2. Інформаційна частина змісту модуля 4/1 Тема 1.1 Загальні відомості про ms Word

Пакет Microsoft Office завоював репутацію універсального і дуже ефективного комплекту додатків для підготовки документів, обробки ділової інформації і організації колективної роботи в офісі. Додатки Microsoft Office настільки дуже зв'язані між собою.

Найпопулярніші програми з пакету Microsoft Office:

• Microsoft Office Word – текстовий процесор;

• Microsoft Office Excel – програма управління електронними таблицями;

• Microsoft Office Access – система управління базами даних;

• Microsoft Office Outlook – настільна інформаційна система;

• Microsoft Office PowerPoint – програма для створення і проведення електронних презентацій;

• Microsoft Office Publisher – програма підготовки публікацій;

• Microsoft Office FrontPage – програма для створення web–сторінок і web–вузлів.

Додатки пакету Office розроблені відповідно до стандарту, визначального інтерфейс всіх програм, що працюють в середовищ Windows, і мають багато загального. Таким чином, користувач, що навіть починає, вивчивши інтерфейс одного з додатків пакету, зможе швидко освоїти прийоми роботи з будь–яким іншим додатком. Це означає, що якщо ви знайомі з вікном Word, вам буде неважко працювати і з вікном Excel.

На найближчих декількох уроках ми з вами будемо вчиться обробляти текстову інформацію за допомогою програми Microsoft Office Word 2003.

Microsoft Word – один з кращих текстових редакторів. Він дозволяє створювати і редагувати документи, додавати в них таблиці і малюнки, змінювати оформлення абзаців і зображення шрифту, готувати документ до друку. Додаткові модулі Word дозволяють виконувати такі операції, як перевірка орфографії і граматики, формування змісту і покажчиків, злиття з базою даних.

Текстовий редактор – цей термін міцно закріпився за Word, але він вже безнадійно є застарілий, оскільки Word – це не просто текстовий редактор, а щось більше, саме тому в літературі його все частіше називають текстовим процесором, оскільки він дозволяє не просто набрати текст, але і оформити його по своєму смаку – вставити картинки і графіки, таблиці, звуки і навіть відео. Word допоможе скласти звичайний лист, складний документ, яскраву вітальну листівку. В Word можна повністю підготувати до друку журнал, газету, книгу, виготовити web–сторіночку Інтернет.

Всі текстові документи, створені в Word, зберігаються на диску у вигляді файлів з розширенням «.doc» і у вікні Провідника є представлений значком у вигляді листа паперу з синьою буквою W.

Запустити програму можна або за допомогою ярлика з синьою буквою W, або через головне меню: Пуск> Все программы> Microsoft Office > Microsoft Office Word 2003.

У верхній частині вікна розташований рядок заголовка. Вона містить ім'я програми і ім'я відкритого документа. Якщо документи не привласнено ім'я, в рядку заголовка з'являється ім'я за умовчанням, забезпечене порядковим номером, наприклад, Документ1. В лівій частині рядка заголовка знаходиться кнопка виклику системного меню, на якій зображений значок додатку, а в правій частині розташовано три кнопки – скрутити; скрутити в окно/развернуть; закрити. Замість того щоб використовувати середню кнопку можна двічі клацнути на стоці заголовка.

Під рядком заголовка за умовчанням розташований рядок меню, яка містить імена меню, тобто імена груп команд, об'їдених по функціональній ознаці. Рядок меню можна переміщати за допомогою миші. Справа на рядку меню знаходиться кнопка закриття вікна документа.

Кількість команд в меню і склад мін додатків в процесі роботи постійному міняється. При відкритті меню в ньому відображаються тільки основні команди, а так само ті які ви використовуєте частіше за інші. Для того розвернути меню і отримати доступ до всіх команд слід виконати клацання на подвійній стрілці в нижній частині меню.

Імена деяких команд закінчуються багатокрапкою. Після активації такої команди відкривається діалогове вікно, де задаються її параметри. Всі установки у вікні буде дійсні тільки в тому випадку, якщо ви закриєте його за допомогою кнопки OK або клавіші [Enter].

Під рядком меню розташовані панелі інструментів, що містить кнопки із значками. З кожною кнопкою пов'язана певна команда, а значок на ній передає суть команди. Більшість кнопок дублюють команди, що часто використовуються, доступні в меню. Викликати команду за допомогою кнопки панелі інструментів набагато зручніше, ніж вибрати її в меню. Окрім кнопок панелі можуть містити поле із списком. Значення в таких полях можна або вибрати за допомогою миші, або вводити з клавіатури.

Панелями, що найбільш часто використовуються, інструментів є Стандартна і Форматування.

