- •Тема 5: «Автоматизация рабочего места кассира - операциониста»
- •3.1. Объект автоматизации
- •4.1.3. Требования к защите информации от несанкционированного доступа
- •4.1.4. Требования по сохранности информации при авариях
- •4.2. Требования к функциям системы
- •4.2.1. Функции системы
- •4.2.2. Организация справочной информации
- •4.2.3. Функционал №1: Выдача денежных средств
- •4.2.4. Функционал №2: Получение денежных средств
- •4.2.5. Функционал №3: Инвентаризация кассы
- •4.2.6. Регистры учета движения денежных средств
- •4.2.7. Отчетная документация
- •4.3. Требования к видам обеспечения
- •4.3.1. Требования программным средствам
- •4.3.2. Требование к информационному обеспечению
- •4.3.3. Требования к техническим средствам
- •4.3.4. Требования к математическому обеспечению
- •4.3.5. Требования к лингвистическому обеспечению
- •4.3.6. Требования к организационному обеспечению
- •4.3.7. Требования к методическому обеспечению
- •Приложение 1.
- •Приложение 2.
- •Приложение 3.
- •Приложение 4.
4.2.3. Функционал №1: Выдача денежных средств
Для осуществления выдачи денежных средств Система должна предусматривать ведение документов «Приказ на выдачу денежных средств», «Ведомость выдачи заработной платы» и «Расходный кассовый ордер», основанием которого является или «Приказ на выдачу денежных средств» или «Ведомость выдачи заработной платы».
Заголовок электронного документа «Приказ на выдачу денежных средств» должен содержать реквизиты, представленные в таблице 1.
Таблица 1 - Заголовок документа «Приказ на выдачу денежных средств»
№ п/п |
Наименование |
Описание |
|
|
Номер документа |
При вводе нового документа происходит генерация номера в соответствии с шаблоном. |
|
|
Дата электронного документа |
При вводе нового документа по умолчанию устанавливается текущая дата, далее эта дата может редактироваться |
|
|
Состояние |
Состояние документа. По умолчанию устанавливается состояние черновик. При осуществлении операции «Сохранить документ» устанавливается состояние «Не проведен». При осуществлении операции «Провести документ» устанавливается состояние «Проведен». При удалении документа устанавливается состояние «Удален», но документ можно восстановить. |
|
|
Руководитель |
Фамилия и инициалы руководителя организации |
Табличная часть документа должна включать информацию, представленную в таблице 2.
Таблица 2 – Табличная часть документа «Приказ на выдачу денежных средств»
№ п/п |
Наименование |
Описание |
|
|
Номер по порядку |
|
|
|
Уникальный идентификатор пункта приказа |
При вводе нового документа происходит генерация идентификатора. |
|
|
Сотрудник |
|
|
|
Подотчетная сумма |
Сумма выдаваемых подотчетных денежных средств. |
|
|
Срок отчета |
Количество дней, в течение которых сотрудники должны отчитаться за потраченные средства |
|
|
Контролирующий сотрудник |
Сотрудник, который является ответственным за выполнение приказа. |
Заголовок электронного документа «Ведомость выдачи заработной платы» должен содержать реквизиты, представленные в таблице 3.
Таблица 3 - Заголовок документа «Ведомость выдачи заработной платы»
№ п/п |
Наименование |
Описание |
|
|
Номер документа |
При вводе нового документа происходит генерация номера в соответствии с шаблоном. |
|
|
Дата электронного документа |
При вводе нового документа по умолчанию устанавливается текущая дата, далее эта дата может редактироваться |
|
|
Состояние |
Состояние документа. По умолчанию устанавливается состояние черновик. При осуществлении операции «Сохранить документ» устанавливается состояние «Не проведен». При осуществлении операции «Провести документ» устанавливается состояние «Проведен». При удалении документа устанавливается состояние «Удален», но документ можно восстановить. |
|
|
Наименование организации |
|
|
|
ИНН |
|
|
|
Сотрудник |
Фамилия и инициалы кассира, получившего денежные средства |
Табличная часть документа должна включать информацию, представленную в таблице 4.
