1. Информационные технологии

   1. Понятие информационной технологии

   2. Цель информационных технологий

   3. Этапы развития информационных технологий

   4. Классификация информационных технологий

   5. Инструментарий и составляющие информационной технологии

В переводе с греческого технология (techne) означает искусство, мастерство, умение. В настоящее время технология определяется как комплекс научных и инженерных знаний, реализованный в приёмах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определённым требованиям.

Информация является одним из важнейших ресурсов общества, наряду с такими традиционными материальными ресурсами, как нефть, газ, полезные ископаемые и многие другие. По аналогии с процессами переработки материальных ресурсов переработка информации также является технологией.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО информационная технология – это комплекс взаимосвязанных научных, технологических и инженерных дисциплин, которые занимаются изучением эффективности труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные и культурные проблемы.

Цель информационной технологии – производство информации для её анализа человеком и принятия на основе этого анализа решения на выполнение какого-либо действия.

Выделяют глобальную, базовую и конкретную информационные технологии.

Глобальная информационная технология включает модели методы и средства, формализующие и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.

Базовая информационная технология предназначена для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.).

Конкретные информационные технологии реализуют обработку данных при решении функциональных задач пользователей (например, задачи учета, планирования, анализа).

Информационные технологии находятся в постоянном развитии и совершенствовании. Этому способствуют появление новых технических средств, разработка новых концепции, методов организации данных, их передачи, хранения и обработки и т.д. В зависимости от признака деления выделяют несколько этапов в развитии информационных технологий:

• По признаку – вид задач и процессов обработки информации – выделяются два этапа:

1-й этап (60–70-е гг.) – обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека.

2-й этап (с 80-х гг.) – создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.

• По признаку - проблемы, стоящие на пути информатизации общества выделяются четыре этапа:

1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.

3-й этап (с начала 80-х гг.) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4-й этап (с начала 90-х гг.) создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Проблемы того этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются: выработка соглашений и установление стандартов, протоколов компьютерной связи; организация доступа к стратегической информации; организация защиты и безопасности информации.

• По признаку - преимущество, которое приносит компьютерная технология выделяются три этапа:

1-й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами.

2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений.

3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

• По признаку - виды инструментария технологии - выделяются пять этапов:

1-й этап (до второй половины XIX в.) - "ручная" информационная технология, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш.

2-й этап (с конца XIX в.) - "механическая" технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта.

3-й этап (40 - 60-е гг. XX в.) - "электрическая" технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

4-й этап (с начала 70-х гг.) - "электронная" технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов.

5-й этап (с середины 80-х гг.) - "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на персональном компьютере и используют телекоммуникации.

В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

Инструментарий и составляющие информационной технологии

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств (оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.д.)

Техническими средствами производства информации (переработки первичной информации в информацию нового качества) являются аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. Инструментарий информационной технологии – это один или несколько программных продуктов для определённого типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь цель, поставленную пользователем.

В качестве инструментария используют: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

Технологические понятия: технологический процесс, технологическая операция, норма и норматив и т.п., используемые в производственной сфере такие могут применяться и в информационной технологии.

Освоение и дальнейшее использование информационной технологии сводятся к овладению набором необходимых операций, число которых ограниченно. Из ограниченного числа данного набора операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые и определяют тот или иной технологический этап, совокупность которых и образует технологический процесс или технологию. Он может состоять только из действий, начинаясь с любого уровня, не включая при этом в свой состав, например, этапы или операции. Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться разные программные среды.

Как и любая другая технология, информационная технология, должна отвечать следующим требованиям:

• Обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы, операции или действия;

• Использовать весь набор инструментов для достижения поставленной цели;

• Иметь регулярный характер. Действия, операции или этапы технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит в дальнейшем более эффективно осуществлять целенаправленное управление технологическими процессами.

2. Классификация информационных технологий по сферам применения

   1. Информационные технологии в экономико-управленческой деятельности

   2. Автоматизация документооборота и делопроизводства на предприятии

   3. Информационные технологии в сфере кадрового учета

   4. Реинжиниринг бизнес-процессов

   5. Информационные технологии в работе юридических служб, бухгалтеров и руководителей различного уровня

   6. Информационные технологии в сфере управления предприятием

   7. Информационные технологии в образовании

   8. Информационные технологии в социально-культурной сфере

   9. Геоинформационные системы

В зависимости от сферы применения выделяют следующие классы информационных технологий и систем.

ИТ в экономико-управленческой деятельности выполняют задачи бухгалтерского учета, страховой, банковской, налоговой, аудиторской и другой деятельности.

