35. Организационно-методическая подготовка проведения исследовательских работ
Организационно-методическое обеспечение проведения исследования |
Организация и проведение исследования системы управления конкретной организации имеет свою внутреннюю логику и последовательность действий, которые проявляются в следующих основных этапах (рис. 3.7): 1) организационно-технический или предварительный, 2) методический, 3) исследовательский, 4) заключительный.
Рис. 3.7. Логика и иерархия этапов организации и проведения ИСУ Рассмотрим содержание основных этапов организации и проведения исследования конкретной СУ. Организационно-технический этап включает в себя подготовительные работы, направленные на разработку управленческих решений по проведению исследования: сбор предварительной информации по проблематике исследования; обоснование актуальности проблемы, определение места этой проблемы в эффективности функционирования организации, подлежащей исследованию; разработка проекта технического задания на проведение исследования (ТЗ); разработка проекта договора, сметы затрат, календарного графика работ при необходимости; предварительный подбор специалистов, необходимых для работы и уточнение условий работы, выдвигаемых участниками; согласование, утверждение ТЗ (является составной частью договора) и договора; разработка, согласование и утверждение приказа руководителя исследуемой организации о проведении исследования с определением сроков, участников и др. необходимых действий со стороны этой организации по обеспечению проведения этой работы. Методический этап организации и проведения исследования включает в себя разработку, согласование и утверждение методики проведения исследования. Структуризация методики проведения исследования представлена на рис. 3.8.
Рис. 3.8.Структуризация методики проведения исследования Исследовательский этап организации и проведения исследования включает в себя собственно этап исследования конкретной системы управления на основе принятой методики исследования. Заключительный этап организации и проведения исследования может содержать следующие этапы: представление руководству исследуемой организации1[30] отчета или других итоговых материалов и доработка по полученным от него замечаниям в случае необходимости; разработка мер по внедрению результатов исследования, если это не являлось предметом договора или темы исследования. В общем виде методика проведения исследования включает в себя четыре основных раздела: 1) теоретический; 2) методический; 3) экономический; 4) организационный. Рассмотрим подробнее разделы методики исследования. 1. Теоретический раздел содержит формулировки понятийного аппарата конкретного исследования: цели, критерии оценки, задачи, объект, предмет исследования, гипотеза и концепция исследования и др. 2. Методический раздел представляет собой совокупность следующей информации: обоснование выбора метода(ов) проведения исследования; обоснование метода(ов) сбора, обработки данных об исследуемом объекте; определение требований к информационному обеспечению исследования; определение методов и порядка процедур, необходимых для проведения анализа полученных результатов, резервов и путей их использования; порядок оформления полученных в ходе анализа результатов; порядок разработки альтернативных вариантов (не менее трех вариантов) решений исследуемой проблемы, а также критерии и порядок обоснования выбора наилучшего варианта решения. Информационное обеспечение исследования должно отвечать следующим известным требованиям: непротиворечивость информации; стыковка показателей между собой; единство методической основы получения информации и др. 3. Экономический раздел методики исследования содержит в себе методику расчета экономической эффективности предлагаемых в ходе исследования вариантов решений. 4. Организационный раздел методики исследования содержит в себе: план проведения исследования; порядок формирования исследовательского коллектива за счет внутренних и внешних специалистов, требования к его профессиональному составу и опыту работы специалистов, их распределение по этапам и видам исследований. В этом подразделе определяется организационная форма исследования. Среди исследователей могут потребоваться специалисты в следующих отраслях знаний: системный анализ; управление организацией, персоналом; технологии производства продукции (товаров, работ и услуг); информатика, автоматизация управленческого труда и документооборот; психология, социологические исследования и др.; определение потребности в технических и др. средствах оснащения процесса исследования; распределение финансовых ресурсов; способы и порядок оформления итогового отчета. План проведения исследования в составе организационного раздела методики исследования СУ разрабатывается на основе утвержденного договора и его составной части – ТЗ. План исследования должен содержать следующие основные части: объект или список объектов исследования, четкое определение контуров проблемы и концептуальных положений исследования; условия, внутренние и внешние ограничения, накладываемые особенностью исследуемой организации на проведение исследовательских работ; перечень работ, исполнителей, сроков, затрат; проект технологии (алгоритм) исследования (перечень методов исследования); проект обеспечения информационной безопасности исследования (защита от утечки нежелательной информации до утверждения результатов работы руководством исследуемой организации); перечень ожидаемых результатов; калькуляция общих затрат на исследование. Методика проведения исследования, план проведения исследования являются плановыми, организационными и одновременно финансовыми документами, поэтому они должны быть утверждены руководством. Сбор данных в ходе исследования может осуществляться по следующим направлениям: изучение результатов финансово-хозяйственной деятельности; изучение документированных и недокументированных сообщений (документов, правил ведения бизнеса, данных); собеседования со специалистами исследуемой организации; изучение опыта развития и управления родственных организаций. Известны следующие формы проведения исследования СУ: привлечение консалтинговых организаций; индивидуальные и коллективные исследования по договору; исследования, проводимые собственными силами организации самостоятельно или с привлечением некоторых специалистов извне; исследования, проводимые специализированным подразделением организации в рамках подсистемы саморазвития, или внутрифирменный управленческий аудит. После завершения программы исследования должны быть разработаны управленческие решения по внедрению результатов исследования, если это не являлось целью исследования. Эти решения могут иметь следующий вид: приказ; программа изменений; план действий или план нововведений. Подробнее это будет рассмотрено в теме 4. Таким образом, планирование и организация процесса исследования – крайне важный цикл действий, и во многом эффективность исследования зависит от качественного их выполнения. |
36. Все модели можно разбить на два больших класса: предметные (материальные) и знаковые (информационные).
