ЗМІСТ

Вступ 2

Система управління базами даних 3

Доцільність використання СУБД 4

Переваги СУБД 5

Функціональні можливості СУБД Microsoft Access 2000 9

Бази даних в Access 11

Створення файла нової бази даних 12

Перегляд та запуск на виконання об'єктів бази даних 14

14

Створення групи об'єктів у базі даних 15

Ключові поля 16

Індексовані поля 17

Поле підстановки: Створення за допомогою майстра 19

Умова відбору 20

Запити 23

Вибір способу створення форми 27

Звіти: основні вміння та навики 36

Література 42

Вступ

У зв’язку з поширенням інтелектуальних інформаційних систем об­роб­ки інформації та організаційно-економічного управління в усі галузі люд­ської діяльності зростає необхідність поліпшувати підготовку ін­же­нер­них кадрів в галузі інформатики, кібернетики, автоматичного керування. Ви­никають нові теоретичні та практичні задачі, пов’язані із складністю збе­рі­гання та обробки великих масивів різнорідної інформації, ін­те­лек­ту­а­лі­за­ці­єю інформаційних систем, використанням нових інформаційних тех­но­ло­гій та сучасних програмних продуктів у по­всякденній практиці. Оновою збереження інформації є бази даних.

На базах даних основана світова комерція і розповсюдження знань. Без баз даних не могли б існувати Всесвітня Павутина – World Wide Web, кредитно/платіжні карточки чи системи інтерактивного бронювання авіабілетів. Організації які займаються збором інформації, обчислювальні інститути, університети та бібліотеки не мали б можливості групувати інформацію по категоріях і вибірково розповсюджувати великий запас поточної та архівної інформації. Сьогодні важко уявити собі світ без великих баз даних, багато з яких містять інформацію і про нас (ідентифікаційний код).

Система управління базами даних

Система управління базами даних (СУБД) – це спеціалізований пакет програм за допомогою якого реалізується централізоване управління системою даних і реалізується доступ до неї.

СУБД відноситься до спеціального забезпечення комп’ютера. Він є інструментом для розробки БД.

Функції СУБД:

• Опис даних.

В БД існують досить жорсткі обмеження по маніпулюванню даними які відображають певну область. Як правило задаються описи незмінних властивостей в БД. Такий опис назив описом структури БД або схемою БД.

• Маніпулювання даними.

До складу СУБД входять оператори пошуку в БД, керування даними, обміном даними.

• Заповнення БД та генератор звітів.

Більшість СУБД мають спеціальні засоби для введення та керування даними, для одержання вихідних форм (звітів).

• Діалогові засоби та мова запитів.

Для зручності роботи користувачів і підвищення оперативності доступу до даних більшість функцій СУБД може здійснюватися через дисплей (діалоговий режим). За допомогою дисплею здійснюється перегляд БД, керування нею, введення запитів до БД які формуються на спеціальній мові.

• Сервіс.

Тут розуміють ряд ф-й, що забезпечують цілісність БД та різного роду довідкових ф-й. Одна з важливих сервісних ф-й є журнал. Системний журнал засіб поновлення БД на довільний момент в минулому. Робота Системного журналу основана на тому, що в процесі існування СУБД запам’ятовуються всі зміни які проводяться в БД, це дає можливість поновити БД в момент її цілісності.

Доцільність використання субд

Враховуючи рівень складності різних реально вико­ристовуваних задач, зауважимо, що необхідність викорис­тання систем управління базами даних не завжди доціль­на. Якщо інформація знаходиться в одній таблиці, яка складається з невеликої кількості полів (10-12), а кількість записів не перевищує 25-30, то немає потреби використо­вувати спеціальні програмні продукти. Для поновлення та аналізу інформації у таких міні-базах можна скористатися іншими, набагато простішими програмами (зокрема про­грамами пакету Microsoft Office: Word чи Excel).

