9. Організаційна структура управління і зміст проекту

З точки зору внутрішнього розподілу праці зміст проекту також впливає на організаційну структуру проекту. Можливі різні способи управління проектами: від вертикального (функціонально-адміністративного) способу до горизонтального ( проектного), а також їх комбінації. До таких організаційних структур відносяться [7]:

• функціональна;

• матрична (слабка матриця, збалансована матриця, сильна матриця);

• проектна.

У табл. 2. розкриваються особливості таких структур.

Таблиця 2

Особливості організаційних структур, орієнтованих на виконання проектів

	Структура організації
	Функціональна	Матрична			Проектна
		Слабка матриця	Збалансована матриця	Сильна матриця
Повноваження керівника проекту	Незначні	Обмежені	Від слабких до середніх	Від середніх до високих	Високі
Частка організаційних ресурсів, задіяних для виконання проекту, %	0	0-25	15-60	50-95	85-100
Зайнятість керівника проекту	Часткова	Часткова	Часткова	Повна	Повна
Звичайні назви керівника проекту	Координатор проекту	Координатор проекту	Керівник проекту	Керівник програми	Керівник програми

Структура класичної функціональної організації показана на рис. 12. Функціональна структура передбачає розподіл організації на сектори, відділи, лабораторії, які займаються вузьким напрямом робіт. Такі структури характерні для крупних академічних і галузевих науково-дослідних інститутів. Важливішою перевагою цієї структури є те, що в одному підрозділі створюються групи висококваліфікованих спеціалістів з близькими напрямами робіт. Виникає творча атмосфера, усувається паралелізм і дублювання робіт.

Рис. 12. Організація функціонального типу

У таких організаціях підрозділи виконують проекти незалежно від інших підрозділів. Узгодження проблем, що виникають, здійснюється через функціональних керівників відповідних підрозділів.

Переваги функціональних організаційних структур:

• стимулює ділову і професіональну спеціалізацію співробітників;

• зменшує дублювання зусиль і підвищує ефективність використання ресурсів;

• покращує координацію у функціональних областях;

• сприяє підвищенню технологічності виконання операцій у функціональних областях;

• співробітники мають чітку перспективу кар’єрного росту і професійного розвитку.

Недоліки функціональних організаційних структур:

• характерна функціональна ізольованість підрозділів;

• підвищується кількість міжфункціональних конфліктів і знижується ефективність досягнення загальних цілей;

• підвищується кількість взаємодій між окремими учасниками горизонтальних процесів і знижується ефективність комунікацій;

• встановлена функціональна технологічність не сприяє вирішенню комплексних проблем;

• при залученні співробітників організації для реалізації проекту знижується мотивація.

Матричні організаційні структури. Для повноцінної горизонтальної інтеграції на вертикальну функціональну структуру накладається горизонтальна проектно-цільова структура, створюючи матричну організаційну структуру.

Матрична організація може приймати найрізноманітніші форми. Матричні організаційні структури звичайно розрізняються за широтою повноважень керівника проекту, за кількістю залучених у проектну діяльність організаційних ресурсів, за існуванням і роллю постійного штату з управління проектом (див. табл. 2.).

Розрізняють організації зі слабкою матрицею, яка більше схожа на функціональну структуру. Проект у цьому випадку матиме тільки одного постійного співробітника - координатора проекту, який здійснює керівництво виконанням проекту через керівників функціональних підрозділів (рис. 13).

Рис. 13. Слабка матрична організація

Збалансована і сильна матричні структури (рис. 14 і 15 відповідно) характеризуються тим, що на відміну від слабкої матриці, керівник проекту має більші повноваження з управління проектом, а у самі проекти залучаються значні ресурси організації. Керівник проекту функціонує на постійній основі і частіше за все має свій власний штат. Діяльність за проектом має явний пріоритет над функціональною.

Рис. 14 Збалансована матрична організація

Рис. 15. Сильна матрична структура

Переваги матричних організаційних структур:

• проект знаходиться у центрі уваги керівника і команди проекту;

• зберігаються всі переваги функціональних структур;

• знижується хвилювання команди проекту щодо кар’єри після закінчення проекту;

• існує можливість гнучкого перетворення організації з функціональною структурою в матричну і навпаки.

Недоліки матричних організаційних структур:

• виникають конфлікти між проектною і функціональною структурами, які створюють проблеми при прийнятті рішень за проектом;

• виникає необхідність координації виконання кількох проектів, наприклад, по таких питаннях, як розподіл обмежених ресурсів;

• виникає проблема розподілу повноважень між керівниками проектів і керівниками функціональних підрозділів;

• порушується принцип єдиного керівництва, що дезорієнтує персонал и викликає конфлікти.

Проектні організаційні структури. Проектна структура формується у випадку, коли вся діяльність організації концентрується на виконання певного проекту або програми як сукупності взаємопов’язаних проектів (рис. 16). При цьому всі інші структурні утворення або відсутні, або мають допоміжне значення (штабні підрозділи, підрозділи обслуговування, комітети та ін.).

Рис. 16. Проектна організаційна структура

Проектні структури звичайно мають чітку границю з «материнською» організацією і взаємодіють з нею на самому високому рівні, або функціонують автономно від структур учасників проекту.

Переваги проектно-цільових організаційних структур:

• проект має цілісну горизонтальну спрямованість, що забезпечується широкими повноваженнями керівника проекту;

• реалізується пряме підлягання співробітників організації керівнику проекту, і таким чином досягається однозначність спрямованості зусиль цих співробітників;

• скорочуються комунікаційні зв’язки від співробітників до керівника проекту і від нього до вищого керівництва «материнської» організації;

• проектна структура має постійний принцип функціонування, і якщо один проект завершується, його ресурси плавно перетікають в інші проекти;

• існує єдність прийняття рішень і віддачі команд;

• досягається простота і гнучкість в управлінні проектом.

Недоліки проектно-цільових організаційних структур:

• виникає дублювання функціональних областей і зниження ефективності використання ресурсів;

• керівник проекту звичайно формує додатковий запас ресурсів, які у більшості випадків не використовуються;

• знижується технологічність у функціональних областях;

• у членів команди виникає стурбованість професіональним життям після завершення проекту;

• у випадку одночасного виконання кількох проектів виникає надлишкова і дуже часто негативна конкуренція.