Звіти: основні вміння та навики

Вибір способу створення звіту

Для створення звіту потрібно на вкладці Отчеты вік­на бази даних вибрати один із способів створен­ня звіту:

- за допомогою ярликів Создание отчета в режиме конструктора або Создание отчета с помощью мастера,

- у діалоговому вікні, яке відкриється після натискання кнопки Создать панелі інструментів.

У діалоговому вікні знаходяться елементи для вибору способу створення звіту за допомогою функції автозвіт (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный), використовуючи майстер створення звіту (Мастер отче­тов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки) та за допомогою конструктора звітів.

Створення звіту за шаблоном

Для того, щоб створити звіт на базі існуючого шаб­лону, потрібно вибрати елемент Автоотчет: в столбец чи Автоотчет: ленточный у діалоговому вікні Новый отчет (мал. 5.6). У списку цього ж діалогового вікна необхідно вказати джерело даних - існуючий в базі даних об'єкт (таблицю чи запит), на основі якого повинен створюватись звіт.

При натисканні кнопки ОК з'явиться вікно, в якому знаходитиметься створений за шаблоном звіт з назвою, яка ідентична назві джерела даних. Для того, щоб цей звіт опинився на вкладці звітів бази даних, потрібно при за­критті вікна звіту вибрати кнопку для його збереження.

Створення звіту за допомогою майстра

За допомогою майстра можна створити такі звіти:

- звіт, який відображає дані полів запиту чи таблиці;

- звіт, у якому дані згруповані, та проведено підсумкові обчислення для кожної групи;

- звіт з діаграмою;

- поштові наклейки для розсилки кореспонденції.

Д ля створення звіту за допомогою майстра потрібно скористатися відповідним ярликом на вкладці Отчеты ві­кна бази даних або у діалоговому вікні Новый отчет вибрати елемент Мастер отчетов. У цьому ж вікні можна вибрати джерело даних, проте, як і при роботі з майстром форм, це можна буде зробити на першому кроці майстра.

Тут потрібно вибрати усі поля, дані яких повинні ві­дображатися у звіті. Якщо у звіті братимуть участь поля зв'язаних таб­лиць, то програма автоматично групує дані відповідно від встановлених зв'язків. Якщо ж потрібно додати рівні гру­ пування або змінити їх, то на другому кроці майстра можна ці зміни внести. Вибраний майстром спо­сіб групування можна змінити, якщо додати або знищити якесь поле (за допомогою кнопок [>] та [<] або змінивши порядок групування даних за допомогою кнопок Уровень.

Кнопка Группировка діалогового вікна майстра від­криває діалогове вікно Интервалы группировки, у якому можна змінити інтервали групування відповідних полів. Для числових полів можна задати групування по десятках, сотнях та інших значеннях. Для текстових - гру­пування м оже з дійснюватись по введеній першій букві або декількох буквах. При виборі стандартного значення Обычный в одну групу об'єднуються записи, у яких у зада­ному полі є однакові значення.

Програма автоматично сортує дані у тих полях, де здійснюється групування. Якщо потрібно відсортувати Дані і у інших полях, тоді у наступному діалоговому вікні майстра потрібно вказати назви цих полів та порядок сортування. Якщо у сортуванні беруть участь чи­слові поля, то у цьому діалоговому вікні буде знаходитись кнопка Итоги, яка дозволяє відкрити інше діалогове вікно, в якому можна задати спосіб обчислення під­сумкових значень для числових полів, де відобразяться всі Числові поля, які беруть участь у звіті.

П ри обчисленнях можна використати такі групові операції як сумування, знаходження мінімального чи мак­симального значення, обчислення середнього арифметич­ного. У звіті можуть відображатися дані з підсумками або лише підсумкові значення, а також передбачена можливість обчислення відсотків.

На наступному кроці майстра створення звіту корис­тувач може вибрати спосіб подання даних у звіті, а саме:

- ступенчатый - дані розміщуються відповідно до рівнів групування, утворюючи "східці";

- блок - дані розміщуються блоками;

- структура 1 та структура 2 - ступінчасте розміщення даних з перекриттям;

- по левому краю 1 та по левому краю 2 - вирівнювання даних усіх рівнів по лівому краю.

У цьому ж вікні можна задати орієнтацію сторінки та задати опцію, яка задаватиме оптимальну ширину полів для того, щоб дані розмістилися на одній сторінці.