СУБД доцільно використовувати якщо:

• інформація знаходиться у багатьох файлах. Така ситуація ускладнює роботу з даними і обсяги даних обме­жені пам'яттю машини чи системи

• використовуються дані різними способами, на­приклад для введення інформації про конкретні замов­лення (рахунок-фактура), для аналізу діяльності (квартальні звіти)

• прогнозуються певні ситуації, тобто потрібно розглядати дані з різних сторін, що суттєво утру­днює створення єдиної структури представлення даних

• одні і ті ж самі дані повинні використовувати різ­ні користувачі

• потрібно забезпечити захист даних від несанкціо­нованого доступу, підтримувати цілісність та контролюва­ти дані, які вводяться

Якщо потрібно забезпечити хоча б один з цих пунктів, тоді використання СУБД буде оправдане і значно полегшить роботу користувача.

Переваги субд

• Контроль за надлишковістю даних.

При використанні БД надлишковість даних виключається за рахунок інтеграції файлів, щоб уникнути зберігання декількох копій. Однак повністю надлишкової (повторювану) інформації в БД не уникнути, можна лише контролювати її степінь.

• Несуперечність даних.

Усунення надлишковості даних або контроль над нею дозволяю зменшити ризик суперечливих станів. Якщо елемент даних зберігається в базі лише в одному екземплярі, то для зміни його значення необхідно виконати тільки одну операцію оновлення, причому нове значення стане доступне всім користувачам одразу. Якщо цей елемент даних з відома системи зберігається в БД в декількох екземплярах, то така система зможе слідкувати за тим, щоб копії не суперечили одна одній.

• Спільне використання даних.

Файли переважно належать окремим особам або цілим відділам, які використовують їх в своїй роботі. Водночас, БД належить всій організації вцілому і може спільно використовуватись всіма зареєстрованими користувачами. При такій організації роботи більше число користувачів може працювати з більшим об’ємом даних. Більше того, при цьому можна створювати нові додатки на основі вже існуючої в БД інформації і добавляти в неї тільки ті дані, які в даний момент ще не зберігаються в ній, а не перевизначати заново вимоги до всіх даних, необхідних новому додатку. Нові додатки можуть також використовувати такі надані типовими СУБД функціональні можливості, як визначення структур даних і керування доступом до даних, організація паралельної обробки і забезпечення засобів копіювання\відновлення виключивши необхідність реалізації цих функцій зі своєї сторони.

• Підтримка цілісності даних.

Цілісність БД означає коректність і несуперечливість збережуваних в ній даних. Цілісність переважно описується за допомогою обмежень, тобто правил підтримки несуперечливості, які не повинні порушуватися в БД. Обмеження можна застосовувати до елементів даних в середині одного запису або до зв’язків між записами. Наприклад, обмеження цілісності може стверджувати, що заробітня плата працівника не повинна перевищувати 40 тис. гривень в рік або що в записі з даними про працівника номер відділення в якому він працює, повинен відповідати реально існуючому відділенню компанії. Таким чином, інтеграція даних дозволяю АБД встановлювати вимоги по підтримці цілісності даних, а СУБД застосовувати їх.

• Підвищена безпека.

Безпека БД полягає в захисті БД від несанкціонованого доступу зі сторони користувача. Без застосування відповідних заходів безпеки інтегровані дані стають все більш уразливими, ніж дані у файловій системі. Однак інтеграція дозволяє АБД визначити необхідну систему безпеки БД, а СУБД привести її у виконання. Система забезпечення безпеки може бути виражена у формі облікових імен і паролів для ідентифікації користувачів, які зареєстровані в цій БД. Доступ до даних із сторони зареєстрованого користувача може бути обмежений тільки деякими операціями (вибірка, вставка, оновлення і видалення). Наприклад, АБД може надати право доступу до всіх даних в БД, менеджеру компанії – до всіх даних, які відносяться до його відділу, а інспектору відділу реалізації – лише до всіх даних про нерухомість, в результаті чого він на буде мати доступу до конфіденційних даних, наприклад про заробітню платню працівників.

• Застосування стандартів.

Інтеграція дозволяє АБД визначати та застосовувати необхідні стандарти. Наприклад, стандарти відділу та організації, державні та міжнародні стандарти можуть регламентувати формат даних при обміні ними між системами, узгоджуючи імена, форму представлення документації, процедури оновлення і правила доступу.

