Тема 9.1. Робота в ms Access: запит, пошук даних
Запити корисні для роботи з тими полями таблиці, які стосуються поточного завдання. Якщо потрібно далі обмежити дані, з якими ведеться робота, на основі значення, що міститься в полі, можна скористатися критеріями запиту.
Критерії — це правила, які включаються до запиту, вони визначають значення або зразки, з якими мають збігатися або які мають містити поля, щоб їх повертав запит.
Якщо потрібно, щоб запит кожного разу під час запуску запитував у користувача значення або зразок, можна створити параметризований запит. Параметри можна використовувати також зі звітом, щоб запитувати в користувача критерії під час запуску звіту. Можна скористатися формами, щоб удосконалити збирання й передавання параметрів запитів і звітів такими способами:
Через дозвіл на використання елементів керування, специфічних для типу даних;
Через увімкнення незмінності значень параметрів;
Через дозвіл на використання елементів керування типу «поле зі списком» (щоб можна було вибрати значення зі списку, а не вводити його);
Через дозвіл на використання інших елементів керування, доступних у формах .
Загальні відомості про критерії запиту
Критерій подібний до формули — це рядок, який може складатися з посилань на поля, операторів і констант. У Microsoft Office Access 2007 – Українська версія також можна посилатися на критерії запиту як на вирази.
Наведені нижче таблиці містять кілька зразків критеріїв і пояснення, як вони працюють. Критерії Опис
>25 і <50 Цей критерій застосовується до поля типу «Числовий», наприклад «Ціна» або «Кількість одиниць у наявності». Він включає тільки ті записи, в яких поле «Ціна» або «Кількість одиниць у наявності» містить значення, більше за 25 і менше за 50.
DateDiff ("рррр", [Дата_народження], Date()) > 30 Цей критерій застосовується до поля «Дата/Час», наприклад «Дата_народження». До результатів запиту увійдуть лише записи, в яких кількість років між датою народження особи та сьогоднішньою датою більша за 30.
Is Null Цей критерій можна застосувати до будь–якого типу поля, щоб відобразити записи, у яких значення поля є пустим (null).
Вочевидь, критерії можуть виглядати дуже по–різному, залежно від типу даних у полі, до якого вони застосовуються, і від особливих вимог. Деякі умови прості та використовують основні оператори та константи. Інші ж складні та використовують функції, спеціальні оператори та включають посилання на поля.
Пошук записів
Наприклад, створено базу даних із використанням одного з нових шаблонів, наданих у програмі Microsoft Office Access, уявімо, що це база даних контактів і до неї імпортовано контактні дані із програми Microsoft Office Outlook. У певний момент ця база буде містити таку кількість даних, що для пошуку певного запису буде недостатньо просто переглянути її.
Існує чотири способи знайти певний запис:
Перехід — це переміщення серед записів, зазвичай по черзі, у таблиці або поданні.
Подання — це об’єкт бази даних, що відображає дані, які зберігаються в таблицях. Поданнями можуть бути форми, запити або звіти.
Пошук — це визначення критеріїв (умов пошуку) і операторів порівняння (таких як «дорівнює» або «містить») і перегляд записів, які відповідають указаним умовам. Записи, які відповідають умовам, виділяються, а дані, які не відповідають умовам, не виділяються.
Фільтрування. Подібно до пошуку, фільтрування також передбачає визначення критеріїв і операторів порівняння. На відміну від пошуку, фільтрування лише визначає, які записи потрібно відображати. Фільтр можна увімкнути або вимкнути для простішого переключення між відфільтрованим і невідфільтрованим поданнями тих самих даних.
Запит. Запити є дуже потужним і гнучким способом пошуку певних записів. Запит дає змогу виконувати настроюваний пошук, застосовувати настроювані фільтри та сортувати записи. Запити можна зберігати та використовувати знову, їх можна використовувати для створення форм і звітів.
Усі шаблони Office Access містять запити, які можна одразу використовувати. Можна побудувати власний запит для відображення лише потрібних записів і для відповіді на певні питання.