Для проектирования ИС используют информационные модели, представляющие объекты и процессы в форме рисунков, схем, чертежей, таблиц, формул, текстов и т.п.
Информационная модель – это модель объекта, процесса или явления, в которой представлены информационные аспекты моделируемого объекта, процесса или явления.
Она является основой разработки моделей ИС.
Для создания описательных текстовых информационных моделей обычно используют естественные языки.
Наряду с естественными языками (русский, английский и т.д.) разработаны и используются формальные языки: системы счисления, алгебра высказываний, языки программирования и др.
Основное отличие формальных языков от естественных состоит в наличие у формальных языков не только жёстко зафиксированного алфавита, но и строгих правил грамматики и синтаксиса.
С помощью формальных языков строят информационные модели определённого типа – формально-логические модели.
При изучении нового объекта сначала обычно строится его описательная модель, затем она формализуется, те есть выражается с использованием математических формул, геометрических объектов и т.д.
Процесс построения информационных моделей с помощью формальных языков называют формализацией.
Модели, построенные с использованием математических понятий и формул, называют математическими моделями.
Основные виды моделей, типа “каскад” (“водопад”), “водоворот” и “спираль” описаны во второй главе. Возвращение к их рассмотрению связано с особенностями использования этих моделей в процессе разработки ИС.
Каскадная модель ИС состоит из последовательно выполняемых этапов. Каждый этап полностью заканчивается до того, как начнется следующий. Этапы не перекрываются во времени: следующий этап не начинается до тех пор, пока не завершится предыдущий. Возврат к предыдущим этапам не предусмотрен или всячески ограничен. Исправление ошибок происходит лишь на стадии тестирования. Результат появляется только в конце разработки ИС. Критерием появления результата является отсутствие ошибок и точное соответствие полученной ИС первоначальной её спецификации.
Для этой модели характерна автоматизация отдельных несвязанных задач, не требующая выполнения информационной интеграции и совместимости, программного, технического и организационного сопряжения. В рамках решения отдельных задач каскадная модель по срокам разработки и надёжности оправдывала себя. Применение каскадной модели к большим и сложным проектам вследствие большой длительности процесса проектирования и изменчивости требований за это время приводит к их практической нереализуемости.
Поэтапная (итерационная) модель с промежуточным контролем Эта модель известна как итерационная модель или “водоворот”. В ней, так же, как и в модели “водопад” используется последовательность расположения этапов создания ИС. Но каждый следующий этап имеет обратную связь с предыдущими этапами. Исправление ошибок происходит на каждом из этапов, сразу при выявлении проблемы – промежуточный контроль. Следующий этап не начинается, пока не завершится предыдущий. При первом проходе по модели сверху вниз, как только обнаружена ошибка, осуществляется возврат к предыдущим этапам (снизу вверх), вызвавшим ошибку. Этапы оказываются растянутыми во времени. Результат появляется только в конце разработки ИС, как и в модели “водопад”.
Спиральная модель В этой модели результат появляется фактически на каждом витке спирали. Этот промежуточный результат анализируется, и выявленные недостатки ИС побуждают проведение следующего витка спирали. Таким образом последовательно конкретизируются детали проекта и в итоге выбирается и доводится до реализации обоснованный вариант. Спираль завершается тогда, когда клиент и разработчик приходят к согласию относительно полученного результата.
