2. Індивідуальний облік

У бібліотеці поряд із загальними даними про фонд, необхідно також мати відомості про кожний окремий документ, що надійшов у свій час до бібліотеки, про зміни, що з ним сталися. Цьому спри­яє індивідуальний облік — реєстрація кожного окремого примірни­ка твору друку або іншого документа, що надійшов до бібліотеки чи вибув з неї. Документ, що підлягає індивідуальному обліку, одержує певний інвентарний номер, який іншим документам не присвоюється. Завдяки цьому досягається індивідуалізація доку­ментів у бібліотеці. Інвентарний номер проставляється на докумен­ті поряд із штемпелем і супроводжує його з моменту реєстрації і до вилучення з бібліотеки.

Індивідуальному обліку підлягає лише та частина документів,- які відносять на баланс бібліотеки. Здебільшого це книжкові ви­дання. Не підлягають індивідуальному обліку брошури (видання, що за вартістю, поліграфічним виконанням та змістом не зберігаю­ться більше ніж 1—3 роки), журнали, газети, окремо видані стан­дарти тощо.

• іні..'Потоках існує три форми індивідуального обліку: інвен-

і і, ті',ч, обліковий каталог, актова система. Документи інди-

иі ц\,і.ііі.ііого обліку є юридичною основою для здійснення перевір­ні фонду.

Інвентарна книга — первинний обліковий документ, в якому іаіінс здійснюється в міру надходження книг до бібліотеки. Завдя­ки цьому можна встановити дату надходження примірника книги, вартість, рік видання, з’ясувати, коли вона була вилучена з біб­ліотеки. Одержанню цих відомостей сприяє її структура, де зазна­чаються дата запису, номер у книзі сумарного обліку, інвентарний номер, автор і назва твору, рік видання, вартість та номер акту яро вибуття.

Зразок інвентарної книги

1990 р.

-20—

Миколаївська ЦБС

Інвентарно книга № 12 200 с. 5000 інвентарних № Від інвентарного № 6700 До інвентарного №

Ціна

крб.

Автор, назва

03.05

№35

6718

6719

6720

Стус В. До­рога болю Білоус Д.

Кали­нове диво — 4 —

90

10

1

45

45

В «Інвентарній книзі» всі сторінки мають бути пронумеровані, і їхня кількість зазначається на обкладинці та титульній сторінці. Всі записи робляться чорнилом, чітко, без виправлень. У разі по­треби внести зміни роблять застереження в рядку «Примітки».

Для запису кожного примірника виділяється окремий рядок. На сторінці вміщується 25 записів, тобто наступні сторінки закін­чуються на «50», «75», «100» і т. д. Запис здійснюється лише при наявності книги чи іншого документа, з титульної сторінки яких беруть необхідні дані для реєстрації. В разі відсутності титульної сторінки для одержання відомостей використовують інші частини книги.

У першій графі інвентарної книги ставлять число і місяць запи­су арабськими цифрами. Якщо на одній сторінці запис здійснює­ться в різні дні, то ставиться кілька дат. Крім того, тут також за­значається номер запису в книзі сумарного обліку, що дає змогу

з’ясувати, звідки надійшла книга, до якої партії вона належить.

Графа «Інвентарний номер» розпочинається з одиниці і запов­нюється у зростаючому порядку, доки існує бібліотека, тобто в наступних книгах інвентарні номери продовжуються. З метою за­побігання помилок, а також прискорення інвентаризації доцільно заздалегідь пронумерувати книгу, використовуючи автоматичний або напівавтоматичний нумератор.

При заповненні графи «Автор та назва твору» прізвище автора подається в називному відмінку, а ініціали вказують після прізвища. Записуючи книгу двох авторів, зазначають обидва прізвища через сполучник «і». Ініціали в такому разі не ставляться. Книга трьох авторів записується під прізвищем першого автора, а далі зазна­чається «та ін.» або «и др.». Інші документи реєструються під на­звою. Назва записується до закінчення рядка. Перенесення на другий рядок забороняється. Якщо назва книги повністю не вмі­щується, можна скорочувати окремі слова, додержуючись загаль­новживаних скорочень, або писати кілька перших слів, а далі ставити три крапки.

