3. Требования к содержанию и оформлению документов

От качества составления и оформления документов в значительной мере зависит полнота и достоверность показателей учёта и отчётности. Поэтому к документам предъявляются следующие требования:

• достоверность и полнота информации;

• срочность и своевременность;

• объективность и экономичность;

• аккуратность в оформлении.

Правильно оформленный документ должен содержать показатели, необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции.

Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами.*

*Термин «реквизит» происходит от латинского и означает нужное, необходимое.

Первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях информации) для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты: название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дата и место составления, содержание хозяйственной операции и её измерители (в натуральном и стоимостном выражении), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

При применении средств вычислительной техники и другой оргтехники реквизиты могут быть зафиксированы в виде кода.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность получателя и др.

Если документ не имеет какого-либо из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую силу.

Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим либо электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации, который даёт возможность однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию.

Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утверждённых Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утверждённых министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и иных объектов имущества предусматриваются соответствующими нормативными актами.

В случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчётности. Бланки строгой отчётности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утверждённых соответственно Министерством статистики по согласованию с Министерством финансов Украины или министерствами и ведомствами по согласованию с Министерством статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и др. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчётности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают министерства и ведомства.

Порядок использования и учёта бланков первичных документов строгой отчётности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых производится на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами.

Записи в первичных документах, учётных регистрах должны осуществляться только тёмным цветом чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документа и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочёркиванию.

Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера о порядке оформления и представления для учёта ведомостей и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учёте, за достоверность данных, приведённых в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

При заполнении учётных регистров возможны ошибки. Возникают они по разным причинам: вследствие утомления, халатности работника, неисправности средств вычислительной техники. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учётных регистров и отчётов подчистки и необусловленные исправления не допускаются.

Ошибки могут быть: локальными – искажена информация только в одном учётном регистре и транзитными, – если ошибка автоматически переходит через несколько учётных регистров.

Ошибки в первичных документах, отчётных регистрах и отчётах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом, т.е. неправильный текст или цифры зачёркиваются и над зачёркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачёркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Ошибки в учётных регистрах за прошедший отчётный период исправляются способом «красное сторно». Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и др. или со знаком «минус», а правильная запись заносится чернилами, пастой шариковых ручек и др. тёмного цвета. Внесением этих данных в учётный регистр в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учёта.

Иногда сторнировочная запись составляется на разность. В данных случаях применяется способ «дополнительной проводки» (сумма операций в первой проводке ошибочно уменьшена). На разность составляется аналогичная дополнительная проводка.

Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается. Если при составлении документа на бланках строгого учёта допущена ошибка, вследствие чего бланк был испорчен, он погашается перечёркиванием или путём надреза и сохраняется для последующей проверки использования бланков этих документов. Вместо испорченного выписывается новый, правильный документ.