Бухгалтерская информационная система создается для получения и систематизации информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятия. Любая бухгалтерская ИС обладает функциями сбора и регистрации хозяйственной информации, ее накопления и хранения и формирования отчетной бухгалтерской документации.

В банковской деятельности информационные технологии выполняют поддерживающую и развивающую функции — начиная с автоматизации простейших банковских операций (транзакций) до моделирования самого банка и его бизнес-процессов с последующим их совершенствованием (реинжинирингом). В зависимости от выполняемых операций банковские информационные технологии подразделяются на три уровня:

• верхний уровень — модули и подсистемы, выполняющие ввод и первичную обработку информации, а также обеспечивающие взаимодействие банка с клиентами.

• средний уровень — функциональные модули внутрибанковской деятельности.

• нижний уровень — так называемое бухгалтерское ядро, т.е. модули и подсистемы, выполняющие основные функции бухгалтерского учета.

Внутри каждого из этих уровней выделяются обеспечивающие и функциональные подсистемы. Обеспечивающие подсистемы организуют связь и коммуникации, защиту информации и т. п. Функциональные подсистемы отвечают непосредственно за бизнес-процессы банка и задачи, непосредственно касающиеся банковской деятельности.

В сфере страхования автоматизации, прежде всего, подвергаются процессы непосредственного взаимодействия страхователя с клиентом (заключение и расторжение договора страхования, расчет тарифных и резервных ставок и т. п.), выявление потенциальных рисков по каждой сделке

В сфере маркетинга автоматизированная система маркетинга включает в себя подсистемы, предназначенные для обеспечения принятия маркетинговых решений высшим руководством фирмы и проведения маркетинговых исследований.

Примером систем, автоматизирующих и оптимизирующих маркетинговую деятельность на предприятии, являются CRM-системы (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами), позволяющие собирать, хранить и анализировать информацию о клиентах для наиболее полного удовлетворения их потребностей, что, в свою очередь, ведет к повышению лояльности клиентов и увеличению числа повторных продаж. В программе обычно хранится полная история взаимоотношений с каждым клиентом (история заказов, переговоров, встреч и т. п.). При ее использовании автоматизируются рутинные операции работы менеджеров (электронная рассылка, генерация стандартных документов, подготовка отчетов); кроме того, CRM-системы позволяют фиксировать источник появления клиента и причины выбора им поставщика — на основе этих данных можно анализировать эффективность маркетинговой политики фирмы. С помощью программы такого класса менеджер может эффективно управлять ведомыми им проектами. Каждый проект делится на ряд стадий, для каждой из которых в свою очередь определяются задачи, отображаемые на различных видах сетевых графиков.

CRM-системы позволяют оперативно генерировать отчет с любым срезом данных, в том числе и плановые объемы продаж по каждому менеджеру. Для каждого клиента в системе фиксируются планы по закупкам на будущие месяцы. С помощью системы руководитель предприятия может давать задания подчиненным и контролировать ход их выполнения.

В сфере управления инвестициями разработаны и применяются специальные программные комплексы, позволяющие рассчитывать инвестиционный проект финансово-хозяйственной деятельности предприятия и разрабатывать финансовый раздел бизнес-плана предприятия.

Традиционная коммерция в отношениях между торговыми организациями и покупателями широко использует средства сети Интернет для автоматизации управления товародвижением и мониторинга рынка. Предпринимательские структуры, использующие средства Интернет, получают прямой выход на новые рынки сбыта, возможность наращивания сбытовых сетей.

Система автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии позволяет интегрировать технологии делопроизводства организации в единый процесс, обеспечить совместное скоординированное использование автоматизированных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, представленной в любом виде (текстовом, графическом, аудио, видео).

В настоящее время в организациях используются следующие виды систем, ориентированных на делопроизводство:

• система обработки изображений документов, предназначенная для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов документов;

• система оптического распознавания символов, переводящая бумажные документы в электронную форму в виде текстового файла;

• система управления документами, выполняющая функции автоматического индексирования, поиска, организацией доступа, контроля версий и защиты документов;

• система автоматизации коллективной работы с документами, включающая в себя рассылку, маршрутизацию, репликацию и совместное использование документов;

• система автоматизации деловых процедур, предназначенная для создания сложных прикладных подсистем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов организации.

В сфере кадрового учета распространены системы, представляющие собой базы данных со встроенными средствами поиска, позволяющие специалисту отдела кадров вести полный учет всех сотрудников предприятия, анализировать эффективность деятельности каждого из них и выбирать наиболее подходящих кандидатов для собеседования или приема на вакантную должность на основе присланных резюме.

