Основні етапи комплектування бібліотечного фонду

моделювання ■ >■

.411 ф|і|І

' лі,ними озинм"

. ап мій*

том . з;» фіни соиммн

МОЖЛІІ

стммн

Перегляд но­	укладан­	Робота з
вих надход- ч“	ня дого-	джерела­
жень.	вору	ми поста­
Приймання	відправ­	чання (бі­
рішення про	ка	бліотеч­
приймання	замовлен-	ним коле­
фонду	ня і його	ктором та
	оплата	ін.)

приймання

Але на практиці робота з комплектування фонду включ тільки ці великі, а й менші процеси, які в свою чергу поділи на процедури та операції, елементи операцій тошо. Чим ПІ бібліотека, тим складнішим є процес комплектування її ф який потребує участі багатьох бібліотечних працівників і н н чергу фахівців з розглядуваного питання.

2. Види комплектування

Комплектування бібліотечного фонду — складний, бе:нц<|| ний процес, який в залежності від наявних умов кожної біблії» набуває певної специфіки. Перш за все, вона обумовлена і бібліотеки: комплектування наукових бібліотек відрізняє-1 м и комплектування масових, дитячих від дорослих, універсалі.мнЧ спеціальних, фондів філіалів від єдиного фонду ЦБС в цілому т Суттєві відміни існують при комплектуванні книжкових, жури

оформле­ння замо- _ влення відобра­ження за- і_ мовлення в карто­теці

Ніні• ї ї інших фондів. Певні відміни має процес комплек-

№||>г> і інжосгвореної бібліотеки.

ріімі! | послідовність роботи з комплектування фондів М|інім іалежить також від того, чи здійснюється відбір іиіішішданих документів, чи документів, які вийшли НІ 11 *м у • Поповнення фонду новими документами потре-

К ісхнологічних операцій в порівнянні з придбанням

ІМнн\лІ роки. Саме цю часову ознаку і покладено в осно-

• Идмемфікації видів комплектування. У відповідності до ііаірізняти три основні види комплектування: почат- ЧрІІП і ретроспективне.

■ іиімплектування—це відбір і первісне придбання

^ШИумснтів, склад і обсяг яких достатні для відкриття біб-

■ІН» * ІІІ* відбір і поповнення наявного фонду бібліотеки Ч|тмі імііміі в міру їх видання.

■Нн Мі і інше — відбір і поповнення наявного фонду докумен­ти НИМИ минулими роками, зовсім відсутніми в бібліотеці Ями и недостатній кількості примірників.

П))ін ш>точне та ретроспективне комплектування носять по­мни |и 111 п і п й характер, здійснюються у повсякденній прак-

• 111 їх вважають переважаючими.

Шу|іи І іміст кожного з видів комплектування становить Ніш іему технологічних операцій, яка має загальні харак-

(Іи нле разом з тим і певну специфіку. Спільним для всіх іунаиня є те, що для їх здійснення необхідно добре і щупати завдання бібліотеки, її тип і вид, особливості ^■тіши розвитку економічного і культурного профілю району ІІНіііінпі, склад і потреби читачів, склад фондів бібліотек ^Шіім І відомств, що знаходяться поряд ЦБС, можливості ■||11 комплектування тощо. Крім того, всі види комплекту- Ніунпі.ен па чіткому відборі найкращих у науковому і ху­нту ціииошеині творів друку та інших документів. Початкове, Нрк річіроеґіективне комплектування здійснюють при актив- Вщ|нн і інші бібліографічних посібників. На допомогу усім ^Имнлек гупання в бібліотеці ведеться спеціальна картотека. | цім, кожний вид комплектування має свою специфіку

їй""

3. Поточне комплектування

Ломе комплектування відіграє важливу роль у формуванні бібліотечного фонду. Якщо він поповнюється новими Н Яруі'у чи іншими документами нерегулярно, він згодом Ші'ГІІ її кількісному і якісному відношенні, внаслідок чого Внй'їміпп. інтерес до цієї бібліотеки.

Ямінм поточного комплектування є нові видання, які бібліо- ■» при іГілти оперативно, з належною повнотою і в достатній НІНІ,мірників.

