Особливості усного та писемного професійного мовлення

Ділове мовлення розпадається на дві форми: усне і писемне. Кожна з форм визначається специфічними умовами: при писемному спілкуванні – відсутність співрозмовника у момент висловлення думки.

Усне мовлення спирається на ситуацію, в якій воно відбувається. Усне мовлення повністю залежить від обставин, в яких воно проходить, і це визначає його основні риси, що відрізняють це мовлення від писемного.

Перша риса – непідготовленість. Дуже важко передбачити усі обставини спілкування, зміст і тон якого залежить від ситуації, реакції слухачів. Тому усне мовлення неможливе без імпровізації. При цьому приділяється більше уваги змісту висловлення, а не його формі. Допускаються відхилення від норми у будові речення, доборі слів, а також деяка одноманітність використання певних слів. Це, наприклад, звертання до осіб, велика кількість формул ввічливості (прошу, будь ласка, дякую, на все добре тощо.). Навіть, якщо мовець спеціально готується до виступу чи переговорів, ці особливості в його мові спостерігаються.

Друга риса – надлишковість. При усному спілкуванні допускається повторення одних і тих же думок, варіантність їх подачі. Це робиться для кращого роз’яснення сказаного і залежить від реакції співбесідника. Усне мовлення насичене вставними словами, частками, мета яких уповільнити темп мови, дати можливість слухачеві сприймати сказане, наприклад: ось, от, так, значить, отже, таким чином, насамперед. Важливо, проте, не зловживати такими словами.

Третя риса – обов’язкове використання емоційних засобів: міміка, жести, інтонація, які можуть нести додаткову інформацію, а інколи замінювати навіть слова.

Названі риси усного мовлення не характерні для писемного мовлення, їх обов’язково потрібно враховувати у практиці спілкування. Усне мовлення більше, ніж писемне, проявляє культурний та етичний рівень мовця, тобто може свідчити як про недоліки його освіти та виховання, так і про його позитивні риси: компетентність, коректність, тактовність. Вміння спілкуватися усно – це свого роду мистецтво, яке треба вдосконалювати все життя.

Писемне ділове мовлення має зовсім інші особливості. Воно передбачає синтаксичну завершеність, є монологічним, підлягає строгим правилам складання ділового папера. Через те, що писемне мовлення передбачає необмежені можливості для відтворення і дублювання, а при цьому зростає можливість його впливу, воно поки що залишається домінуючим у всіх сферах нашої діяльності. Згадаємо, що всі найважливіші прояви усного ділового спілкування протоколюються чи стенографуються, а, отже, набувають писемної форми.

Одиницею писемного мовлення є текст, тобто ланцюг речень, об’єднаних смисловим і граматичним зв’язком. Основним видом ділового тексту є документ.

Підготовка тексту документа передбачає дотримання певних принципів. До них належать:

Об'єктивність змісту документа. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від тре­тьої особи; при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Міністерство не заперечує... Фірмі потрібні.... Можлива й інша, теж беззайменникова, конструкція: Просимо (Прошу)... тощо.

Переважаюча форма оцінки ситуації у таких документах – це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінних моментів у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові тощо.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім не використовуються суб'єктивні (експресивні, емоційні) елементи: прояви роздратуван­ня, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи (чи до особи) в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами (ці зв'язки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом). Крім причиново-наслідкових зв'язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому) результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац тощо. Членування тексту має ще один типовий прояв – це виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються. Досягається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не пере­шкоджало у сприйманні основного, найважливішого.

Повнота інформації полягає в тому, що усі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися, поєднувалися. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Ясність викладу, точність опису – це дві тісно пов'язані між собою вимоги до тексту документа. Конкретність викладу не повинна досягатися за рахунок повноти висвітлення питання. Тому перш ніж викласти остаточний варіант документа, тре­ба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які найбільш економно, а водночас і повно та точно, передадуть думку. Саме звідси і бере свій початок ясність викладу, яка базується на правильному доборі слів і словосполучень. Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки тощо. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації. Наприклад: “Видана ця довідка пану ... в тому, що він дійсно працює на фірмі... на посаді...”. Тут вистачило б третини слів для повної інформації (як правило, назва фірми на документі відтворюється двічі – на бланку і в тексті печатки).

Суперечності в діловому папері можуть проявлятися у таких випадках: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, стилістичні помилки), що ускладнює сприймання тексту; суперечність може проявитися і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (скажімо, прохання викладається в такій категоричній формі, що це вже не прохання, а наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал; якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому повинні знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази – поряд з логічними – мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні викладки.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів.

Крім того, стислість і чіткість викладу створюється ще за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом.

Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.

Як зазначається в ряді спеціальних досліджень з цього питання, доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються; документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі потреби.

Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а цим самим підвищити загальну культуру діловодства.

Нормативність мовних засобів ділового стилю – обов'язкова вимога до нього.

Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам загальнолітературного вжитку, тобто нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не зв'язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.

При підготовці документа необхідно враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації: точно дібраних мовних засобів вимагають документи, в яких викладається прохання, запит, формулюються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана тощо. Людина, що укладає їх, повинна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб.

Етикет ділових паперів. Ділова документація відображає характер відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя. Тому питання мовного етикету в діловодстві набуває принципового значення. Найголовнішим проявом етикету є переконливість документа. Вичерпна переконливість ділового папера досягається тоді, коли укладачеві його вдалося якнайповніше і якнайточніше висловити повідомлювану ним інформацію.

Мовний етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість, він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи й спосіб викладу матеріалу.