Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідка – це документ, що підтверджує факти життєдіяльності людини чи трудової діяльності колективу.

Довідки в діловому спілкуванні мають різне функціональне призначення. З одного боку, довідки містять відомості про адміністративно-організаційну і трудову діяльність підприємства, установи, організації. З іншого боку, довідки підтверджують факти із трудового чи особистого життя окремих людей. Відповідно розрізняють довідки службові, які становлять приналежність інформаційно-організаційної документації, і офіційно-особові, які відносяться до галузі кадрових документів.

За ступенем гласності довідки бувають звичайними, секретними і призначеними для службового користування.

Реквізити довідки: найменування міністерства чи відомства; найменування підприємства, установи, організації; адресат; індекс підприємства зв'язку, поштова адреса (необов'язково); назва документа; дата і номер довідки; текст; підпис службових осіб; печатка.

Формуляр-зразок

Довідка

“___” _________ 200__ р. № _____ м. Дніпропетровськ

__________________________________працює_____________________

(прізвище, ім’я, по батькові) (назва посади із зазначенням підрозділу)

Його посадовий оклад ____________________________грн. на місяць.

(цифрами і буквами)

Видано для подання до _________________________________________

(назва організації)

Начальник відділу (підпис та його розшифрування)

Мова довідки

Специфіку синтаксичної структури довідки визначає вживання пасивних конструкцій, що дає можливість фіксувати увагу на об'єкті дії. Суб'єкт, тобто особа, яка складає довідку, відступає на задній план. Цією ж обставиною зумовлено вживання безособових речень із присудком, вираженим, як правило, словами категорії стану на -но, -то. Присудок двоскладних речень позначається короткою формою пасивних дієприкметників, пор.: Довідка видана для пред'явлення... і Довідку видано для пред'явлення... . Текст довідки особового характеру доцільно починати з позначення прізвища, імені, по батькові в називному відмінку.

Службовий лист – це засіб ділового зв'язку підприємства, організації, установи із своїми партнерами.

Листи, які надсилаються від імені юридичної особи, належать до складу службових документів. Офіційно-особові листи – це форма вираження стосунків громадян і державної чи приватної організації.

Незважаючи на низький рівень уніфікації та стандартизації, ділові листи складаються за типовими та трафаретними стандартами.

Згідно з вимогами до офіційних паперів, ділові листи бувають звичайними, секретними та призначеними для службового користування.

За функціональними ознаками виділяють різновиди листів: листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; листи-розпорядження.

Окрему групу складають ті типи листів, що потребують відповіді: листи-прохання; листи пропозиції; листи-запити; листи-вимоги.

Реквізити службових листів: Державний герб; емблема підприємства, установи чи організації; зображення державних нагород; код підприємства, організації, установи; назва підприємства, організації чи установи-адресанта; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку; поштова і телеграфна адреса; номер телефону; номер телетайпа; номер факса; номер розрахункового рахунка в банку; дата; індекс документа; посилання на індекс і дату вхідного документа; адресат; заголовок до тексту; текст; відмітка про наявність додатку; підпис; відмітка про направлення копії за іншими адресами; прізвище, ім'я, по батькові та телефон виконавця.

Формуляр-зразок листа-прохання

Шановний ___________________________________________________!

Звертаємось до Вас з проханням продати з нашого пакету ____________________ акцій за ціною _____________ грн. Ліміт чинний до ____________________. Акції необхідно зняти з нашого депозитного рахунка.

Просимо кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З повагою ________________________________________________

(підпис та його розшифровка)