Щоб поточне комплектування здійснювалось оперативно і бй прогалин, слід знати, які твори друку та інші документи видано Ц які готуються до друку. Ці дані можна одержати за умови всебії ного вивчення перспективних і поточних бібліографічних та інфоі маційних посібників. Для масових бібліотек особливе значення м| ють такі видання, як анотовані плани видавництва, книготоргове^ ні бюлетні, бланк для замовлень на книги видавництв України, газі ти «Друг читача», бюлетень «Нові видання УРСР», «Літопис книг» «Літопис рецензій», інші літописи та комплекти друкованих карто» Книжкової палати України, списки нових видань, що др| куються в газетах і журналах, а також інформаційні видані* (сигнальна інформація, реферативні журнали, експрес-інформац| тощо).

Плани видавництв інформують про книги, які мають вийти н| ступного року. Література в них систематизується у відповідної до тематики видань, що готуються до друку. Запис кожного вида! ня включає: прізвище та ініціали автора, назву, обсяг книги, цій тираж, час виходу книги та коротеньку анотацію. Крім того, кожі книга має порядковий номер позиції, на який посилається видавні цтво в разі змін у зв’язку з виданням даної книги.

У багатьох планах видавництв є спеціальна рубрика «До уваЯ працівників бібліотек і бібліотечних колекторів», в якій вказуючі ся порядкові номери книг, рекомендованих для придбання міськи і районним масовим бібліотекам. Рубрика концентрує увагу біблії текарів на найбільш цінних і потрібних книгах, що безумові сприяє якості відбору та скорочує строки вивчення планів. Одні слід пам’ятати, що ці типові рекомендації не можуть враховуваї особливостей кожної бібліотеки та їх фінансових можливосте тому використовувати їх треба критично, з урахуванням особливі стей установи.

До кожного плану додається «Замовлення», де перелічені п| назви видань. Після того, як книги відібрані, «Замовлення» вії повідним чином оформлюють і передають до книготорговельної о| ганізації: бібліотечний колектор чи книгарня.

У масовій бібліотеці нема потреби працювати з усіма планам видавництв. Опрацьовуються, головним чином, ті плани, продукщ яких за тематикою і читацьким призначенням найбільш відповіла завданням і профілю даної бібліотеки.

При поточному комплектуванні вивчають книготорговий бюле тень і бланк для замовлень на книги видавництв України, де вм щено інформацію про літературу, яка друкуватиметься або як тільки-но вийшла з друку. Однак вони не дублюють видавничи планів. Тут повідомляється про книги, нотні видання, кінофотосЬонІ документи, котрі готуються до друку різними видавництвами (кри зазначених у планах видавництв), а також публікуються дані пр зміни в планах видавництв (зняття видань з плану, зміни у назі обсязі, вартості, терміну виходу видань тощо).

Названі видання не мають стоогої періодичності і видаються] міру нагромадження матеріалу. Бібліотечні працівники мають сис

ісматично працювати з ними, звертаючи особливу увагу на зміст міх розділів, котрі є профільними для їх фонду. Кожне таке видан­ня має спеціальний відрізний талон, який відповідно оформлюють І у встановлені строки надсилають у книготорговельну організацію. Ьібліотекарі, що відповідають за якість поточного комплектування,

і.і здалегідь піклуються про своєчасне надходження до бібліотеки

і.'імовленої літератури.

З метою виявлення виданих книг, нот та інших творів друку І контролем за їх надходженням бібліотечні працівники використо- пують поряд з перспективними поточні бібліографічні видання.

Кожна бібліотека отримує газету «Друг читача». В ній повідом­ляється про книги, що вийшли з друку за тиждень, вміщуються ог­ляди видань та відгуки на них.