У графі «Рік видання» для книг, надрукованих в цьому століт­ті, ставлять лише дві останні цифри.

Заповнюючи графу «Ціна», слід пам’ятати, що тут вказують лише фактичну вартість книги, що зазначається у супровідному документі. У вартість видання та інших матеріалів не входять оправлення, що робить бібліотека, транспортні та інші витрати.

При реєстрації кількох примірників одного видання в зазна­чених графах, крім граф «Інвентарний номер» і «Ціна», записи не повторюються. Замість цього ставляться лапки, що прискорює процес реєстрації. Тому перш ніж починати запис в інвентарній книзі, прийняту партію розкладають за авторами та назвами творів.

Здійснюючи перевірку фонду, бібліотека у графі «Позначка про перевірку» ставить дві останні цифри року, коли вона прово­дилася.

Графа «Номер акта про вибуття» заповнюється у разі вилучен* ня книги чи іншого документа із бібліотеки. Номер акта завжди ставиться арабською цифрою, слово «акт» не пишеться.

Таким чином, інвентарна книга як форма обліку відповідає вимогам: точність, простота, доступність, надійність. Вона збері­гається в бібліотеці протягом часу її існування.

Поряд з тим ця форма обліку має і певні прорахунки. Запов­нювати її може лише одна особа, що значно збільшує час обробки надходжень. Форма книги не дає змоги здійснити повну автома­тизацію або механізацію індивідуального обліку. Все це призво­дить до порушення однієї з важливих вимог — оперативність реєст­рації. Інвентарна книга як обов’язкова форма індивідуального обліку використовується в бібліотеках обласних, наукових та уч­бових закладів, підприємств, не поєднаних у централізовані си­стеми.

У ЦБС можуть використовуватися різні форми індивідуального

обліку, але поширення набули обліковий каталог і актова система. Тривалий час обліковий каталог існував як обов’язковий в дер­жавних ЦБС, підпорядкованих Міністерству культури. Це службо­вий каталог ЦБС, на картках якого здійснюється .індивідуальний облік книг, брошур, інших видів документів єдиного фонду системи. В ЦБС державних масових бібліотек обліковий каталог складає­ться з стандартизованих карток, на лицьовому боці яких подає­ться бібліографічний запис видання, його вартість, шифр та ін­вентарний номер. На їх звороті зазначаються відомості про рік надходження, номер запису в книзі обліку, кількість примірників (90—1—44), а також їх розподіл по структурних підрозділах. Із цією метою в клітинці, що відповідає номеру структурного підроз­ділу, вписується кількість одержаних підрозділом примірників. На звороті також вміщуються відомості про вибуття твору з біб­ліотеки. Для цього відомості про вибуття записуються окремо на зворотному боці картки в такій послідовності: номер акта про ви­буття, число виключених примірників (56—19).

Картки в обліковому каталозі розташовано за правилами ор­ганізації алфавітного каталога. Проте на відміну від нього не вживаються додатковий, аналітичний, серійний та спрощений опис. Між тим, ураховуючи повноту відображеного фонду, прин­цип розташування карток, обліковий каталог виконує також функ­цію службового алфавітного каталога ЦБС.

Особливістю облікового каталога є вживання такої одиниці¹ обліку, як видання, якому присвоюється єдиний інвентарний номер незалежно від кількості одержаних примірників. З метою індивк дуалізації окремого примірника видання поряд з інвентарним но­мером доцільно через риску зазначити номер примірника (15837-1, 15837-2, 15837-3 і т. д.).

