9. 2. Зовнішні і внутрішні інформаційні джерела

Існують різні види управлінської інформації, які використовуються в процесах управління.

Інформаційний процес управління можна класифікувати як перетворення первинних відомостей (вхідних даних) в управлінську інформацію, необхідну для прийняття рішень.

У процесах управління розрізняють інформаційні процеси управління, в яких управлінська інформація виконує роль предмета праці — це первинна інформація, і продукту праці - це результатна, або оброблена інформація.

Фактична (первинна) управлінська інформація (факти) — це первинна інформація про подію, процес, існуючий стан, це найпростіший вид інформації. Фактична управлінська інформація — це сукупність відомостей (даних), які отримуються із внутрішнього та зовнішнього середовища (вхідна інформація), зберігаються в системі управління з метою подальшого перетворення. Фактична інформація про внутрішнє і зовнішнє середовище підприємства, яка використовується для управлінських цілей, має великі обсяги і дуже різнорідна, підлягає нагромадженню, обробці і циклічному чи постійному відновленню.

Внутрішня інформація

Серед найбільш важливих видів джерел фактичної управ­лінської інформації у будь-якій організації можна виділити:

- джерела всередині самої організації: спеціалізовані групи співробітників, діяльність спеціалізованих груп співробітників, періодичні звіти, різні інформаційні зв'язки;

- опубліковані джерела, тобто такі, як: звіти урядових агентств, звіти торговельних організацій, наукові публікації, тор­говельні журнали, довідники і списки, загальні публікації;

- інші джерела: постачальники, рекламні агентства і засоби масової інформації, замовники (включаючи дилерів і оптовиків) конкуренти;

- фірми, що займаються дослідженнями в області маркетингу;

- інші спеціалізовані агентства, такі, як: служба газетних вирізок, служба перевірки реклами, служба кредиту і т. ін.

В теперішній час, усе більша частка інформації постачається фірмами, які спеціалізуються на зборі та аналізі інформації, пропонують її будь-якому замовнику у вигляді стандартизованого продукту, або строго за замовленням.

У поточному режимі діяльності підприємство може збирати і накопичувати наступну первинну зовнішню інформацію.

• Інформація про споживачів: хто споживач, яка група споживачів найбільш цікава підприємству, хто кінцевий споживач, які потреби і наскільки повно вони задовольняються. З метою ефективного цілепокладання в менеджменті повинна надходити постійно чи періодично інформація про конкурентів, яка містить думку покупців про продукцію і сервіс конкурентів.

• Інформація щодо собівартості продукції конкурентів, „виробничої" якості, ефективності діяльності збирається побічним шляхом про обсяги продажу (інтерв'ю з клієнтами, експертами, через кадрову службу), обсяги реклами, витрати на оренду, закупівельні ціни (інтерв'ю з постачальниками), рівні цін, чисельності і заробітну плату персоналу (через кадрову службу).

• Інформація про постачальників включає визначення рівня цін, оцінку реальної якості ресурсів та реальних умов постачання.

• Інформація про нові технології, нововведення і перспективні напрямки в галузі отримується шляхом періодичних інтерв'ю з експертами в даних областях, науковцями галузевих інститутів, виробничниками.

Обсяг і періодичність збору інформації для кожного підприємства визначається його специфікою і конкретною ситуацією.

Результатна управлінська інформація (результати)— це про­міжний чи остаточний результат перетворення інформації в процесах управління. Наведемо найбільш поширені, за юридичним оформленням і за характером перетворення, види результатної управлінської інформації.

• Наказ — це найбільш категорична форма результатної управлінської інформації, яка зобов'язує підлеглих точно виконувати управлінське рішення в установлений термін. Підставою для наказу є постанови чи розпорядження уряду, рішення вищестоящих органів управління чи керівників.

• Політика — це інформація, якою необхідно керуватися в управлінських діях та прийнятті рішень. Політика-розробляється і метою сприяння досягненню цілей організації. Найбільш поширена в практиці управління політика — це політика у сфері менеджменту якості. У багатьох випадках формування політики недостатньо, необхідно більш чітко формалізувати управлінські дії у певних ситуаціях, цьому служать процедури.

• Процедури описують дії та їх послідовність, які необхідно здійснити в конкретній ситуації. Стандартизовані процедури розробляються для управлінських ситуацій, які регулярно повторюються. Процедури сприяють успішному досягненню цілей організації, якщо вони містять наступну інформацію:визначають для працівників напрям дій; виключають неефективні дії;надають можливість порівняння з минулими результатами чи результатами роботи інших груп працівників.

• Правила — це найбільш точна форма результатної управлінської інформації. Кожне правило точно визначає, що необхідно виконати в специфічній одиночній ситуації. Правила відрізняються від процедур тим, що вони розраховані на конкретне і досить обмежене питання. Процедури розраховані на ситуації, в яких має місце послідовність декількох, пов'язаних між собою дій.

• Оцінка — це управлінська інформація, яка базується на висновках, отриманих при обробці інформації у минулому часі чи сьогоденні. Інформація, яка містить оцінку процесу, явища, стану, є основою більшості управлінських рішень. Оцінка не завжди є достовірною інформацією, оскільки існують погрішності у ви мірах фактичної інформації, вибірках зведень, методах розрахунку. Оцінки: відрізняються від фактів тим, що утворюються в результаті логічних міркувань чи з використанням статистичних прийомів, а не в результаті прямого спостереження і підрахунку.

Інформацію з оцінками необхідно зберігати для подальшого аналізу її правильності і з метою самонавчання і самовдосконалення тих менеджерів чи фахівців, які ці оцінки виконують.

Прогноз передбачає розрахунок показників управлінської інформації на майбутнє. Прогнозу можна довіряти, якщо виконана оцінка вірогідності прогнозу.

Для прогнозування використовуються різні методи та моделі розрахунків: екстраполяція тенденцій, кореляційний аналіз, регресійний аналіз, знання експертів та спеціалістів у конкретній предметній області. Достовірність прогнозованої інформації підвищується, якщо у кожному конкретному випадку використовуються різні методи чи моделі прогнозування і порівнюються між собою.

Доцільність використання окремих засобів прогнозування в конкретних ситуаціях набувається з досвідом, в результаті порівняння прогнозованої і фактичної інформації.

• Узагальнені зв'язки - це інформація щодо ступеня залежності досліджуваного показника від одного чи декількох інших показників. Інформація щодо узагальнених зв'язків може використовуватися менеджментом організації в ситуаційному аналізі та при розробленні тактики і стратегії підприємства. Ситуаційний підхід у менеджменті визначає модель узагальнених зв'язків у внутрішньому середовищі організації між цілями організації, її структурою, задачами, технологією та працівниками

Логіку відповідності всіх внутрішніх характеристик організації між собою формує менеджмент цієї організації. Наявність взаємозв'язків між основними характеристиками внутрішнього середовища організації означає, що зміна однієї з характеристик вимагає відповідної зміни інших характеристик.

Оптимальна відповідність між цими характеристиками істотно впливає на координованість дій в організації та на ефективність досягнення поставлених цілей. Уся сукупність задач, які вирішуються працівниками організації, повинна забезпечити досягнення поставленої цілі.

Задачі розподіляються серед посад, визначених структурою організації, і призначені працівнику, який займає цю посаду і зможе виконати це завдання, використовуючи запропоновану організацією технологію роботи.

Різновиди управлінської інформації слід враховувати при виборі варіантів технології розв'язання тих чи інших управлінських задач та при проектуванні та функціонуванні інформаційних систем менеджменту.