• Підвищення ефективності з ростом масштабів системи.

Комбінуючи всі робочі дані організації в одній БД і створюючи набір додатків, які працюють з одним джерелом даних, можна досягти значної економії засобів. В цьому випадку бюджет, який звичайно виділявся кожному відділу для розробки і підтримки їх власних файлових систем, можна об’єднати з бюджетами інших відділів (з більш низькою загальною вартістю), що дозволить досягнути підвищення ефективності при рості масштабів виробництва. Тепер об’єднаний бюджет можна буде використовувати для придбання обладнання тої конфігурації, яка в більшій мірі відповідає потребам організації. Наприклад, вона може складатись із одного потужного комп’ютера або з мережі невеликих комп’ютерів.

• Можливість знаходження компромісу при суперечливих вимогах.

Потреби одних користувачів або відділів можуть суперечити потребам інших користувачів. Оскільки БД контролюється АБД, він може приймати рішення про проектування і способи використання БД при яких ресурси всієї організації в цілому будуть використовуватись найкращим чином. Ці рішення забезпечують оптимальне виробництво для самих важливих додатків, при чому частіше всього за рахунок менш критичних.

• Підвищення доступності даних та їх готовності до роботи.

Дані, які пересікають границі відділів, в результаті інтеграції стають доступними кінцевим користувачам. Потенційно це підвищує функціональність системи, наприклад, може бути використано для більш якісного обслуговування кінцевих користувачів чи клієнтів організації. В багатьох СУБД передбаченні мови запитів або інструменти для створення звітів, які дозволяють користувачам задавати непередбачувані наперед питання і майже миттєво одержувати потрібну інформацію на своїх терміналах, без допомоги програміста, який для одержання інформації з БД повинен би створювати спеціальне програмне забезпечення. Наприклад, менеджер відділу компанії може одержати перелік всіх зданих в оренду квартир з місячною орендною платою нижче 400 грн. вводячи на своєму терміналі SQL запит:

Select *

From property_for_rent

Where type = ‘Flat’ And rent > 400;

• Покращення показників виробництва.

В СУБД передбачено багато стандартних функцій, які програміст звичайно повинен самостійно реалізувати в додатках для файлових систем. На базовому рівні СУБД забезпечує низько рівневі процедури роботи з файлами, які звичайно виконують додатки. Наявність цих процедур дозволяє програмісту сконцентруватись на розробці більш спеціальних, необхідних користувачам функцій, не піклуючись впровадженням їх на більш низькому рівні. Результатом цього є підвищення ефективності роботи програмістів і скорочення часу розробки нових додатків (з відповідною економією засобів).

• Спрощення супроводження системи за рахунок незалежності від даних.

В файлових системах опис даних та логіка доступу до даних вбудованих в кожен додаток, що робить програми залежними від даних. Для зміни структури даних – наприклад, для збільшення довжини поля з адресом з 40-ка символів до 41 символа – або для зміни способу зберігання даних на диску може знадобитись суттєва зміна всіх програм, на які ці зміни здатні вплинути. В СУБД підхід інший: опис даних відокремлений від додатків, а тому додатки захищені від змін в описах даних. Ця особливість називається – незалежністю від даних.

• Покращене паралельне управління.

В деяких файлових системах при одночасному доступі до одного й того ж файлу двох користувачів може виникнути конфлікт двох запитів, результатом цього буде втрата інформації або втрата її цілісності. В свою чергу, в багатьох СУБД передбачена можливість паралельного доступу до БД і гарантується відсутність подібних проблем.

• Розвинуті служби резервного копіювання та відновлення.

Відповідальні за забезпечення захисту даних від збою апаратного і програмного забезпечення у файлових системах покладається на користувача. Так, може знадобитися кожну ніч виконання резервного копіювання даних. При цьому, у випадку збою може бути відновлена резервна копія, але результати роботи, виконані після резервного копіювання, будуть втрачені, і дану роботу необхідно буде виконати заново. У відповідних СУБД передбачені засоби скорочення об’єму втрат об’єму втрат інформації від виникнення різних збоїв.