Перейшовши у наступне діалогове вікно, користувач зможе підібрати стиль оформлення звіту.

Ha останньому кроці потрібно присвоїти звіту ім'я та вибрати один із способів продовження роботи після заве­ршення роботи майстра: перегляд звіту чи зміну макету звіту у режимі конструктора.

Створення звіту у вигляді діаграми

Для графічного подання результатів аналізу даних, тобто створення звіту у вигляді діаграми, потрібно скори­статися майстром створення діаграм, який розпочне свою роботу після вибору елемента Мастер диаграмм та джерела даних у вікні Новый отчет. Аналогічно, як і у випадку створення форми з діаграмою, майстер запропонує вибрати потрібні поля та тип ді­аграми. Процес створення діаграми у звіті аналогічний до створення форми з діаграмою.

Зміна режиму відображення звіту

На екрані звіт можна відобразити лише у двох режи­мах: у режимі перегляду та в режимі конструктора. За за­мовчуванням після вибору піктограми звіту на вкладці Отчеты, звіт відображається у режимі перегляду, тобто у вигляді, який він матиме при друкуванні. Цьому ж режиму відповідає кнопка панелі інструментів вікна бази даних. Якщо ж потрібно відобразити структуру звіту у ре­жимі конструктора, то можна ско­ристатися кнопкою Конструктор панелі інструментів вікна бази да­них.

Змінити відображення звіту на екрані можна також за допомо­гою команди Вид рядка меню про­грами або кнопки Вид панелі інструментів вік­на програми. У списку цієї кнопки, залежно від активного режиму перегляду, можуть бути такі елементи: Конструк­тор, Предварительный просмотр і Образец. Перші два елеме­нти дозволяють перейти у описані вище режими. Третій елемент - Образец, який з'являється лише у режимі конструктора, дозволяє вивести звіт в тому вигляді, який він матиме при друкуванні, з використанням обмеженого на­бору даних, але достатнього для перегляду всіх елементів макету звіту. При перегляді в режимі зразка виводяться усі групи областей даних, однак ігноруються умови відбору та об'єднання у базовому запиті.

Проектування та редагування звіту за допомогою конструктора

Як правило, для користувачів-початківців найоптимальнішим способом створення звітів є використання майстра або шаблона з подальшим редагуванням звіту у режимі конструктора. Процес редагування проекту звіту аналогічний до редагування проекту форми, оскільки інформація звіту розміщується у об­ластях проекту та елементах керування, піктограми яких знаходяться на панелі інструментів Панель элементов.

Якщо ж користувач виявить бажання самостійно спроектувати звіт у режимі конструктора, тоді потрібно створити порожній звіт, задати необхідні опції щодо сор­тування та групування даних, додати відповідні елементи керування та інші компоненти, які потрібні для оформ­лення звіту.

Для створення звіту за допомогою конструктора, по­трібно у вікні Новый отчет вибрати елемент Конс­труктор. Джерело даних можна задати у цьому ж вікні або відкласти цю дію на наступні кроки роботи з майстром.

Вікно порожнього проекту звіту, яке з'яв­ляється після завантаження конструктора, розділене на три області: верхній і нижній колонтитули та область да­них. У ці області потрібно розмістити елементи керуван­ня, рівні групування та інші елементи проекту. При по­требі можна також відобразити у вікні проекту заголовок та примітку форми (команда Вид рядка меню вікна про­грами).

Додавання елементів керування, їх редагування та форматування, а також редагування областей звіту здійс­нюється так само як і при проектуванні форми: програма дозволяє створювати обчислювальні елементи керування (як правило, це стосується текстових полів), також можна використовувати побудовувач виразів, який відкривається з вікна властивостей елемента керування.

Обчислювальні поля у звіті можна використовувати для проведення обчислень як з даними одного запису, так і деякої групи записів чи усіх записів одного звіту. Якщо потрібно провести обчислення для групи записів, то обчис­лювальне текстове поле розміщують в область заголовку або примітки групи, якщо ж обчислення повинні стосуватися усіх записів звіту, то таке поле повинно знаходитися у при­мітці або в заголовку звіту. При створенні таких обчислю­вальних полів використовують операцію групування.