Існує кілька способів переходу (огляду) між записами. Для переходу від одного запису до наступного можна використовувати клавішу TAB. У разі відкриття таблиці або подання в поданні таблиці можна використовувати навігаційні кнопки для переходу між записами. Більшість форм також мають навігаційні кнопки для переходу між записами. У шаблонах програми Office Access деякі форми мають поле Перехід, яке дозволяє вибирати запис на основі даних ключових полів.
Використання навігаційних кнопок для переходу між записами
Переходити від одного запису до наступного можна за допомогою навігаційних кнопок. Залежно від кнопки, яка натискається, відбувається перехід до першого, попереднього, наступного, останнього або нового запису.
Перший запис
Попередній запис
Поточний запис
Наступний запис
Останній запис
Створити запис
Індикатор фільтра
Поле пошуку
Якщо клацнути в полі Поточний запис і ввести в ньому номер запису, то, натиснувши клавішу Enter, можна перейти до цього запису. Номер запису рахується послідовно від початку форми або бази даних. Він не відповідає жодному значенню поля.
Кнопка індикатора фільтра показує, чи застосовано фільтр. Якщо не застосовано жодного фільтра або всі фільтри вимкнуто, кнопка відображає напис Без фільтра. Якщо натиснути цю кнопку, коли вона має напис Відфільтровано, фільтр буде усунено. Так само, якщо на цій кнопці є напис Не відфільтровано, можна натиснути її, щоб застосувати фільтр, який було використано останнього разу, якщо такий фільтр існує.
Коли в полі Пошук вводиться текст, перше відповідне значення виділяється в реальному часі під час введення кожного символу. Цю функцію можна використовувати для швидкого пошуку запису, який містить відповідне значення.
Вибір запису за допомогою поля «Перехід»
Поле Перехід дає змогу вибирати певний запис розкривного списку. Його можна знайти в базах даних, які створено за допомогою шаблону Access,— зазвичай у формах докладних відомостей, які відображають дані про осіб, наприклад у формі докладних відомостей про контакт у базах даних, створених на основі шаблонів контактів. Поле Перехід інколи можна побачити в інших формах, наприклад у формі завдань і проектів у базах даних, створених на основі шаблонів маркетингових проектів.
Якщо форма має поле Перехід, воно розташоване в лівій верхній частині форми та виглядає, як показано на рисунку:
Використання поля Перехід
Натисніть стрілку на межі поля.
Виберіть запис із розкривного списку.
Якщо вам відомі перші символи запису, до якого потрібно перейти, можна ввести ці символи в поле Перехід, щоб швидко знайти цей запис.
Поле Перехід відображає лише дані, достатні для того, щоб ідентифікувати кожен запис унікальним чином. Під час вибору запису зі списку програма Access відображає інші дані цього запису в основній області форми.
Пошук певних записів
Для пошуку певних записів можна використовувати вкладку Пошук діалогового вікна Пошук і заміна. Пошук можна виконувати в певному полі або в усій таблиці або поданні.
Діалогове вікно Пошук і заміна можна використовувати лише під час відображення даних у таблиці або поданні. Пошук можна також виконувати, якщо немає видимих записів через застосування фільтра.
Пошук записів
Відкрийте таблицю або подання, в якому потрібно виконати пошук.
Виберіть поле, в якому потрібно виконати пошук.
На вкладці Home, у групі Find клацніть елемент Find.
–або–
Сполучення клавіш Натисніть сполучення клавіш CTRL+F.
З’явиться діалогове вікно Пошук і заміна, в якому відобразиться вкладка Пошук.
В полі Знайти введіть значення, яке потрібно знайти. Це критерій пошуку.
За потреби можна використати список Пошук у для змінення поля, в якому потрібно виконати пошук, або для пошуку в усій базовій таблиці.
За потреби у списку Зіставити виберіть елемент Будь–яка частина поля. Це дасть можливість розширити пошук.
