2.4. Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

Установить курсор в ячейку списка.

Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.

В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Рис. 2. Создание пользовательского порядка сортировки

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окнеСписки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

2.5. Промежуточные итоги в бд

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:

упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;

выводить итоговую сумму;

отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).

Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками "+" и "-" предназначены для свертывания \ развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

22) Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов в основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или по требованию.

Чтобы консолидировать данные, воспользуйтесь кнопкой Консолидация в группе Работа с данными на вкладке Данные.

Предполагаемое действие:

Консолидация по расположению

Организуйте консолидируемые данные на каждом отдельном листе.

Настройка данных

Щелкните на основном листе левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

 ПРИМЕЧАНИЕ.    Убедитесь, что справа и снизу этой ячейки достаточно свободных ячеек для данных консолидации. Команда Консолидация заполнит столько ячеек, сколько потребуется.

На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Консолидация.

Выберите в раскрывающемся списке Функция итоговую функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.

Если лист находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, а затем — кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Обзор.

Путь к файлу будет введен в поле Ссылка, он будет завершаться восклицательным знаком.

Введите имя, назначенное диапазону, и нажмите кнопку Добавить. Повторите этот шаг для всех диапазонов.

Выберите способ обновления консолидации. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных, установите флажокСоздавать связи с исходными данными.

 ВАЖНО.   Этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с исходными данными находится в другой книге. После того как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно.

Оставьте пустыми все поля в группе Использовать в качестве имен. Названия исходных строк и столбцов не копируются в консолидированные данные. Если требуется скопировать названия в консолидированные данные, сделайте это вручную.

Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных, установите флажокСоздавать связи с исходными данными.

Установите флажки в группе Использовать в качестве имен, указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: либо подписи верхней строки, либо Значения левого столбца, либо оба флажка одновременно.