В обліковому каталозі для кожного видання складається окре­ма картка незалежно від часу надходження і кількості примірни­ків. У разі додаткових надходжень цього ж видання на-зворот­ному боці картки робиться відповідний запис та примітки про роз­поділ між структурними підрозділами. Не можна вважати окре­мою одиницею обліку додаткові видання до основного тиражу. Однак одні й ті ж твори, випущені різними видавництвами, що мають відповідно різні вихідні дані, поліграфіч-не оформлення, вартість, ураховуються як різні видання. При одержанні багато­томних видань усім примірникам окремого тому надається один інвентарний номер.

Виходячи з того, що обліковий каталог є фінансовим докумен­том бібліотеки, на підставі якого можна з’ясувати ціну окремого примірника твору, а в разі потреби вартість фонду в цілому, він підлягає зберіганню в закритих шафах або опечатаному службо­вому приміщенні. Картки в каталозі мають бути закріплені на стрижні. Обліковий каталог читачами не використовується. Коло співробітників, які користуються каталогом, зазначається в нака­зі по ЦБС. Відповідальність за зберігання карток у каталозі по­кладається- на керівника відділу комплектування та обробки ЦБ,

У зв язку з тим що обліковий каталог побудовано в алфавіт­ному порядку, з’ясувати останній інвентарний номер неможливо. .( метою контролю за правильністю порядкових номерів та збері- глння карток облікового каталога здійснюється їх реєстрація в

• Журналі реєстрації карток облікового каталога».

Журнал реєстрації карток облікового каталога

Інв. №	Прізвище, інініали автора або перше слово назви	Акт про вибуття
1	2	3
67401	Кравченко Є. С.
67402	Бек А. Нове
67403	— * *
67404	Роксолана

Багаторічна практика роботи з обліковим каталогом виявила, що він не повного мірою сприяє зберіганню фондів структурних підрозділів, не може бути ннкористаний при перевірці їхнього фонду, що негатив­но впливає на почуття від­повідальності бібліотекарів :іа фонд. Із метою усунення цього прорахунку в ЦБС необхідно мати перелік ін­вентарних номерів, що одер­жують окремі підрозділи.

Він здійснюється в журналі «Опису інвентарних номе­рів». Відділ комплектування та обробки веде такий «Опис...» на кож­ний структурний підрозділ, який дублює його для себе.

Таким чином, в ЦБС склалася система індивідуального обліку, елементами якої є обліковий каталог, «Опис інвентарних номерів» та «Журнал реєстрації карток облікового каталога». Досвід ЦБС свідчить про те, що навіть наявність складної системи індивідуаль­ного обліку, яка існує в масових бібліотеках, не забезпечує збе­рігання фонду. Перш за все, це сталося завдяки тому, що пору­шена одна з головних вимог індивідуального обліку — наданн» кожному примірнику видання свого особистого інвентарного но­мера. Крім того, в обліковому каталозі немає гарантії збереження самих карток, а відсутність навіть однієї може призвести до знач­них матеріальних збитків. І нарешті, це громіздка і неекономна форма, якщо ураховувати постійно зростаючі фонди ЦБС.

Карткова форма індивідуального обліку з успіхом використо' вується для окремих видів документів: у масових бібліотеках — для обліку брошур тимчасового зберігання, журналів, газет тощо. В бібліотеках вищих учбових закладів — для обліку навчальної літератури, яка надходить у великій кількості примірників; у спе­ціальних бібліотеках — для обліку окремих видів документів. Ви­користання карток для індивідуального обліку дає змогу частково механізувати цю операцію за допомогою друкарських машинок та інших розмножувальних засобів.

Актова система індивідуального обліку — це сукупність актів*

з певної форми, де здійснюється реєстрація отриманих чи виклю­чених з фонду документів, що підлягають індивідуальному облі­ку. Така система вперше була застосована в мережі бібліотек АН, тепер — не лише в академічних бібліотеках, а й рекомендована в централізованих системах науково-технічних бібліотек та ін. Завдя ­ки використанню актової системи обліку значно прискорюється-

інвентаризація фонду, тому що на кожну одержану пщм кож направлену в структурний підрозділ склади* і м и аркуш актового обліку. Це дає змогу застосувати ртміиі ні засоби, залучити до роботи більше фахівців.

