Автоматизация офисной деятельности Задачи автоматизации офисной деятельности

Основные возможности систем электронного документооборота

• автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства

• реализация электронного документооборота с сохранением процессов обработки бумажных документов

• организация потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов

• масштабируемость – система может быть установлена на

  • одном компьютере

  • в учрежденческой сети

  • в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством

• поддержка централизованной и децентрализованной схемы организации делопроизводства

• гибкость конфигурации (поставляются как в готовом варианте, так и по индивидуальному заказу)

Основные функции сад

• Работа над проектами документов

• Регистрация документов

• Контроль исполнения

• Обработка и хранение документов

• Расширение состава реквизитов карточки документа

• Поточный ввод документов

• Движение документов

• Обеспечение юридической полноценности

• Отправка документов

• Справочно-аналитическая работа

• Полнотекстовый поиск по содержанию документа

• Работа с взаимосвязанными документами

• Регламентация прав доступа

Технология создания ЭД. Работа над проектами документов

1. Создание проекта документа;

2. Изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

3. Согласование проекта документа;

4. Утверждение проекта документа;

5. Регистрация документа, созданного на основе проекта

Состав реквизитов регистрационно-контрольной карты документа

• корреспондент,

• краткое содержание,

• дата создания,

• регистрационный номер документа,

• подпись,

• тематика,

• гриф доступа,

• отметка о наличии приложений,

• номенклатура,

• состав документа,

• резолюция

• др..

Контроль исполнения

• Контроль исполнения резолюций

• Контроль исполнения документа в целом.

• Автоматически отслеживаются сроки исполнения документов и резолюций.

• Особо выделяются документы с истекшими сроками исполнения.

• Формируются напоминания исполнителям.

• Формируются сводки об исполнении документов.

Обработка и хранение документов

• К РК «прикрепляется» любое число файлов, содержащих собственно документ.

• Форма представления документа в файле

  • факсимильное изображение бумажного документа,

  • текст,

  • аудио- или видеоматериал и т. д.

• Файлы могут поступать

  • по линиям связи

  • создаваться в организации с использованием

    • текстовых редакторов,

    • сканеров,

    • микрофонов и др. периферийных устройств

Работа с взаимосвязанными документами

• Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д.

• Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов.

• Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL – universal Resource Language).

Схема обработки и хранения документа

(схема)