Типовые ситуации Кто такие подотчетные лица

Подотчетные лица - работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин -"под отчет").

Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Выдача подотчетных сумм

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.).

Выдавая деньги под отчет, соблюдайте требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

- выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

- передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50

- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У.

Пример

Если работник из подотчетных денег заплатил другой организации наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), ваше предприятие могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя - на сумму от 4000 до 5000 руб.

Если же сумму, превышающую 100 000 руб., ваш работник внесет в кассу другой организации не по одному, а по разным договорам (например, по договору купли-продажи товаров 100 000 руб., а по договору поставки - 1 руб.), никакого нарушения не будет.

Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100 000 руб., но может иметь под отчетом и более 100 000 руб.

Погашение задолженности по подотчетным суммам

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08,...) Кредит 71

- произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, сделайте проводку:

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены неиспользованные деньги.

Пример

Работник ЗАО "Актив" получил под отчет 1000 руб. для покупки канцтоваров. Он купил в магазине канцтовары на сумму 980 руб., сдал их на склад, а остаток денежных средств (20 руб.) вернул в кассу.

Бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 1000 руб. - выданы средства под отчет;

Дебет 10 Кредит 71

- 980 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;

Дебет 50 Кредит 71

- 20 руб. - принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Проверка: после выполнения всех операций долга за работником нет, поэтому сальдо по счету 71 равно нулю.

Если работник купил материальные ценности в розничном магазине, налоговая инспекция при проверке может потребовать в качестве подтверждения произведенных расходов не только товарный, но и кассовый чек.

Это требование не распространяется на товары, продажа которых разрешена в розницу без применения ККМ.