Составление планов проведения совещаний, переговоров, бесед

Цель занятия – усвоение порядка составления планов проведения совещаний, переговоров, бесед.

Деловое общение – это процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Различают следующие виды делового общения:

Деловая беседа – это форма личностного общения, предполагающая обмен взаимными точками зрения, мнениями, информацией, направленная на решение той или иной проблемы.

Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем – либо по какому – либо вопросу.

Деловое совещание – форма группового обсуждения деловых (служебных) вопросов.

Деловые письма – общение в миниатюре, выражение мыслей с помощью письменных знаков.

Любой вид делового общения состоит из последовательного выполнения определенных функций:

- определение цели и темы встречи;

• разработка последовательности определенных вопросов;

• сообщение участникам о времени и месте встречи;

• формирование представления о целях собеседника;

• начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»);

• изложение своей позиции;

• выяснение позиций собеседника;

• совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т. д.);

• принятие общих решений.

Технология организации и проведения делового совещания

1. Подготовка:

   1. Цель проведения совещания

   2. Повестка дня

   3. Состав участников

   4. Дата

   5. Место

   6. Время

   7. Подготовка участников совещания.

2. Проведение

   1. Руководство совещанием

   2. Регламент

   3. Протокол

   4. Выступления участников.

3. Подведение итогов:

   1. Принятие решений

   2. Выводы

   3. Сроки выполнения

   4. Объём работ

   5. Ответственные за выполнение.

4. Контроль за выполнением решений – контролируется, как выполнено решение делового совещания.

Задача

Составить план проведения делового совещания, расставив в определенной последовательности следующие этапы:

1. Пригласить Иванова К. И. – начальника цеха № 1, Семенова К. К. – начальника цеха № 2, Орлова П. И. – заведующего складом.

2. Провести производственное совещание по подведению итогов второго квартала 5 июля в 16 часов в кабинете генерального директора.

3. Собрать данные о производстве и продаже продукции за первый и второй кварталы текущего года, а также об остатках запасов на складе готовой продукции.

4. Заслушать отчеты начальников цехов о производстве продукции за отчетный период.

5. Внести предложение по временному уменьшению объемов производства в связи с наличием больших запасов готовой продукции на складе предприятия.

6. Утвердить протокол производственного совещания.

7. Принять решение о поиске новых покупателей и заключении договоров на производство продукции цеха № 1.

8. Принять решение о проведении ежемесячных совещаний по продажам.

9. Пригласить на совещание по подведению итогов второго квартала представителей отдела продаж.

10. Выбрать председателя и секретаря для проведения совещания.

11. Установить регламент.

12. Назначить ответственными за исполнение решений совещания зам. директора по производственным вопросам Михеева Н. Н. и коммерческого директора Савенкова А. И.

Решение

План производственного совещания

1. Подготовка:

   1. Цель проведения совещания ---

   2. Повестка дня – подведение итогов второго квартала

   3. Состав участников – Иванов К.И. – начальник цеха № 1, Семёнов К.К. – начальник цеха № 2, Орлов П.И. – заведующий складом, представители отдела продаж

   4. Дата – 5 июля

   5. Место – кабинет генерального директора

   6. Время – 16 часов

   7. Подготовка участников совещания - Собрать данные о производстве и продаже продукции за первый и второй кварталы текущего года, а также об остатках запасов на складе готовой продукции .

2. Проведение

   1. Руководство совещанием – выбрать председателя и секретаря

   2. Регламент – установить регламент

   3. Протокол - Утвердить протокол производственного совещания

   4. Выступления участников - Заслушать отчеты начальников цехов о производстве продукции за отчетный период, Внести предложение по временному уменьшению объемов производства в связи с наличием больших запасов готовой продукции на складе предприятия.

3. Подведение итогов:

   1. Принятие решений - принять решение о поиске новых покупателей и заключении договоров на производство продукции цеха № 1, Принять решение о проведении ежемесячных совещаний по продажам

   2. Выводы ---

   3. Сроки выполнения ---

   4. Объём работ ---

   5. Ответственные за выполнение – зам. директора по производственным вопросам Михеев Н. Н. и коммерческий директор Савенков А. И.

Контрольные вопросы:

1. Какие формы делового общения Вы знаете?

2. Из каких функций состоит деловое общение?

3. Какова технология делового совещания?

Распределение вариантов:

Начальная буква фамилии	Варианты для задания
А, Ж, Х	1
Е, К, Ф	2
О, Щ, М, Ю	3
П, Э, Л	4
Б, И, Ш, З	5
С, Ц, В, Т	6
Г, Н, Д	7
У, Я, Ч, Р	8

Вариант 1

Составить план проведения делового совещания, расставив в определенной последовательности следующие этапы:

1. Утвердить повестку дня для совещания по развитию и укреплению политики предприятия.

2. Провести совещание руководителей служб и подразделений с целью разработки стратегических планов.

3. Выбрать председателя и секретаря.

4. Предоставить слово для выступления руководителю аналитического отдела предприятия Смирнову К. А.

5. Собрать информацию о деятельности конкурентов за прошедший год и о мероприятиях текущего года. Выявит основную тенденцию.

6. Составить протокол совещания, отразив в нем выступления всех принявших участие в обсуждении.

7. Принять решение о проведении мероприятий, направленных на развитие предприятия.