Аркуш актового обліку поряд з обліковим є сунроиіднів ментом. У ньому надається як загальна характерні'іиМ літератури, так і характеристика кожного окремого прим що підлягає індивідуальному обліку. Це досягати,ї м і формі аркуша актового обліку. Спеціальні позначки іій ному боці акта дають змогу з’ясувати шлях та час оГірнЦ тії документів.

Зразок акта (інвентарний аркуш)

Акт № 5 за 25 травня 1990 р.

Номер запису в КОВФ 19 Надійшло всього 15 пр. з № 6718 -

по № 6733 1

На загальну суму ЗО крб. 50 к.

Ціна

крб.

ііі*

Відмітка про іі|и,*мЦ: партії нндмИк

Дати

Стус В. Дорога болю, 90 Білоус Д. Калинове диво, 90

10.05

17.05

БЦ

філіал

16.06

Простановка інвентарних номерів у різних бібліотеках ідІЙІ ться неоднаково, але переважно цей номер складаєтьої і елементів: рік запису, номер акта, номер книги в акті (1і)НМ І Таким чином, кожний документ має свій реєстраційний ним* р, створює можливість його індивідуалізувати.

Акт складається в трьох примірниках. Один залишиш центральній бібліотеці, два інших надсилаються разом :і мир) літератури у філіал. Після звірки партії літератури з лмим відуючий філіалом ставить дату одержання партії, підпис примірник повертає до центральної бібліотеки. Останній нрні ник акта залишається в бібліотеці. Наприкінці року всі а ми <мі цьовуються і зберігаються як інвентарна книга.

Технологія використання актової системи обліку можи різною, але незалежно від цього вона забезпечує індивідупЛІЯ кожного окремого видання, отже, його зберігання; звільняє 0І™

філіалів від ведення додаткових документів обліку; дає

.іти уже тепер механізацію трудомісткої операції.

Ліпший різних видів і форм обліку дає змогу одержати ||Н лині про обсяг, склад, вартість та зміни в фонді для ІИнниго звіту, планування його розвитку і зберігання. Існу- Ь * июрює можливість диференційовано вирішувати питання н |и тих типах бібліотек. Основне — облік має бути зручним, ||шим, доступним та оперативним під час перевірки фонду.

4. Облік надходжень до ЦБС

||м документів, одержаних ЦБС, здійснюється неоднаково Н* системах. Організація його залежить від структури си- , ці ситних можливостей, усталених традицій. Однак є загаль­ні и, що забезпечують зберігання фонду, сприяють раціональ­ніш і,щії праці в бібліотеці.

Лік фонду в ЦБС здійснює відділ комплектування і оброб- , ІІиртія літератури, що надійшла до системи, перш за все І|г кількісному обліку. В частині першій «Книги обліку біб- іи ні> фонду» ЦБС зазначається, коли, звідки, на підставу Документів одержана ця література. Партії надається наступ­нії і граційний номер, який також зазначається на картках

11. мі поточного комплектування.

її нржаної партії виділяються документи, що надійшли і. уперше. Один примірник з них передається на виставку 1 плдходжень, яка дає змогу працівникам структурних під­мін ознайомитися з одержаною літературою, внести зміни Передні замовлення, інформувати читачів про нові видання. ІИііиііість виставки залежить від правильної її організації, инкії нових надходжень мають проводитися систематично, в І і ні, зручний час для колективу. Під час виставки працівни- ЦДІлу комплектування і обробки надають консультації, уточ- |і, пі мовлення, знайомлять з інформацією про нові видання пик для замовлень на книги видавництв України» та ін.). Ідіючасно дублетні примірники документів, що вперше наді- И до ЦБС, звірюються з картотекою друкованих карток. При цисті друкованої картки її порівнюють з одержаним докумен- утчнюють зазначені на ній індекси, бібліографічний запис, Месну рубрику, з’ясовують кількість необхідних примірників 'Нн для тиражування тощо, внаслідок чого скорочується час Оки документа.