Бібліографічний бюлетень «Нові видання України», який вихо­дить щодекади, інформує про нову літературу, що вийшла з друку. Розділ бюлетня «Книги за декаду» містить інформацію про нові книги з усіх галузей знання та про художні твори. В бюлетені дру­куються плани видання і огляди літератури, випущеної окремими ішдавництвами, та відгуки на окремі книги. Тут подаються консуль­тації та поради бібліотекарям щодо організації книжкових виста- нок, оглядів тощо. Цінним у «Нових виданнях України» є те, що нова інформація дещо випереджає появу книг у продажу. Це дає змогу бібліотеці своєчасно придбати літературу у книжкових мага­зинах, якщо з тих чи інших причин на неї не було зроблено поперед­нього замовлення.

На допомогу поточному комплектуванню бібліотеки використо­вують і такі видання державної бібліографії, як «Літопис книг», «Літопис рецензій», а також анотовані друковані картки Книжкової палати. Останні з них подають найповнішу та найточнішу інформа­цію про нову літературу, а також є важливим джерелом для пере- иірки і уточнення бібліографічних записів книг, якщо їх взято з ін­ших посібників. Анотації, наведені на друкованих картках, не лише коротко розкривають зміст книги, а й дають їй певну оцінку, вка­зують на читацьке призначення, допомагають бібліотечним праців­никам здійснити відбір кращих видань та виправити допущені н попередніх замовленнях помилки. Перевага друкованих карток по­лягає ще й в тому, що вони замовляються в будь-якому наборі галу­зевих комплектів, що створює можливість бібліотекам пристосува­ти їх до профілю своїх фондів. Крім того, в них представлена цінна інформація про відомчі видання.

Нарешті, певну допомогу в доборі літератури подає інформація, опублікована в інших бібліографічних виданнях. Вони повідомля­ють про появу наукових праць, підручників, довідників тощо.

Систематично і послідовно переглядаючи бібліографічні джере­ла та анотовані друковані картки, бібліотекар виявляє необхідні для бібліотеки твори друку та інші документи з метою їх придбання.

Особливої ретельності потребує поточне комплектування фонду краєзнавчими виданнями. Сюди слід віднести серії книг краєзнавчої тематики: «Бібліотека передового досвіду», «Вчені України — на- родному господарству», «Історія фабрик і заводів», «Охорона на-! вколишнього середовища» («Будівельник», «Маяк»), «Бібліотека історичної прози («Дніпро»), «Пам’ятники історичної думки Украї-| ни», «Біобібліографія вчених України» («Наукова думка»), «Землі квітучої краса», «Повернені імена», «Скарби музеїв України» («Ми­стецтво»), «Майстри мистецтв України», «Творчі портрети україн­ських композиторів» («Музична Україна»),

Щорічно планують до випуску велику кількість книг, брошур, альбомів, буклетів, листівок, карт і атласів, путівників, присвя­чених окремим областям, містам, районам такі зональні видав­ництва, як «Донбас», «Каменяр», «Карпати», «Маяк» та ін.

Демократизація видавничої справи створює для бібліотек пози­тивні передумови. Видавництвам надано право публікувати не за­плановані до друку видання, які викликали широкий суспільний резонанс після публікації в періодиці, складати перспективні видав­ничі програми за наслідками опитування населення, видавати кни­ги за рахунок авторів. Бібліотеки одержали можливість безпосеред­ньо впливати на тиражі: видавництва враховують думку бібліотек у тиражній політиці. З цією метою представники бібліотек входять до редакційної ради видавництв, що дає змогу швидко доводити соціальне замовлення читачів до плануючих органів і корегувати у відповідності до них видавничі плани.

Крім того, на допомогу поточному комплектуванню краєзнавчих видань масові бібліотеки використовують бібліографічні покажчи­ки, складені республіканськими і обласними бібліотеками: «Історія України за ... рік», «Нові надходження в галузі суспільних наук», «Бібліотекознавство та бібліографія України», «Література про об­ласть за ... рік», «Новини краєзнавчої літератури» тощо.

Нарешті, бібліотечні працівники слідкують за інформацією різ-і номанітних громадських альтернативних видавництв з метою при-і дбання кращих краєзнавчих видань у свої фонди. |

1. Попереднє замовлення — основа поточного комплектування, порядок його здійснення

Попереднє замовлення передує виходу видань у світ і базується! на первинному відборі не самих документів, а їхніх записів, пода- 1 них у бібліографічних посібниках. Бібліотечному працівникові не- ] обхідно вміти за бібліографічними записами визначити цінність документа і доцільність його придбання в фонд бібліотеки. А для ] цього слід не тільки добре орієнтуватись у потоці документів, що ] виходять, а й правильно організувати і здійснити процес відбору ] і замовлення видань.

