7.3. Детальное оформление поступления и выдачи наличных денег

Приходные кассовые ордера, квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко, ясно, чернилами, шариковой ручкой или на машине. Никакие подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указываются основания их составления, перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или их заменяющих документов кассир обязан проверить наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, руководителя или лиц, на это уполномоченных, правильность оформления документов, наличие перечисленных в документе приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы (чеки, счета) погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных или расчетно-платежных ведомостях на оплату труда регистрируются после выдачи. Приходные и расходные кассовые документы регистрируются раздельно.

При приеме денежных билетов и монет кассиры обязаны руководствоваться установленными ЦБ РФ признаками и правилами определения платежеспособности банковских билетов и монет Банка России. Прием наличных денег в кассу производится по приходно-кассовым ордерам (форма № КО-1).

Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером и кассиром. О приеме денег в кассу лицу, вносящему деньги выдается квитанция. Приходные кассовый ордер и квитанции к нему заполняется четко ясно шариковой ручкой, никакие подчистки и исправления не допускаются. Прием денег осуществляется в день составления приходного кассового ордера.

Выдача наличных денег из кассы производиться по разным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам. К ним относятся:

• Платежные ведомости

• Расчетно-платежные ведомости

• Заявление на выдачу денег

• Счета

С наложением на этих документах штампа реквизитами расходного кассового ордера. Типовая форма расходного кассового ордера № КО-2. Расходный кассовый ордер должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером и кассиром.

Если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная подпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование, номер документа, кем и когда он выдан. Получатель расписывается в получении денег. Расписка делается получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы (рубли – прописью, копейки – цифрами).

При получении денег по платежной или расчетно-платежной ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расчетному кассовому ордеру, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Если выдача денег производится по доверенности, то в тексте ордера после ФИО получателя денег бухгалтер указывает ФИО лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости перед распиской в получении кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.

Оплата труда, выдача пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расчетного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями главного бухгалтера и руководителя.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1. В платежной, расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано».

2. Составить реестр депонированных сумм.

3. В конце платежной, расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных суммах и подлежащих депонированию суммах. Сверить данные суммы с общим итогом платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

4. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма.

5. На ведомости ставится штамп «Расчетный кассовый ордер №..», затем бухгалтер производит сверку отметок, сделанных кассиром в платежных, расчетно-платежных ведомостях, подсчитывает депонированные и фактически выданные суммы.

6. Депонированные суммы сдаются в банк, на них оформляется расчетный кассовый ордер.