ризі відсутності друкованої картки працівник відділу комп- у по пня і обробки здійснює бібліографічний запис та системати- Iні иидання. Водночас на книги та брошури складається карт- Юліконого каталога і заповнюється книжковий формуляр. Подальша обробка партії літератури передбачає відбір видань^ підлягають індивідуальному обліку. Фонди ЦБС різняться між ні і іа обсягом, розміром надходжень, структурою тощо, що Мішлює вибір ними системи та форми індивідуального обліку.

Індивідуальний облік може здійснювати ВКіО ЦБ н;і III* му і на кожний філіал, можуть самі філіали провадити оМ джень ТОЩО. Все це зумовлює своєрідність технології ІІ|М робки в різних ЦБС. Але незалежно від вибраної сіп и мЦ дуального обліку ВКіО повинен мати відомості про мітіЛ цю надходжень до системи. Якщо в ЦБС використонувт

ковий каталог, поєднуються усі примірники одержим

і на кожному з них, на обліковій картці, книжкових фо|Й ставиться інвентарний номер, який надається виданню й «( оеєстрації карток облікового каталога».

У зв’язку з тим, що структурні підрозділи мають ІЩД видання з повного бібліотечною обробкою, відділ комн,'і»|| здійснює розмноження карток для всіх каталогів структ» розділів, технічну обробку видань.

Певну специфіку має облік повторних надходжені, і того ж видання. Кількість операцій під час обліку І ініЦ таких примірників значно зменшується. Вони також ПІД кількісному обліку, як і перші надходження разом :і уі и єю літератури. Виявлені повторні надходження, минпючн обробку, передаються для індивідуального обліку. ІіоііИ підлягають технічній обробці і передачі у відповідні сг|і підрозділи.

ПІСЛЯ наукової І технічної обробки ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ ІіПЛІЙ жаних видань окремими структурними підрозділами, ;і і ш вершення кількісного обліку і оформлення супровідних ції тів. Насамперед одержана партія літератури розподіли#^ структурними підрозділами ЦБС, а усередині —за ни/і імн ментів та їхнім змістом. Підготовлена партія запису»І' «Книги обліку бібліотечного фонду» структурного підроідІЛ та журналу «Опис інвентарних номерів». Записи в «Кни її и<І усіх підрозділів підсумовуються, звіряються з супромі/іинМ ментом, і на підставі одержаних даних завершується :<йП( «Книги обліку бібліотечного фонду» ЦБС. У відповілиич , першої частини «Книги обліку...» зазначається кількісні. II ників, одержаних ЦБС із різних галузей знань, різних ниміи

Завершення обліку є вихідним положенням для офор супровідного документа. На рахунку, копії чека, або пін робиться запис: «Книги в кількості ... примірникіи ми ... крб. ... коп. занесено до «Книги обліку бібліотечного фон № ... і облікового каталога під №

Дата ... Підпис ....»

Оформлений супровідний документ передається до Оуі рії, яка здійснює вартісний облік єдиного фонду ЦБС. 111>>■ мання супровідного документа бухгалтер розписується и в обліку бібліотечного фонду» ЦБС. Завідуючий структурним розділом при одержанні чергової партії літератури ро:іинсу в «Книзі обліку...» свого підрозділу. Таким чином, перш» чй «Книги обліку...» єдиного фонду і структурного підрозділу ває статус юридичного документа.

і мишачена послідовність процесів та операцій під час | нбробки одержаних ЦБС видань, узгодження з нормами їх ішконання сприяють прискоренню надходження кни- •ііі і ,ічів. У бібліотеці складається інструкція або схема иікумента...» чи «Шлях книги (журналу тощо) в процесі її. Це важливий технологічний документ, де на підставі Них умов розкривається вся робота щодо приймання, об- пГіробки одержаної літератури в певній бібліотеці. Завдя-

• забезпечується ритмічність технологічних процесів, що і у скоротити час обробки, зекономити трудозатрати та час и.шия окремих операцій, м книг, у фонди ЦБС надходять інші твори друку та мате- іі'і.іпдарти, журнали, газети, грамофонні платівки, діафіль- нмури тимчасового значення та ін.). Облік їх має свої особ- I І І,і документи здебільшого на баланс ЦБС не беруться, присвоюється інвентарний номер. Ці документи підлягають мнійпому обліку.

