13 Информационные системы в организациях

1Информация в организациях

Информационная система (ИС) предназначена для обработки данных и операций с целью предоставить своим пользователям информацию, необходимую для планирования и управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятия. Что такое информация? Какую роль она играет в организации? Почему организации испытывают потребность в изменении своих ИС? Где и как ИС могут быть использованы на благо организации?

1.1Понятие «информация»

1.1.1Потребность в информации

Инвесторам нужна информация о финансовом состоянии предприятия и его будущей перспективе. Банкирам и поставщикам нужна информация, чтобы оценить доходность и финансовое состояние предприятия прежде, чем делать займы или предоставлять кредит. Государственные учреждения требуют множество отчетов, которые раскрывают финансовую и производственную деятельность для целей налогообложения и регулирования. Профсоюзы интересуются доходами организаций, в которых работают их члены. Очень многие люди связаны с информацией и зависят от нее. Это менеджеры и служащие, которые отвечают за управление и функционирование организации. Их потребности различны – от обслуживания текущих счетов до стратегической информации на уровне корпорации.

Чем сложнее и больше система операций, которые выполняет предприятие, тем сложнее управлять этой системой. В современном мире хозяйственные процессы и связи между ними становятся все более сложными и многие предприятия прибегают к использованию информационных технологий для улучшения не только своего имиджа, но и получения вполне осязаемых выгод.

Производство информации, необходимой для того, чтобы оперировать и управлять всей этой сложностью, постепенно становится вопросом выживания, а не просто чем-то желательным для улучшения эффективности.

В результате все большее распространение в профессии менеджера и бухгалтера получает овладение навыками в ИС, чтобы выполнять следующие задачи:

• Получать и анализировать данные о компании, готовить отчеты и принимать решения. Чтобы выполнять эти функции, используются различные ИС, электронные таблицы, текстовые процессоры, базы данных, пакеты графики, программное обеспечение поддержки решений, экспертные системы, и другие пакеты программ.

• Помогать в разработке и реализации новых ИС, а также в оценке и улучшении существующих.

• Входить в общественные и корпоративные базы данных, чтобы знакомиться с бухгалтерскими или аудиторскими стандартами, налоговыми нормативами, а также находить информацию, нужную для принятия административных решений, например, после анализа продаж, материально-производственных запасов или цен.

• Общаться с другими, используя достижения технологии - электронную почту (E-mail) и электронный обмен данными (electronic data interchange - EDI). Кроме того, находясь в разных местах, многие используют программы для групповой работы, чтобы одновременно работать над совместными проектами.

1.1.2Определение информации

Данные - это факты, которые введены, сохранены и обработаны ИС. Информация - это данные, помещенные в значимый и полезный контекст и сообщенные получателю, который использует их для принятия решения. Данные перерабатываются в информацию так, чтобы те, кто принимает решения, могли это делать лучше. Как правило, чем лучше качество информации, доступной лицам, принимающим решения (ЛПР), тем больше шансов получить надежное решение.

Информирование предполагает процесс передачи и приема сведений или знаний. Информация извещает и уведомляет, удивляет и стимулирует, уменьшает неопределенность, показывает дополнительные возможности, помогает устранить несоответствия или недостатки, воздействует на людей, стимулируя их к действиям.

Информация состоит из данных, изображений, текстов, документов, и голоса, часто переплетающихся, но всегда организованных в общем, значимом контексте. Термин данные будет использоваться далее, чтобы охватить все компоненты информации, но важно помнить, что информация - более чем просто числа. Простая схема, показывающая, как мы будем думать об информации, показана на рисунке 1.1. Обратите внимание, что данные, которые должны обрабатываться, могут быть просто введены, могут быть взяты из хранилища, или получены из обоих источников. Еще одно понятие для запоминания – это цикл информации. Чтобы создать информацию, данные обрабатываются с помощью моделей; получатель, (лицо, принимающее решение - ЛПР) обладая информацией, принимает решение и действует; это приводит к ответным действиям или событиям, которые в свою очередь порождают разнообразные данные, они фиксируются и служат в качестве входа; и цикл начинается сначала.

Рисунок 1.1 Цикл информации