Список Зіставити представляє оператор порівняння. Елемент Будь–яка частина поля — це еквівалент оператора «містить», який забезпечує відповідність пошуковому критерію, коли цей критерій зустрічається в будь–якій частині поля, в якому виконується пошук.
У списку Пошук виберіть елемент Усі та натисніть кнопку Знайти далі.
Коли елемент, який потрібно знайти, виділено, у діалоговому вікні Пошук і заміна натисніть кнопку Скасувати, щоб закрити це діалогове вікно.
Пошук записів за допомогою запиту
Методи, які можна використовувати для пошуку та фільтрування записів, є корисними для пошуку певних записів у певному випадку. Однак інколи потрібно виконувати той самий пошук або операцію фільтрування регулярно. Для того, щоб кожного разу не виконувати той самий набір кроків для пошуку та фільтрування, можна створити запит.
Різні види інформації зберігаються як різні типи даних. Наприклад, дні народження зберігаються як дані типу «Дата й час», а імена зберігаються як текстові дані. Коли для пошуку або фільтрування використовується запит, використовуються критерії на основі типу даних, в яких виконується пошук.
Інколи неможливо знайти певний запис, який точно існує. Таке може статися під час перегляду записів у формі або запиті, які не відображають певних записів через значення певного поля. Наприклад, у шаблоні «Питання» форма списку питань не відображає ті, які мають стан «Закриті», тому що записи відображаються в запиті, який виключає такі випадки. Щоб переглянути закриті питання, їх потрібно знайти в таблиці питань або у формі «Додаткові відомості про питання», використати звіт про закриті питання або створити запит, який відображає закриті питання. Наведений нижче приклад демонструє використання запиту для пошуку записів.
Припустимо, що для відстеження питань використовується база даних, створена за допомогою шаблону «Питання» в програмі Access. Таблиця «Питання» має поле із назвою «Стан», яке показує стан певного питання: активні, вирішені або закриті. Можна створити запит, який відображає питання зі станом «Закриті», за допомогою таких кроків:
На вкладці Create, у групі Other клацніть елемент Query Design.
У діалоговому вікні Відображення таблиці клацніть двічі елемент Питання та натисніть кнопку Закрити.
У конструкторі запитів двічі клацніть зірочку (*) у таблиці Питання. Ця дія забезпечує відображення в запиті всіх полів із записів, які він повертає.
Елемент Питання.* відображається в першому стовпці сітки конструктора в рядку Поле. Це означає, що потрібно повертати всі поля таблиці «Питання».
У конструкторі запитів двічі клацніть елемент Стан у таблиці Питання.
Елемент Стан відображається у другому стовпці сітки конструктора в рядку Поле.
У другому стовпці сітки конструктора зніміть прапорець у рядку Відображення. Ця дія забезпечує те, що запит не відображатиме поле «Стан».
Якщо не зняти прапорець Відображення у стовпці «Стан», поле «Стан» буде відображатися двічі в результатах запиту.
У другому стовпці сітки конструктора в рядку Критерії введіть =«Закриті». Це критерій пошуку. Це забезпечує повернення запитом лише тих записів, для яких у полі Стан є значення «Закриті».
Примітка У цьому прикладі використовується лише один критерій пошуку. Можна використовувати багато критеріїв для будь–якого пошуку, додаючи критерії до більшої кількості полів, використовувати рядок або та додаткові рядки під рядком або.
Запит готовий і виглядає так:
На вкладці Design, у групі Results клацніть елемент Run.
Примітка Якщо відстеження питань ще не починалося та даних у таблиці «Питання» немає, тобто немає записів, для яких установлено стан «Закриті», запит не поверне жодного результату. Однак можна зберегти запит і використати його будь–коли пізніше.
Натисніть клавіші CTRL+S, щоб зберегти запит. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я запиту, наприклад Закриті питання, і натисніть кнопку ОК.
Тепер у вас є запит, який відображає питання, що мають стан «Закриті».