тури тимчасового значення доцільно реєструвати на зви- кпртках із зазначенням структурних підрозділів, куди вони їли, 3 таких карток складається алфавітна картотека бро- ' римі наявності облікового каталога, картки з описом бро­ні г.ішовуються в загальному алфавіті поряд з описами К

і одержує велику кількість періодичних видань (газет і жур­імо не ставляться на баланс бібліотеки. їх надходження часться на реєстраційних картках, які одночасно є формою дуального обліку періодичних видань. Така картка складає- « кожну назву замовленого журналу або газети після за­тія передплати.

ріки об’єднуються в алфавітно-реєстраційну картотеку, яка ,і обліковою виконує інформаційну та контрольну функції, «турі картотеки доцільно виділити два розділи: «Журнали», м Усередині розділів картки розташовуються за алфавітом иі/іиовідних документів. Реєстраційна картотека періодичних ь має бути в усіх бібліотеках-філіалах, а відділ комплекту- I обробки ЦБ на їх підставі складає зведену реєстраційну гку періодичних видань, що одержує система. Для реєстра- у 11 палів у зведеній картотеці застосовується спеціальна и.

іпотеки в бібліотеках-філіалах використовуються для наве- донідок при перевірці фонду періодичних видань. Картки зберігаються доти, доки є хоч один номер журналу, урнали, що надходять до ЦБС, підлягають не лише реєстра- му, а й кількісному обліку. З цією метою наприкінці поточ- ибо на початку наступного року кожний структурний підроз- л підставі реєстраційної картотеки після одержання всіх Ін складає акт, що є супровідним документом. Відомості з переносять до першої частини «Книги обліку...» структурного Ділу.

ін

& .

%>% 4 "о

її' 11 мі 1111 і, ^ ^<у* 'Ьр. о

К°4Л\°&У

ІндннІдуїілі.ниЛ облік

у І іііі інммімО ф! її І '

м.

джемі, ницо Ні і

роОМІ II |ІІ IIIIIм

Д VIIЛ МИ іі і І І іО 11 н \ Що НЙД^о/і ііі 11МІ •

ИІ МІIIII ІЧІІІІ ІнІ І II I її 11 ііі Цим

^|н^

і і

І Ніг А,

V».-

бки раз на рік скли/ні* системи. Дані акти ии|і » 11.БС. Акт склп/нн 11 ті про одержинии е передає.

иви, грамплнтІїШИІ у ЦБС кількіі іни ки. Замість Інмим к званим і’руї поєднуються н | альна обліг ,ається дати ні нМ| ,<*зва документи ііі и,

Ч' ' •а V *

$'

І ми

£

.лфавітом назв документ Ін и .сться розділ «Інші види дому| /вартість грамплатівок, магнітні ><іюфільмів, діапозитивів (слайдіи), ф|₍ . Тіп баланс бібліотеки, інвентарний імімиї ^Ііадається. Своєрідний облік окремих ми ні .лїїоетьси н алфавітному каталозі. Щоправда, мри ^ПІ (|)ОИДУ ТОГО ЧИ ІНШОГО документа облік ЇХ МІНЙІ

^^Итііси :іа тими ж правилами, що й книг. нЗіід а а

.ішачити, що збірники стандартів і нот, альйомИ Рптпор'їого мистецтва, атласи завжди відносять на бнлйНІ ліотгки і застосовують правила обліку, що й для книг.

Отже, в ЦБС склалася своєрідна система обліку наііін/|| її особливості є наслідком складної структури ЦБС, рІ іМв| пості документів, що складають фонд системи, необхідності Ііечити ЇХ збереження ЯК у кожному структурному ПІДрОіДІЛ і в ЦБС у цілому.