Увесь комплекс робіт, пов’язаних з попереднім замовленням літе- 1 ратури, здійснюють у певній послідовності: 1. Виявлення бібліогра- І фічних посібників на допомогу комплектуванню. 2. Одержання їх 1 з різних джерел, реєстрація та визначення порядку і строків робо- ] і н з ними. 3. Вивчення бібліографічних та інформаційних посівни­ми на допомогу комплектуванню. 4. Відбір за бібліографічними за­писами необхідних бібліотеці видань та визначення кількості при­мірників. 5. Підрахунок кількості замовлених видань та їх варто- і і і, оформлення замовлення. 6. Передача замовлення в книготор- мшельну організацію. 7. Зберігання бібліографічних посібників

І організація картотеки поточного комплектування.

У ЦБС попередні замовлення складає відділ комплектування та обробки за участю керівників усіх структурних підрозділів.

Враховуючи тип, вид, профіль фонДу, потреби читачів, відділ комплектування та обробки ЦБС визначає коло видавництв, про­дукцію яких доцільно придбати у фонд бібліотеки. З-'цього й почи­нається організація попереднього замовлення. Бібліотека замовляє необхідну кількість планів видавництв у бібліотечному кол,екторі, складає графік роботи з кожним з них або веде «Зошит обліку ро­боти з планами видавництв та іншими бібліографічними посіб­никами».

Як правило, плани видавництв надходять до бібліотеки за 6—8 місяців до початку наступного року. Колектор зобов’язаний забез­печити бібліотеки необхідним комплектом планів в установлені тер­міни для їх проробки (з 1984 р. цей строк збільшено з 90 до 120 днів, з початку виходу плану з друку).

Перегляд планів в умовах ЦБС розпочинається у відділі ком­плектування та обробки. Бібліотекар-комплектатор (завідуючий нідділом або головний бібліотекар) знайомиться з їхнім змістом, підмічає номери видань, що плануються до придбання, вказує кон­кретні структурні підрозділи, для яких доцільно ці видання замо- пити, а також визначає приблизну кількість примірників кожного видання.

Спочатку комплектатор переглядає та аналізує всі частини ви­давничого плану: бібліографічні записи з анотаціями, передмову, доміжні покажчики, рубрику «До уваги працівників бібліотек і біб­ліотечних колекторів».

Відбір кожного конкретного видання передбачає його оцінку в кількох аспектах. Найважливішим з них є визначення відповідності змісту і формальних ознак (типу, читацького призначення, мови) книги профілю фонду, встановлення конкретних структурних під­розділів, для яких планується придбання тієї чи іншої книги, а також відповідність замовлення фінансовим можливостям біб­ліотеки.

Перш за все, завдяки порівнянню бібліографічного запису книги з тематико-типологічною моделлю фонду, складом уже скомплекто­ваного фонду і його використанням читачами визначають відповід­ність тематики, типу, виду, читацького призначення, мови та інших ознак видання завданням бібліотеки і потребам її читачів. На осно­ві такого відбору приймається загальне рішення про доцільність його придбання у фонд ЦБС. Цей важливий і складний процес від­бору на основі тематичної і формальної відповідності документа моделі фонду можна зобразити схематично.

І" хід і ііисту-

ІИГО яму ро­

та к— так—

І

їм II»

¹ І

!• НЛСТ-

і КОВО так-

так—

ні—

І 1

Блок-схема відбору документів за тематичною відповідністю моделі фонду

перехід від попереднього етапу роботи І

початок —* вивчення описів—>• чи відповідає документів у бі- документ те- бліографічному матико-типо- посібнику логічній моде­

лі фонду

так		ні
так
за	тематикою
так 1
за	ЕИДОМ
ні |
за	типом ■ >
Так |
за призначенням
так |
за	моваю
— зп іншими	ознаками
(хронологічною, полі-
графічним	оформлен-
ням)	— кінець
		і

первинного відбору

Після того, як виділено книги, тематика, цільове і читацьке пріі значення яких відповідають потребам ЦБС, комплектатор в па дальшому зосереджує свою увагу саме на них. Це дає змогу заощя дити час, зосередити основну увагу на індивідуальних характер^ стиках кожного видання, що планується до придбання.