Реинжиниринг бизнес-процессов т.е. радикальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов организации с целью значительного улучшения наиболее важных показателей его деятельности. Системы, (BPWin или Rational Rose), ориентированные на проведение реинжиниринга охватывают:

• стратегическое планирование, т. е. выяснение предназначения предприятия, его целей и задач, показателей эффективности;

• описание бизнес-архитектуры организации (выявление основных деловых процессов, взаимосвязей, возникающих между структурными подразделениями и сотрудниками в процессе их выполнения);

• функциональное моделирование деловых процессов.

В работе юридических служб, а также бухгалтеров и руководителей различного уровня широко используются справочно-правовые системы, поскольку для принятия корректных решений необходимо опираться на актуальную информацию об изменениях законодательства и новые редакции нормативных актов. Такие системы содержат постоянно пополняемый и обновляемый свод нормативных актов федерального и регионального уровня, комментарии к ним, справочную информацию экономического характера, формы документов, а также позволяют осуществлять нескольких видов поиска документов или конкретных сведений (в том числе, поиск по реквизитам документа, по запросу, поиск с помощью фильтрации и т. д.), установку закладок в тексте документов и т.д.

В сфере управления предприятием все большее распространение получают системы комплексной автоматизации предприятия, включающие в себя подсистемы учета, анализа и планирования производства, сбыта, планирования и финансирования — бюджетирование и привязку необходимых ресурсов ко всем видам бизнес-процессов предприятия, а также анализ отчетности.

В образовательной деятельности применяется целый спектр информационных технологий, отвечающих за управление деятельностью всех подразделений образовательного учреждения, организацию учебного процесса, удовлетворение информационных потребностей внутренних и внешних пользователей, изучение конкретных дисциплин при очной и дистанционной формах организации обучения, организацию научно-исследовательских работ и т. д.

Все это позволяет не только применять новейшие разработки в области представления методических материалов и проверки знаний, но и организовывать учебный процесс на современном уровне.

Структуры, работающие в области социально-культурной деятельности, такие, как музеи, издательства, центры развлечений и отдыха, бюро туристических услуг и т. п., используют ряд информационных технологий [6]. Особенной популярностью пользуются, в частности, информационные и телекоммуникационные системы, мультимедиа-технологии, а также системы управления деятельностью учреждений культуры, основанные на использовании web-технологий и ресурсов сети Интернет:

• средства оперативной коммуникации и координации деятельности (электронная почта, электронные доски объявлений, списки рассылки, новостные разделы сайтов);

• распределенные ресурсы и средства доступа к ним, инструментарий поиска ресурсов и партнеров, стандартные и специализированные программные средства (базы данных, Интернет-порталы, терминалы компьютерных сетей);

• формы обратной связи и организации сотрудничества (форумы, электронные опросы, гостевые книги, телеконференции).

В процесс создания таких информационных технологий и систем, помимо профессиональных разработчиков, вовлечены группы специалистов в предметной области, для которой создается то или иное решение:

• "предметник" (искусствовед, художник, историк, представитель шоу-бизнеса и т. п.), имеющий непосредственное отношение к предметной области и тематике разработки;

• литературный и технический редактор (при необходимости также видео- и музыкальный редактор);

• независимый эксперт.

Каждый из специалистов гуманитарного профиля должен владеть информационными технологиями на уровне пользователя, и все участники проекта обязательно должны иметь представление об общей концепции формируемого продукта, а также об общепринятых нормах среды, для которой он создается.

Применение ИТ в области социально-культурной сферы позволяет не только автоматизировать рутинные операции в управлении учреждением, но и повысить качество предоставляемых услуг и организовать обратную связь с посетителями или клиентами за счет средств мультимедиа и Интернет-технологий.

В условиях усложнения современной медицины возникла необходимость интеграции ИТ для автоматизации медицинского обслуживания. Учреждения здравоохранения нуждаются в системах, помогающих в организации управления ресурсами медицинского учреждения, диагностике заболеваний, выборе лечебных препаратов, контроле состояния пациентов, сборе медицинской статистики, расчете расходов на лечение, заполнении документов и т. д.

Геоинформационные системы собирают и обрабатывают информацию из спутниковых изображений, а также получают ее в результате дистанционного зондирования и других операций сбора параметров ландшафта и конкретных объектов. Результатная информация в таких системах обычно выглядит как набор слоев, каждый из которых представляет определенный тип географического объекта. Эти системы используются чаще всего для геодемографического, компьютерного картографирования, разработки автоматизированных шаблонов различных типов карт местности, для коммунальных служб, прогнозов погоды и т. п.

В зависимости от вида обрабатываемой информации любые информационные технологии могут быть ориентированы:

• на обработку данных (например, системы управления базами данных, электронные таблицы, алгоритмические языки, системы программирования и т. д.);

• на обработку текстовой информации (например, текстовые процессоры, гипертекстовые системы и т. д.)