Назви кнопок багато кого панелей інструментів Стандартна в додатках Microsoft Office співпадають, і всі вони виконують ідентичні функції. Це кнопки, призначені для роботи з файлами і буфером обміну, для відміни і відновлення відмінених раніше команд, звернення до довідкової системи.

Окрім Стандартної і панелі Форматування в додатках є і інші панелі інструментів. Панелі розташовані на екрані можна переміщати, позиціонувати по вертикалі або горизонталі, збільшувати або зменшувати. Для того, щоб включити панель інструментів виберете Вид> Панель инструментов>Необходимая панель.

Робоча область займає велику частину вікна додатку. В Word ця область призначена для введення і форматування текстів, вставки ілюстрацій.

В нижній частині вікна додатку знаходиться рядок стану. В ній відображається інформація про режими роботи додатку і про виконувані їм дії.

Відкривши документ будь–якого додатку Office, ви бачите миготливий курсор. Курсор введення є вертикальною межею, вказуючою місце, куди буде поміщений символ, що вводиться.

Справа і зліва від робочої області розташовуються смуги прокрутки дозволяючі переміщатися по тексту.

Залежно від структури документа і ступеня його готовності (чернетка, текст для друку або тільки для читання) Word пропонує декілька режимів проглядання документів. Перемикати режими можна або з допомога меню Вигляд, або за допомогою кнопок вибору режимів в лівій частині горизонтальної смуги прокрутки.

• Звичайний режим. Цей режим краще використовувати для введення, редагування або форматування тексту, що відображається у вигляді безперервної вертикальної смуги.

• Режим веб–документа. В даному режимі Word відображає документ у такому вигляді, якому він буде відкритий браузером. Є призначений для формування web–сторінок

• Режим розмітки сторінки. Цей режим дозволяє працювати з документом, який виглядає так, як після друку.

• Режим структури. Режим призначений для роботи із структурою документа і його змістом. Він використовується, коли необхідно створити попередню структуру або проглянути ту, що є.

• Режим читання. Дані режим зручно використовувати коли ви збираєтеся читати текст, а не редагувати документ.

Масштаб документа можна збільшити, щоб отримати докладне зображення, або зменшити, щоб побачити велику частину сторінки або навіть декілька сторінок відразу в зменшеному вигляді. Для цього або виберіть команду Вид> Масштаб, або на Стандартній панелі кнопку Масштаб і встановите потрібний. Також змінювати масштаб можна, обертаючи коліщатко мишки, утримуючи клавішу [Ctrl].

Створення нового документа в Word. Для відкриття нового документа призначена команда Файл> Створити, кнопка Створити Стандартній панелі, посилання Новий документ області задач Створення документа, а так само комбінація клавіш [Ctrl]+[N]. За умовчанням новому документу привласнюється ім'я, яке зберігається до тих пір, поки при записі на диск не буде призначено інші ім'я файла. Так само при створенні документів можна використовувати вже готові шаблони.

В процесі роботи всі зміни зберігаються в оперативній пам'яті комп'ютера. Щоб їх зафіксувати, слід зберегти документ на диску.

Відкриття документа. Щоб відкрити документ Word, потрібно виконати команду Файл> Відкрити або кнопку Відкрити на Стандартній панелі (або комбінація клавіш [Ctrl]+[O]). В результаті з'явиться діалогове вікно. Щоб відкрити документа спочатку необхідно відкрити його теку і вибрати в списку ім'я документа, а потім клацнути на кнопці Відкрити або двічі клацнути на імені файла.

Для того, щоб відкрити документ, з яким користувач працював останнім часом, знайдіть його в списку нижньої частини меню Файл. В настройках програми можна змінити кількість документів відображається в цьому списку (Сервис> Параметри).

Збереження документа. Завершивши роботу над документом його треба зберегти. Для цього необхідно або вибрати команду Файл> Зберегти як..., або скористатися кнопкою Відкрити на Стандартній панелі, або комбінацією клавіш [Ctrl]+[S]. У вікні, що з'явилося, необхідно вказати теку для зберігання документа і його ім'я.

При виборі команди Файл> Зберегти можна швидко зберегти документ під тим ім'ям під яким він вже збережений на диску. Якщо ж треба початковий документ залишити без зміни, то для збереження документа під іншим ім'ям слід вибрати Файл> Зберегти як.

При першому відкритті або збереженні документа поточної у вікні Відкриття документа або Збереження документа є тека Мої документи. Ви можете вказати будь–яке інше місце. Перевага використовування теки Мої документи в тому, що доступ до неї здійснюється набагато простіше – це і кнопки у вікнах Відкриття і Збереження документа, і тека Мої документи на Робочому столі.