Структура тексту

1. Загальні положення (основні завдання працівника; порядок займання посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні документи, якими треба керуватися).

2. Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт).

3. Права.

4. Посадові обов'язки.

5. Відповідальність.

4. Взаємини (зв'язки за посадою).

Керівник структурного підрозділу (підпис та його розшифрування)

Розпорядчі документи

Розпорядчі документи – це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Наказ – це документ, що відбиває вольову дію, спрямовану на вирішення завдань у межах компетенції підприємства, організації, установи. Наказ видається керівником організації на основі єдиноначальності та охоплює як виробничі питання, так і питання, пов'язані з діяльністю кадрів. Тому накази складають, з одного боку, клас розпорядчо-організаційних документів, з іншого боку, – різновид документів із кадрових питань.

Відповідно розрізняють накази двох видів: особові і загальні. Особові накази мають місце у випадку зарахування на роботу, переміщення, звільнення, заохочення, покарання, залучення до дисциплінарної та матеріальної відповідальності, відправлення у відрядження, тобто у всіх випадках, пов'язаних з трудовою діяльністю людини. Загальні накази, які стосуються діяльності всього підприємства, мають ініціативний і виконавчий характер. Ініціативні накази спрямовані на організацію дій у межах підприємства і складаються з ініціативи керівництва підприємства. Виконавчі накази – це відбиття розпоряджень (постанов) вищих органів.

Накази можуть бути простими, якщо вони стосуються одного питання, і складними, якщо вони вміщують декілька питань.

Особові накази та ініціативні накази із загальних питань належать до внутрішніх документів. Загальні накази, що надходять зовні, називаються зовнішніми наказами.

Загальні накази, що стосуються трудової діяльності, складаються з двох частин – констатуючої і розпорядчої. У частині, яка констатує, викладаються причини і мета видання наказу, в тому числі і посилання на документ вищого органу.

Розпорядча частина включає вказівки на характер дії, термін виконання дії і виконавця. У залежності від того, які дії передбачаються наказом – однопланові чи різнопланові, розпорядча частина може складатися з одного чи декількох пунктів. Якщо наказ має значну кількість пунктів, він може бути поданий у вигляді таблиць із графами: порядковий номер (№), найменування дії (інфінітив), позначення виконавця (називний відмінок іменника). Кожен пункт нумерується арабськими цифрами.

Реквізити наказу: назва організації, що віддає наказ; найменування документа; номер, індекс наказу за класифікатором справ; дата підписання наказу; місце видання; заголовок; текст; підпис керівника; форми узгодження.

Формуляр-зразок

НАКАЗ

від “___” _________ 200__ р. № _____ Місто__________

Про прийняття на роботу за контрактом

ПРИЗНАЧИТИ:

_____________________________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

на посаду начальника юридичного відділу підприємства на умовах укладеного з ним контракту від “___” ________ 200___ р.

Підстава: контракт від “___” ________ 200___ р.

Директор (підпис та його розшифрування)

З наказом ознайомлений “___” ________ 200___ р.

За своїм функціональним призначенням до наказу наближається постанова.

Постанова – це такий документ, що приймається вищими органами державного управління і деякими центральними органами колегіального управління з метою вирішення найважливіших державних, політичних і організаційних задач, що входять до їх компетенції.

Спосіб фіксації, мета, спосіб виготовлення, ступінь складності, зазначення терміну виконання, ступінь гласності зближують постанову з наказом. Між тим постанова як документ має специфічні ознаки:

1. вона приймається органами колегіального управління (на відміну від наказу, який є актом одноособового управління);

2. належить до категорії зовнішніх документів (пор. внутрішні накази);

3. входить до групи службових документів (пор. офіційно-особові накази).

Реквізити постанови: Герб України; назва організації; назва виду документа; дата; місце видання; заголовок; текст; підпис.

Формуляр-зразок

Герб України

Міністерство фінансів України