Оскільки потрібні теми і типи документів уже визначені в тема) тико-типологічному плані комплектування, в ході первинного від бору першочергове значення приділяють уточненню доцільносі включення книг з нових тем, що не знайшли ще відображенні у тематико-типологічному плані. При цьому може бути кілька варі антів: 1) тема вузька, раніше не передбачалась у складі фонду, ал< тепер користується підвищеним попитом читачів (в цьому можні переконатись за даними відмовлень); 2) тема нова, має особливу значення у зв’язку з розвитком науки, народного господарстві і культури; 3) тема необхідна і можна припустити, що до тематиі ного плану комплектування вона не була включена помилково В останніх двох випадках важливо з’ясувати думку читачів-фа хівців.

Великої уваги потребує аналіз індивідуальних характеристиі кожного документа (зміст, актуальність, дані про автора, обсяї, серія, перевидання, оформлення, тираж, характер викладу тощя у порівнянні з аналогічною літературою, наявною у фонді.

Первинний відбір кожного видання за індивідуальними ознакі ми передбачає аналіз його змісту, визначення його цінності, ваЖ'

и»м ї ї, значимості для читачів даної бібліотеки. Цінність докумен- нлрлктеризують такі ознаки, як актуальність, новизна, достовір-

іі. мміщеної в ньому інформації, доступність викладу для чита- I тощо.

Блок-схема відбору документів за їхньою цінністю

мід під попереднього

IIV роботи

4
актуальна
нова
	—достовірна
		доступна за
викладом

початоканаліз документа за цінністю

інформації, що міститься в ньому

так ■ так -

політично, науково, "художньо значима

для певної галузі знання

для читачів бібліотеки І

Кількість та якість інформації, що міститься в документі, біб­ліотекар оцінює, спираючись на власні знання змісту галузі, бере ио уваги популярність автора, престиж видавництва, аналіз твору миліфікованими фахівцями та експертами з числа читачів тощо. Інгальне правило при оцінці співвідношення кількості та якості Інформації — максимум інформації в мінімумі обсягу.

Аналізуючи відомості про автора, встановлюють, чи виходили Ііініше його праці, як оцінила їх преса, чи є вони в єдиному фонді ЦІ.С і яким читацьким попитом користуються. Потрібні дані про шпора найчастіше можна знайти у видавничій анотації, в бібліо- Iр.іфічних посібниках і картотеці рецензій.

Обов’язково з’ясовують, чи є в бібліотеці така ж або аналогіч­на книга за темою, читацьким призначенням і чи слід замовляти нове видання додатково до неї, або доцільно зразу ж прийняти рішення про її заміну (в разі недостатнього використання читача­ми аналогічних видань). Якщо видання стереотипне і використо- Иується рідко, нове, як правило, не замовляють. Обов’язково за­мовляють наступні томи передплатних та інших багатотомних Ііидань.

Далі визначають безпосередніх замовникв документів, тобто кало структурних підрозділів, яким бажано їх придбати. При цьому Ііраховують наявність або відсутність цих чи аналогічних видань це тільки у фонді даного підрозділу ЦБС, а й у фондах сусідніх бібліотек. А потім уже визначають необхідну кількість примірни­ків кожної замовленої книги для єдиного фонду в цілому і для КОЖ­НОГО підрозділу.

Якщо книга має загальний інтерес для всіх підрозділів ЦБС доцільно замовити її хоча б по одному примірнику для кожного з них. Галузеву літературу слід замовляти згідно з особливостями профілю фонду кожного підрозділу ЦБС. Обов’язкова вимога І забезпечення кожного підрозділу літературою з усіх тем і підтер зафіксованих у його тематико-типологічному плані комплектував ня. Однак із ідентичних тем бажано мати не одні й ті ж (одноймси< ні) видання, а книги різних авторів навіть аналогічного читацького призначення. Це зумовляє широкий вибір назв видань і внутрішньої системної циркуляції документів.