Таблица 4 – Табличная часть документа «Ведомость выдачи заработной платы»
№ п/п |
Наименование |
Описание |
|
|
Номер по порядку |
|
|
|
Уникальный идентификатор пункта ведомости |
При вводе нового документа происходит генерация идентификатора. |
|
|
Сотрудник |
Фамилия инициалы сотрудника, получающего заработную плату |
|
|
Сумма |
|
На основании документа «Приказ на выдачу денежных средств» или документа «Ведомость выдачи заработной платы» кассир-операционист создает документ «Расходный кассовый ордер».
Заголовок электронного документа «Расходный кассовый ордер» должен содержать реквизиты, представленные в таблице 5.
Таблица 5 - Заголовок документа «Расходный кассовый ордер»
№ п/п |
Наименование |
Описание |
|
|
Номер документа |
При вводе нового документа происходит генерация номера в соответствии с шаблоном. |
|
|
Дата электронного документа |
При вводе нового документа по умолчанию устанавливается текущая дата, далее эта дата может редактироваться |
|
|
Наименование организации |
|
|
|
Форма по ОКУД |
|
|
|
Форма по ОКПО |
|
|
|
Контрагент |
|
|
|
Основание |
Название, номер и дата документа, являющегося основанием для создания документа «Расходный кассовый ордер» |
|
|
Приложение |
Название, номер и дата документа, являющегося приложением к документу «Расходный кассовый ордер» |
|
|
Руководитель |
Фамилия и инициалы руководителя организации |
|
|
Главный бухгалтер |
Фамилия и инициалы главного бухгалтера организации |
|
|
Кассир |
Фамилия и инициалы кассира организации |
Табличная часть документа должна включать информацию, представленную в таблице 6.
Таблица 6 – Табличная часть документа «Расходный кассовый ордер»
№ п/п |
Наименование |
Описание |
|
|
Номер по порядку |
|
|
|
Уникальный идентификатор пункта ордера |
При вводе нового документа происходит генерация идентификатора. |
|
|
Дебет. Код структурного подразделения |
|
|
|
Дебет. Корреспондирующий счет, субсчет |
|
|
|
Дебет. Код аналитического учета |
|
|
|
Кредит |
|
|
|
Сумма |
|
|
|
Код целевого назначения |
|
Заполнение табличной части документа должно осуществляться автоматически подстановкой данных из документа, который является основанием «Расходного кассового ордера». Система должна проверять следующие моменты:
Система должна рассчитывать остаток денежных средств и в случае, если выдаваемая сумма превосходит остаток выдать сообщение пользователю.
Алгоритм проведения документа должен быть следующим.
Если документ был создан и не сохранен, при его закрытии должен происходить запрос, нужно ли сохранить документ как «черновой». Если выбран утвердительный ответ, то документ получает состояние «Черновик». В случае сохранения документа он получает состояние «Непроведен».
Система проверяет состояние документа, если состояние документа «Непроведен», то Система должна выполнить сохранение документа в БД, но никаких движений по регистрам осуществляться не должно. Если документ перешел в состояние «Проведен», то система должна выполнить процедуру проведения. Если документ перешел в состояние «Непроведен», то Система должна выполнить процедуру отмены проведения. Если документ перешел в состояние «Удален», то Система должна выполнить процедуру отмены проведения, а также отметить документ как удаленный.
Процедура отмены проведения должна удалить в регистре «Денежные средства» записи, содержащие уникальный идентификатор документа. Процедура проведения должна осуществлять движение по регистру «Остатки» с отрицательным знаком – выдача денежных средств.
Количество записей в регистре соответствует количеству строк в табличной части документа.
Бизнес-процесс функционала представлен в Приложении 1 на рисунке 1.