Мовні особливості офіційних листів

Сучасне офіційне листування уже має на озброєнні мовні моделі, притаманні певному типу листів. Так, звертання, з якого розпочинається лист, включає здебільшого означення (прикладку) із семами поваги, пошани до адресата: вельмишановний (ім’я та по батькові), високошановний (ім’я та по батькові), глибокошановний (ім’я та по батькові). Останнім часом широкого поширення набуло звертання “пане”, яке може набувати синтаксичного значення прикладки: Шановний Миколо Івановичу Поташне!, Шановні колеги!, Шановний пане Коцюбинський!, Шановні панове!, Шановна пані Коцюбинська!, Високошановний пане прокуроре!, Вельмишановний добродію!

У офіційному листі нерідко зазначається звання адресата чи його професія: Шановний пане професоре!, Вельмишановний професоре!, Високоповажний Міністре!

Повторюваність синтаксичної структури спостерігається у вступній частині офіційного листа з метою відображення причинно-наслідкових відношень: відповідно до нашої угоди...; на підтвердження нашої домовленості...; на підтвердження телефонної розмови з вашим представником повідомляємо...; відповідно до протоколу...; відповідно до Вашого прохання і т.ін.

Прощальні фрази листа також значною мірою формалізовані: з повагою; з повагою і найкращими побажаннями; з повагою і вдячністю; з повагою, вдячністю та побажанням успіхів; з вдячністю і пошаною.

Текст офіційних листів також складається шляхом застосування мовних моделей. Реалізація стандартних конструкцій знаходить втілення у лексико-тематичних групах. Так, темі “мотив дії” відповідає обмежений набір моделей: у порядку надання допомоги...; у порядку обміну досвідом...; у порядку пропозиції...; у порядку виключення... .

Тема “підтвердження” асоціюється з групою стійких синтаксичних конструкцій типу: підтверджуємо отримання телеграми...; офіційно підтверджуємо отримання листа... ; підтверджуємо свою позицію щодо...; на підтвердження попередньої домовленості...; на підтвердження нашої згоди... і т.ін.

Тематична група “прохання” базується на зворотах, які включають однокорінні та однофункціональні слова: просимо вибачити нам за несвоєчасну відповідь...; щиро просимо вибачити за зайві турботи...; хочемо щиро перепросити Вас за допущену неточність в оформленні...; перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...; просимо вибачення за прикре непорозуміння щодо... .

Проте тексти офіційного листа не допускають синонімічної заміни термінів, які прагнуть до однозначності в рамках термінологічної системи. Так, небажано замість терміна “консалтінг” використовувати загальновживане слово “консультування” чи відповідно до терміну “конкуренція” вживати загальномовні слова “суперництво”, “змагання”.

Як відомо, поняття ділової мови не сумісне з метафоричним вживанням слів. Проте офіційні листи допускають звертання до багатозначних слів за умови використання їх у значенні, притаманному тільки діловій сфері: заморозити (ціни), законсервувати (виробництво), відволікати (термін), затри­мувати (поставки) і т.ін.

Розрахунково-маркетинговому змісту офіційного листування відповідає словотвірна структура слів із префіксами не=, недо=, які мають високу частоту вживання в синтаксичних дериватах: недоплата, недовиконання, недовиробіток, недовипуск, недостача і т.ін. Канцелярський стиль ділових листів створює сприятливі умови для функціонування в тексті листа віддієслівних іменників – синтаксичних дериватів на =ння: одержання, звільнення, скорочення, призначення, переміщення, виконання, погодження, надання, повернення і т. ін. Як атрибут стандартизованої мови вживаються в офіційних листах також віддієслівні утворення: надбавки, поставки, закупка, збитки, правка, оплата, вимога і т. ін.

Вибір дієслів активного і пасивного стану в офіційних листах зумовлюється їх позиційним розподілом. Дієслова активного стану використовуються з метою виділити суб'єкт дії – підмет у реченні з прямим порядком слів, пор.: Учасник може уступити свою долю в підприємстві повністю чи частково іншим підприємствам. Цій меті підпорядковано також вживання зворотних дієслів активного стану з елементом -ся і непарних за значенням стану дієприкметників, пор.: Позачергове засідання правління скликається на вимогу одного з учасників (генерального директора, ревізійної комісії). Ваша пропозиція схвалена.

Офіційний стиль ділового листа, у тому числі і офіційно-особового, надає перевагу формі першої особи множини: Звертаємо Вашу увагу на...; Просимо провести ревізію...; Пропонуємо взяти участь у ... .

Нормативним вимогам відповідає переважне використання в ділових листах форм прикметників у називному відмінку для вираження присудка, пор.: Прийняте рішення обов'язкове для всіх членів колективу; Вимоги до заводу-постачальника обґрунтовані та своєчасні; Зміни у договорі закупок недопустимі.

В основі однієї з поширених стандартних мовних конструкцій, яка стосується юридичної справи, лежить ствердження, за допомогою якого підкреслюється, що ініціатива санкціонованих дій не належить адресантові: Дирекція не відхиляє ..., Фірма не відмовляється..., Міністерство не заперечує..., Кандидатура не відводиться..., Завод не відмовляється... і т. ін.

Специфічним для офіційних листів є позиційне розташування стандартних дієприслівникових зворотів і дієприслівників, з яких розпочинається речення, пор.: Вважаючи..., Керуючись рішенням..., Беручи до уваги..., Враховуючи..., Посилаючись... і т. ін.

Традиції складання офіційних листів зводять до мінімуму (залежно від ступеня офіційності) вживання особових займенників “я”, “ви”, “ми”, які замінюються відповідно іменами фізичної чи назвами юридичної особи. У тих випадках, де підмет мислиться невизначено, використання особових займенників виключається: форма дієслова вказує на 1-шу особу однини чи множини, пор.: Повідомляємо, що..., Нагадуємо, що..., Висилаємо копію договору... і т. ін.

Синтаксис простого речення ділового листування становлять односкладні речення, зокрема означено-особові та безособові: Висловлюємо свою вдячність за підтримку нашої пропозиції. Підтверджуємо отримання Вашого листа від 20 липня 2005 року.

Граматичну особливість офіційно-ділових листів визначають складні речення, у яких підрядна частина являє собою структуру відкритого типу: Як уже повідомлялось, генеральний директор підприємства має таке коло обов'язків:

1. самостійно вирішує всі питання діяльності підприємства;

2. без доручення діє від імені правління;

3. здійснює різного виду домовленості та інші юридичні акти і т.ін.

Таким чином, відповідаючи вимогам офіційно-ділового стилю, службові листи виявляють сукупність ознак, які зумовлюють напрямок вибору лексичних, морфологічних та синтаксичних елементів, що займають певні ніші в системі української мови.

Оголошення – це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

2. Оголошення про майбутню подію.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

– дату;

– місце;

– організатора;

– зміст (порядок денний) події;

– коло осіб, які запрошуються на подію;

– умови входу (платний чи вільний).

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) – якщо треба.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа (“Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: “Найму”, “Продам”, “Потрібні”, “Робота за кордоном” та ін. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, друковані. До них належать афіші.