3. Етапи складання генерального (зведеного) бюджету

Процес бюджетування зазвичай охоплює такі основні стадії:

• Доведення основних напрямів політики компанії до осіб, котрі відповідають за підготовку бюджетів.

• Визначення обмежувальних чинників.

• Підготовка бюджету продажу.

• Попереднє складання бюджетів.

• Обговорення бюджетів із вищим керівництвом.

• Координація й аналіз обговорених бюджетів.

• Затвердження бюджетів.

Оскільки річний бюджет є частиною довгострокового бюджету і відображає певний етап на шляху досягнення стратегічної мети, насамперед необхідно поін­формувати всіх зацікавлених осіб про політику компанії на бюджетний період.

Тому першим етапом бюджетування є доведення інформації щодо політики компанії вищим керівництвом до керівників підрозділів та інших осіб, що безпо­середньо беруть участь у підготовці бюджетів.

Ця інформація звичайно стосується обсягу й асортименту продукції, цінової політики, ринків збуту тощо.

З огляду на те, що можливості виробництва і реалізації продукції найчастіше обмежені попитом, потужністю або іншими чинниками, до початку розробки бюджетів треба визначити і врахувати ці обмежувальні чинники.

Підготовка зведеного бюджету вимагає зусиль і участі представників різних підрозділів підприємства, складання численних розрахунків і обґрунтувань, уза­гальнення та узгодження різних показників.

Через це в багатьох дуже великих компаніях для координації роботи зі скла­дання зведеного бюджету призначають директора з бюджету та створюють бюд­жетний комітет.

Директором з бюджету звичайно є фінансовий директор або контролер ком­панії. Головним завданням директора з бюджету є конкретизація процедур бюджетування та доведення їх до виконавців. З цією метою він звичайно розробляє керівництво з бюджетування.

Керівництво з бюджетування (Budget Manual) — це документ, що визначає склад інформації, необхідної для складання бюджетів, осіб, відповідальних за збирання, узагальнення та передання цієї інформації, а також терміни виконан­ня відповідних бюджетних процедур.

Бюджетний комітет (Budget Committee) — робочий орган, який забезпечує розробку й узгодження бюджетів.

До складу цього комітету звичайно входять представники вищого керівницт­ва (виконавчий директор, віце-президент тощо), виробничих підрозділів, відділів постачання і збуту, бухгалтерії та інших.

Найпоширенішими методами складання бюджетів є: бюджетування через при­рощення і бюджетування "з нуля".

Бюджетування через прирощення (Incremental Budgeting) — складання бюдже­тів на підставі фактичних результатів, досягнутих у попередньому періоді.

За такого підходу фактичні показники попереднього періоду коригують з ура­хуванням цінової та податкової політики держави та інших чинників.

Перевагою такого методу є простота, оскільки він не потребує значних ви­трат на розрахунки.

Завдяки цьому бюджетування через прирощення набуло значного практич­ного поширення. Але цей метод має суттєву ваду. Насамперед, у процесі бюдже­тування не аналізують ефективність витрат, а досягнуті результати автоматично переносять на наступний період.

У некомерційних організаціях такий підхід може призвести до того, що бюд­жетним центрам, які мають перевищення бюджету, можуть у наступному періоді надати додаткові ресурси, а підрозділам, які забезпечили економію коштів, нав­паки, скоротять асигнування.

Бюджетування "з нуля" (Zero Base Budgeting) — це метод бюджетування, за якого менеджери щоразу мають обґрунтовувати заплановані витрати так, ніби діяльність здійснюється вперше.

Бюджетування "з нуля" вимагає від кожного бюджетного центру детального аналізу діяльності для виявлення неефективних операцій і вибору найвигідніших напрямів використання ресурсів.

На відміну від бюджетування через прирощення, цей метод дає змогу вияви­ти проблеми і розв'язати їх на стадії планування. Водночас бюджетування "з нуля" — дорожчий підхід, оскільки потребує значних витрат часу та коштів.

Бюджет продажу (Sales Budget) — операційний бюджет, що містить інформа­цію про запланований обсяг продажу, ціну й очікуваний дохід від продажу кож­ного виду продукції (товарів, послуг).

Бюджет виробництва (Production Budget) — виробнича програма, що визначає заплановані но­менклатуру та обсяг виробництва продукції в бюджетному періоді.

Обсяг виробництва випливає з бюджету продажу з урахуванням запланова­них запасів готової продукції.

Бюджет придбання матеріалів (Material Purchases Budget) — плановий документ, який містить розрахунок кількості матеріалів, що їх необхідно придбати в бюджетному періоді.

Бюджет прямих витрат на оплату праці (Direct Labor Budget) — плановий документ, в якому відображено витрати на оплату праці, необхідні для виробництва товарів або послуг у бюджетному періоді.

Бюджет виробничих накладних (загальновиробничих) витрат (Manufacturing Overheads Budget) — плановий документ, що відображає накладні витрати пов’язані з виробництвом продукції у бюджетному періоді.

Бюджет собівартості виготовленої продукції (Cost of Goods Manufactured Budget) — плановий до­кумент, в якому наведено розрахунок собівартості продукції, що її передбачається виготовити у бюд­жетному періоді.

Бюджетну собівартість виготовленої продукції визначають на підставі бюд­жетів використання прямих матеріалів, прямих витрат на оплату праці та ви­робничих накладних витрат з урахуванням запланованих залишків незаверше­ного виробництва.

Бюджет адміністративних витрат (Administrative Expense Budget) — плановий документ, що відображає очікувані витрати на управління та обслуговування підприємства загалом.

Бюджет витрат на збут (Selling Expense Budget) — пла­новий документ, у якому наведено постійні та змінні витрати, пов'язані зі збутом продукції у бюджетному періоді.

Бюджетний звіт про фінансові результати (Budgeted Income Statement) — проформа фінансової звітності, складена до початку звітного періоду, яка відображає фінансовий ре­зультат передбачуваної діяльності.

Бюджетний звіт про фінансові результати складають на підставі бюджетів продажу, собі­вартості реалізованої продукції, витрат на збут, адміністративних витрат та інших операційних витрат.

Бюджет грошових коштів (Cash Budget) — плановий документ, який відображає очікувані платежі та надходження коштів за певний період.

Бюджетний баланс (Budgeted Balance Sheet) — форма фінансової звітності, що містить інформацію про майбутній фінансовий стан підприємства, який очікується в результаті запланованих операцій.

Бюджетний баланс складають на підставі балансу на початок бюджетного року, бюджетів операційних витрат та бюджету грошових коштів.