• на обработку графики (например, средства для работы с растровой графикой, средства для работы с векторной графикой)

• на обработку анимации, видеоизображения, звука (инструментарий для создания мультимедийных приложений);

• на обработку знаний (экспертные системы) и т. д.

Современные информационные технологии могут образовывать интегрированные системы, включающие обработку различных видов информации.

Автоматизированные системы документооборота

1. Понятие документооборота

2. Виды документооборота

3. Юридическая сила электронного документа

4. Электронный обмен неюридическими документами

5. Дублирующий обмен юридическими документами

6. Документооборот на базе электронной почты

7. Системы автоматизированного документооборота

8. Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Документооборот - это движение документов фирмы с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Бумажный документооборот	Бумажный документооборот с использованием автономных ПК	Смешанный документооборот	Безбумажный документооборот

Рис.2.1 Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Основным средством подготовки документов является пишущая машинка. Регистрация бумажных документов проводилась в большие журналы. По истечении определенного срока журналы сдавались в архив.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. На данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана ниже:

1.Подготовка документа в электронном виде

2 .Регистрация и вывод документа на печать

3.Согласование документа в б умажном виде

4.Рассылка исполнителям в электронном виде

Рис. 2.2 Смешанный документооборот

Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Достоинства электронного (безбумажного) документооборота:

• простота внесения изменений в документ;

• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

• возможность использовать заранее заготовленные формы;

• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

• экономия бумаги;

• более высокая компактность архивов;

• более простой контроль информационных потоков;

• большая скорость поиска и извлечения информации;

• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.)., а также сократить время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис.2.3 Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств, поэтому на сегодня в России можно встретить все виды документооборота

Причиной сложившейся ситуации является необходимость бумажных документов для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Кроме того бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты является основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представляет юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Электронный обмен неюридическими документами

Типичный пример полностью безбумажного документооборота - газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде

Рис.2.4 Безбумажный обмен неюридическими документами

Все начинается с написания автором статьи (пункт 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает ее редактору, который часто тоже работает в своем домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства.

Редактор (пункт 2), используя возможности Word по внесению правок (Track Changes), делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1-2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью.

• название журнала

• номер журнала

• название рубрики публикации

• название статьи

• автор

• редактор

• аннотация

• ключевые слова

Редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (пункт 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ - таблицу в Excel, в которую заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах.

Главный редактор (пункт 4) просматривает статью и в случае утверждения передает ее в дальнейшую работу на этап литредактирования (пункт 5).

После литредактирования статья поступает на верстку (пункт 6).

Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу верстки. В качестве программы верстки может использоваться QuarkXPress, MS Publisher или PageMaker. Затем макет отправляется на сервер типографии (пункт 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии.

Одновременно статья отправляется редактору Web-сайта (пункт 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа MS FrontPage или Macromedia Dreamweaver. Следует отметить, что Web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера хостинга (пункт 9).

В том случае если на этапе верстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в Web только после того, как будет распродан тираж.

Дублирующий обмен юридическими документами

При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы.

Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать над реализацией совместного проекта, а параллельно подписанный одной из сторон договор отправляется почтой или с курьером.

Внедрение безбумажного документооборота позволяет оперативно обмениваться информацией с партнерами и клиентами, однако возросшая оперативность передачи информации требует внедрения специальных служб электронной безопасности, контролирующих утечку информации.

В передаче электронных документов могут участвовать посредники (информационные провайдеры - провайдеры услуг по передаче данных в Интернет).

Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопроса о его правах и обязанностях, ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, скорее всего, не скоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, а также обеспечить безопасность электронных коммуникаций.

Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами и отсканированные образцы исходных документов. Электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

Системы автоматизированного документооборота

На крупном предприятии требуется специальное программное обеспечение, предназначенное для хранения и классификации документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ и быстрее находить необходимые документы.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота (САДД), которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Рис.2.5 Схема САДД

На рабочем месте разработчика документа в интерфейс редактора текстов MS Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается MS Word.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота

На рынке представлен достаточно широкий спектр систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий вариант: только для автоматизации функций делопроизводства или же для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки".

Коробочное решение - это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Продукт опробован многими заказчиками, учитывает их пожелания и замечания, имеет подробную документацию, список типовых ошибок и умеренную цену. (Гран-Док, ДЕЛО, Евфрат-документооборот).

Конструктор состоит из различных модулей, настраивается под нужды организации, более полно учитывая специфические требования заказчика. Установка и настройка такой системы почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. Проект по внедрению и сопровождению подобной системы является более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.(Landocs, БОСС-Референт, Золушка).

Основные возможности программных технологий СПС (на примере систем КонсулътантПлюс)