1.2Информация и организация

Существенные компоненты организации могут рассматриваться с точки зрения рабочего места, культуры, основных фондов или заинтересованных лиц. Для хорошей работы организации эти компоненты должны ориентироваться на одну цель и синхронизироваться друг с другом. Информация - ключевой компонент, который позволяет организации достигать и удерживаться в состоянии единения и гармонии. Объясним детали каждого компонента, изображенного на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 Основные компоненты организации

1.2.1Рабочее место

Организация состоит из людей, которые объединяются для общей цели - чтобы создавать и предлагать продукт или услугу. Например, изготовитель перерабатывает сырье в конечный продукт; банк обеспечивает финансовые услуги; больница предоставляет медицинские услуги. Чтобы достигнуть целей организации, работа делится между людьми в соответствии с их навыками и целями работы, а затем соединяется вместе для общего согласования. Работа включает физическую и умственную деятельность, а в некоторых случаях - слияние обоих. Рассмотрим рабочее место с точки зрения производственных рабочих, имеющих физическую ориентацию и информационных работников, которые имеют умственную ориентацию.

1. Производственные работники. Это рабочие, непосредственно связанные с производством и распределением продуктов или предоставлением услуги. В производящей организации, например, производственные рабочие заняты преобразованием сырья в готовую продукцию. Другие, кто не работает непосредственно с изделиями, но считается производственными рабочими - это операторы челюстных погрузчиков, кладовщики, инспекторы, водители грузовиков, и так далее. Вместе с увеличением степени автоматизации производственного рабочего места, возрастает и их потребность в информации.

2. Информационные работники. Информация - основной компонент их деятельности. Создание, обработка, распределение, интерпретация, и анализ информации - их работа. Они имеют дело с различными типами сообщений, телефонными звонками и записями. Они изучают сообщения, подготавливают сообщения, принимают решения, действуют, поскольку решения были сделаны, организуют собрания или участвуют в них.

Информационных работников можно разделить на три больших категории: (1) основные потребители информации, как например, менеджеры, которые используют информацию для управления, планирования и принятия решений, (2) работники, являющиеся как потребителями так и производителями информации, как например, бухгалтеры и (3) персонал информационной поддержки, как например, секретари, программисты, операторы ЭВМ, специалисты по информационным технологиям, администраторы баз данных и системные аналитики.

1.2.2Культура

Короткое, но емкое определение организации или корпоративной культуры состоит в том, что "это способ создавать ценности". Хороший или плохой, но это социальный клей, который удерживает единство организации или, в некоторых случаях, разрывает ее на части. Это повседневная среда, которую наблюдают и чувствуют те, кто работает в ней. Без ее поддержки, большинство попыток что-то предпринять обречены с самого начала. Культуры некоторых организаций принимают изменения, способствуют новшествам и рискованным проектам. Культуры других - ненавидят изменения и неопределенность и не хотят, чтобы кто-нибудь раскачивал лодку, пробуя неиспытанные идеи. Действительно нездоровой является культура, при которой организация испытывает проблемы, а ее культура не позволяет ей принять помощь. В реальности такие организации болеют и умирают.

Что, следовательно, должна делать организационная культура с ИС? Многие организационные культуры держат оборону из-за обоснованных опасений, связанных с информационными системами. Как результат - культура чувствует необходимость защищать себя. Любое изменение в ИС заставляет людей вести себя иначе, таким образом, который в некотором отношении идет вразрез со сложившимися нормами данной культуры. Практически всегда попытки осуществить такие изменения систем встречают большое сопротивление. Кроме того, новая информационная система может потребовать делиться информацией между группами, и очень может быть, что эти группы не доверяют друг другу. Некоторые могут даже чувствовать, что информация будет использована против них. Кроме того, некоторым менеджерам не нужна система, которая увеличивает их ответственность. Она лишает их возможности сказать - "у меня не было информации и я не мог принять правильное решение."

Разработчики информационных систем не могут значимо влиять на культурные нормы организации, но они могут сделать информационную систему более привлекательной для культуры и таким образом привлечь культуру на свою сторону. Лучший способ этого добиться - вовлечь пользователей системы в ее разработку и этим самым делать систему, которая работает так, как люди хотят, а не заставляет людей работать так, как ей надо. Если разработчики не будут иметь поддержки культуры и коллектива, они встанут перед каменной стеной и самая технологически совершенная информационная система будет отторгнута организацией.