Фільм жахів	Іствінськіє відьми	35
2895	Мегамакс	Бойовик	Подвійний удар	30
321	Мегамакс	Драма	Аптечний ковбой	25

Дані в таблиці упорядкувалися в першу чергу по назвах магазинів, всередині кожного магазина – по жанрах, в кожному жанрі – по назві фільму.

Перевагою даного сортування є те, що упорядковується інформація не тільки в окремо узятих стовпцях, але і весь рядок з даними переміщається разом з значенням вибраного стовпця.