Існують кілька методик визначення кількості примірників за мовлюваних видань. В усіх випадках слід враховувати такі чинни> ки.. 1_) актуальність змісту видання; 2) укомплектованість фонді з цієї теми; 3) пог/иі читачів на таку або подібну книгу; 4) струї ^ТУРУ бібліотеки, 5) фінансові можливості бібліотеки; 6) час, про тягом якого читачі мають бути обслужені книгою. Зрозуміло, чиї він менший, тим більшою має бути кількість примірників даної кні ги і навпаки.

Для визначення необхідної кількості примірників замовлені книги можна використати формулу

де П — кількість примірників; А — число читачів; І — час, на якиІІ видається книга; Т — час активного життя книги.'

Наприклад, у видавництві планується до випуску «Довідник мі ханізатора», який представляє інтерес для 100 читачів. Книгу мі можемо видати кожному читачеві на ЗО днів. Строк активного ’жиі тя книги (активний попит) —2 роки (730 днів). Отже:

П 100-30 3000

~ 730 ~ 730 ~ ^{4 П}Р-

У структурні підрозділи ЦБС плани видавництв надходять з усі ма необхідними позначками. Керівники структурних підрозділі у відповідності до тематико-типологічного плану підрозділу, запи тами та інтересами читачів, відбирають необхідні їм видання’, залу чаючи до цієї роботи фахівців, актив читачів. Вони підтверджуюті уточнюють або викреслюють позначки комплектатора. Після чог плани в установлені строки повертають до відділу комплектувань та обробки для узагальнення одержаних даних.

Увесь комплекс бібліографічних і інформаційних посібників н допомогу поточному комплектуванню вивчає переважно тільки від діл комплектування. Філіали працюють головним чином з планам] видавництв. Оскільки вони надходять до бібліотеки не завжД своєчасно і в необхідній кількості примірників, деякі завідую! сільськими бібліотеками-філіалами не мають змоги відпрацьовуві ти навіть плани видавництв. Відділ комплектування в цьому випад ку змушений замовляти нові видання для даного структурного під розділу, використовуючи довідковий апарат, консультуючись із за­відуючими філіалами на семінарах, нарадах, переглядах нових над­ходжень у відділі комплектування.

Одержавши опрацьовані плани видавництв від структурних під­розділів, комплектатор переглядає, аналізує їх у двох напрямах: у галузевому — з обліку кількості назв і примірників, замовлених

11. кожної галузі знань; у фінансовому — з обліку розподілу асиг­нувань на комплектування документами певних галузей знання і фондів філіалів. Унаслідок цього вимальовується загальна карти­на видань на наступний рік.

Зведене замовлення з кожного плану видавництва скріплюють печаткою і підписом директора ЦБС і здають у бібліотечний колек­тор у передбачені терміни з представником бібліотеки або надси­лають поштою. Відділ комплектування також оформляє і надсилає до колектора «Картку обліку попередніх замовлень бібліотеки за планами видавництв». На картці зазначають кількість замовлених назв, примірників і суму замовлення з кожного плану, а також загальний обсяг замовлення та його вартість.

Для обліку і контролю за надходженням замовлених ви­дань до кожного структурного підрозділу ЦБС тут ведуть «Зошит обліку замовленої літератури кожним структурним підроз­ділом ЦБС».

Плани із копіями зведених замовлень розставляють за алфавітом назв видавництв і зберігають у відділі комплектування не менше двох років. Дублетні примірники планів використовують при орга­нізації картотеки поточного комплектування, яка завершує роботу

з попереднього замовлення.

Незважаючи на таку копітку роботу, бібліотекарі відразу ж піс­ля надходження видань до відділу комплектування розпочинають перевіряти і уточнювати, наскільки правильно було здійснено пер­винний відбір. У разі його підтвердження приймається рішення про включення видань до складу фонду.