Модель состоит из последовательно расположенных этапов (как и “водопад”) в пределах одного витка спирали. Внутри витка спирали этапы не имеют обратной связи. Анализ результата осуществляется в конце витка и инициирует новый виток спирали. Исправление ошибок происходит при тестировании на каждом витке спирали. Ошибки, которые не могут быть исправлены и требуют более глубоких структурных изменений, инициируют новый виток спирали. Этапы могут перекрываться во времени в пределах одного витка спирали. Результат появляется в конце каждого витка спирали и подвергается подробному анализу. При переходе от витка к витку происходит накопление и повторное использование программных средств, моделей и прототипов. Процесс ориентирован на развитие и модификацию ИС в процессе её проектирования, на анализ рисков и издержек во время проектирования.
Основная особенность данного метода состоит в концентрации сложности на начальных этапах разработки ИС (анализ, проектирование). Сложность и трудоёмкость последующих этапов в пределах одного витка спирали относительно невысокие. При этом методе предлагается способ снижения затрат в целом при разработке ИС (и любого иного ПО) за счёт предотвращения потенциальных ошибок на этапах её анализа и проектирования. При этом используется подход к организации проектирования ИС “сверху-вниз”, когда сначала определяется состав функциональных подсистем, а затем постановка отдельных задач.
Процессы моделирования всё чаще осуществляются с использованием специальных компьютерных программных средств, позволяющих автоматизировать эту деятельность.
37.
Основные источники и методы оценки эффективности исследования системы управления |
Исследование системы управления, ее элементов и компонентов, как правило, завершается разработкой проекта реорганизации, плана мер или изменений (разд. 8.1). Редко такие действия не требуют финансовых вложений, поэтому принятию решения о реализации предложений предшествует оценка их эффективности, методика которой может быть сформулирована в экономическом разделе методики проведения исследования (разд. 3.5). При рассмотрении эффективности сформулированных по итогам проведенного исследования предложений надо исходить из того, что конкретный экономический эффект может быть определен при разработке конкретного проекта. Основными источниками экономической эффективности такой разработки могут быть: затраты на управление – возрастание экономичности управления, поддаются прямому счету; экономичность управления – может быть оценена количественно; синергетический эффект, обусловленный ростом эффективности функционирования системы управления, а также ростом инициативы персонала – может быть оценен экспертным путем. Измерение экономичности предлагается проводить на основе прямого измерения экономии расходов на управление. Это становится вполне очевидным после сопоставления масштаба управляемости и нормы управляемости на высшем уровне управленческих пирамид на примере организационных структур, приведенных в прил. 3…19. Очевидно, что реструктуризация целесообразна там, где масштаб управляемости превышает ее норму. Следующим показателем может быть коэффициент экономичности аппарата управления, который характеризует степень соответствия сложившейся в организации структуры и численности аппарата управления нормативным требованиям, а также нормативам численности работников управления2[75]:
где Пн – нормативное количество структурных подразделений. За нормативное количество подразделений может быть принято количество подразделений в организационной структуре, построенной по пятизвенному и пятиуровневому принципу, равное 25; Поф – общее фактическое количество структурных подразделений; Чн – нормативная численность работников, человек, которая может быть подсчитана как средняя сложившаяся численность персонала в одном подразделении, умноженная на 25 подразделений; Чф – фактическая численность работников (при Чф < Чн их отношение принимается равным 1). Прогнозирование и планирование расходов на управление может осуществляться на основе соблюдения следующего принципа: обеспечение опережающего роста параметров эффективности функционирования экономики в пределах территории по сравнению с ростом затрат на управление в аппарате управления. Синергетический эффект порождается системой управления, которая обладает следующими характеристиками: результативность, адаптивность, управляемость, устойчивость и эффективность. В табл. 7.5 представлены ключевые индикаторы, которые позволяют отслеживать состояние этих характеристик. Оценка эффективности может быть выполнена на основе типовой методики оценки эффективности проекта. В самом общем виде экономическая оценка выполняется в три известных этапа. Первый этап или подготовительный, для технико-экономических расчетов, основанный на прогнозе: объемов инвестиций; источников финансирования; объемов результирующих данных (прибыль, добавленная стоимость, численность промышленно-производственного персонала, административно-управленческого персонала, фонд оплаты труда и др.); объемов затрат на управление; объемов потерь в управлении. Второй этап – определение системы расчетных показателей на основе информации, полученной на первом этапе, построение вспомогательных таблиц, выполнение необходимых расчетов и оформление их результатов. Третий этап – определение результирующих показателей, в наибольшей степени отражающих сущность и эффективность предлагаемых изменений в системе управления, ее элементах и компонентах, сопоставление с ключевыми критериями эффективности, представленными в табл. 7.2.
|
|
,
(21)