Змінити рівні групування (додати нові чи знищити існуючі) можна у діалоговому вікні Сортировка и груп­жировка, яке з'явиться на екрані після вико­нання команди Вид Сортировка и группировка або натискання однойменної кнопки панелі інструментів Конструктор отчетов, у полі Поле/выражение потрібно ви­брати зі списку, який відкриється, назву поля, по якому групують записи, або за допомогою побудовувача виразів створити вираз для обчислювального поля. Поле чи вираз у першому рядку визначатиме перший (найвищий) рівень групування. Тільки-но у рядок буде введено назву поля чи вираз, у наступному полі діалогового вікна з'явиться зна­чення По возрастанию - значення, яке вибирається за замо­вчуванням при сортуванні значень поля. Його також мож­на змінити, вибравши інше значення в списку, який від­криється, у нижній частині вікна відобразяться властивос­ті групування, змінюючи які можна задати необхідний режим групування:

- Заголовок группы - визначає наявність заголовку групи;

- Примечание группы - визначає наявність примітки гру­пи;

- Группировка - задає порядок групування записів;

- Интервал - задає інтервал групування для значень в полі чи виразі;

- Не разрывать - задає параметр представлення групи на одній сторінці.

Для того, щоб створити групу, потрібно задати для властивостей Заголовок группы і/або Примечание группы значення Да. При цьому у області даних проекту звіту ві­добразяться заголовок та примітка відповідної групи. По­руч з полем, яке утворює групу, у діалоговому вікні Сор­тировка и группировка з'явиться відповідний значок, який вказуватиме на наявність групи. Змінюючи послідовність розміщення полів, які беруть участь у групу­ванні (перетягуючи мишкою назви полів у вікні), користу­вач може змінити послідовність рівнів групування. Якщо потрібно знищити якийсь рівень, то знищують рядок з на­звою поля у верхній частині вікна.

У діалоговому вікні Сортировка и группировка також можна задати параметри сортування да­них у полях звіту (у полі Порядок сортировки).Сторінки звіту можна пронумерувати. Для цього по­міщають у верхній або нижній колонтитул сторінки текс­тове поле, в якому з'являтиметься номер сторінки. Зміст цього поля визначається виразом, який записують у рядку Данные вікна властивостей поля. У табл. 5.1 наведено при­клади виразів, які можуть використовуватися при встанов­ленні параметрів нумерації сторінок звіту.

Приклади задання нумерування сторінок звіту Таблиця 5.1

Вираз	Результат
= [Page]	1,2,3
="Стор."&:[Page]	Стор.1, Стор.2,
=[Page]&" з "& [Pages]	1з25,2з25
=Стop."&[Page]&' 3 '&[Pages] &" crop."	Стор.1 з 25 crop., Стор.2 з 25 crop.
=Format ([Page]"000")	001, 002, 003

Для вибору чи формування стилю відображення да­них у звіті потрібно, перебуваючи в режимі конструктора, виконати команду ФорматАвтоформат і у діалоговому вікні, яке відкриється, вибрати потрібний стиль. У цьому ж вікні за допомогою кнопки Настройка можна змінити параметри вибраного стилю або створити новий на основі вибраного.

Створення головного та підлеглого звітів

У програмі Access 2000 передбачена можливість з'єднувати в одному звіті декілька підзвітів. При цьому ко­ристувач може проводити підсумкові обчислення за запи­сами об'єднаних звітів. Для того, щоб вставити у головний звіт підлеглий, використовується спеціальний елемент ке­рування Подчиненная форма/отчет. Для того, щоб зв'язати підзвіт з головним звітом треба відкрити головний звіт в режимі конструктора та відобразити на екрані вікно бази даних (натиснувши кнопку Окно базы данных панелі ін­струментів конструктора звітів або функціональну клавішу [F11]). З вікна бази даних необхідно перетягнути піктогра­му звіту, який повинен бути підзвітом головного, розмісти­вши його у потрібній області проекту звіту. Після цього у звіті можна відформатувати елемент керування, викорис­товуючи різноманітні маніпуляції та задання відповідних параметрів. Якщо підзвіт потрібно зв'язати з головним зві­том так, щоб був реалізований зв'язок між записами голо­вного звіту та підзвіту, потрібно встановити відповідні вла­стивості (Подчиненные поля та Основные поля) у вікнах влас­тивостей головного звіту та підзвіту. Якщо у базі даних уже встановлено зв'язок між таблицями, то при створенні під­звіту ці властивості будуть задані автоматично.