1.5 Товарно-сопроводительные документы

ТСД в зависимости от характеристик подразделяются на следующие виды: количественные, качественные, расчетные, комплексные. Разновидности ТСД определяются назначением конкретных документов. Классификация ТСД :

Количественные ТСД − документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Кроме размерных характеристик (масса, длина, объем и т. п.), в них обязательно содержатся сведения, идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся − наименование, сорт, марка, иногда даются цены.

Количественные ТСД – отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации.

К количественным ТСД, помимо документов, выражающих непосредственное количество товаров, относятся акты об установлении расхождений в количестве товаров и коммерческие акты.

Акты для установления расхождения в количестве товаров составляются в тех случаях, когда фактическое количество товара при приемке не совпадает с количеством, указанным в документах. Чаще такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Обычно это делают в присутствии материально ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а в его отсутствие и при его согласии − эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.

Коммерческий акт составляется при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов железнодорожного транспорта с обязательным присутствием представителей последних.

Качественные ТСД − документы, предназначенные для передачи и хранения информации о качестве товаров (образ­цов, товарных партий, каждого изделия). ТСД содержат не только сведения о качественных характеристиках товаров, их значениях, градациях качества (стандартная, нестандартная, брак, отход), но и о наименованиях товаров, их изготовителях (поставщиках, отпра­вителях), датах выработки (отгрузки), а также другие необходимые сведения.

Качественные ТСД – сертификаты соответствия, качественные удостоверения, протоколы испытаний, акты списания, заявления-декларации, сертификаты – гигиенические, ветеринарные и фитосанитарные.

Качественные документы подразделяются на обязательные и необязательные. К первым относятся сертификаты соответствия по показателям безопасности для товаров, подлежащих обязательной сертификации, и качественные удостоверения, если в стандартах предусмотрено их наличие. Обязательность сертификатов соответ­ствия для указанной группы товаров (продукции) предусматривает­ся Федеральным Законом «О сертификации продукции и услуг», а также Правилами продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров. Так, в п. 4 Правил указано: «На каж­дую партию реализуемых товаров, в том числе зарубежных, торго­вое предприятие обязано иметь сертификат соответствия или его заверенную копию».

Допускается вместо составления сертификата или его копии ставить штамп в товарно-сопроводительных документах с ука­занием наименования продукции, учетного и регистрационного но­мера сертификатов, срока их действия, органа, выдавшего серти­фикат.

В товарно-сопроводительных документах указываются также адрес, телефон и фамилия держателя сертификата-подлинника или первой копии сертификата. ТСД заверяются подписью и печатью изготовителя или поставщика (держателя сертификата-подлинника или первой копии сертификата).

Другие виды сертификатов − гигиенический, ветеринарный-фитосанитарный,. а также сертификаты качества − при доброволь­ной сертификации не являются заменой сертификата соответствия и обязательными ТСД. Лишь гигиенический сертификат может стать обязательным документом для товаров, подлежащих проверке на безопасность, если в сертификате соответствия в графе «Сертификат выдан на основании» не указано его наличие. «Обязательным условием использования и реализации импортной продукции является отметка в сертификате соответствия реквизитов гиги­енического заключения (сертификата) на данный вид продукции, для товаров отечественного производства − реквизитов гигиенического заключения (сертификата) о согласовании с органами госсанэпидслужбы нормативной документации» (письмо Госстандарта, и Госсанэпиднадзора от 9 марта 1995 г. № 01-20/28-11 «О сертифи­кации продукции»).

Сертификат соответствия должен быть составлен на бланке ус­тановленной формы желтого цвета с водяными знаками. Правила его заполнения регламентированы письмом Госстандарта от 30 сен­тября 1994 г. «Правила заполнения бланков сертификата».

Протокол испытаний − документ, содержащий результаты испытаний и другую информацию, относящуюся к испытаниям (МС ИСО/МЭК 22).

При наличии качественных ТСД протокол испытаний не является обязательным документом при реализации товаров, но информация о результатах испытания, действительных значениях показателей качества, несомненно, представляет интерес для изготовителей, продавцов и потребителей. Поэтому при приобретении уникальных и ценных видов продукции есть смысл поинтересоваться у держателей подлинника сертификата о содержании протокола испытаний.

Акты списания − документы, предназначенные для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Обычно такие акты составляются на продукцию, опасную для употребления. Кроме работников торговли в их составлении должны принимать участие представители органов санитарно-эпидемиологичес-кого надзора.

Заявление-декларация − документ, подтверждающий, что изготовитель несет персональную ответственность за соответствие продукции установленным требованиям. Заявление-декларация оформляется на товары, не вошедшие в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации. Кроме того, этот документ служит основанием для выдачи сертификатов соответствия по форме с использованием заявлений-деклараций. Тогда на его основании выдается сертификат, с которым товар поступает в торговлю. В России заявление-декларация составляется редко, хотя в странах Европейского сообщества этот вид ТСД достаточно распространен.

Расчетные ТСД − документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплаты транспортных расходов и других издержек производства товаров и их потребления.

К расчетным ТСД относятся протокол согласования цен, счета, счета-фактуры и иные документы.

Счета в своем содержании имеют информацию о цене и стоимости товара для его оплаты, а также сведения о количестве товаров в упаковке, количестве услуг по транспортировке, пересылке и т.д.

Счет-фактура содержит следующие данные: номер и дату выписки счета-фактуры; наименование и банковские реквизиты грузоотправителя и грузополучателя-плательщика; наименование и другие идентифицирующие сведения о товаре (сорт, торговая марка, количество; цена и стоимость товара, в том числе к оплате получателем; фамилия, имя, отчество лица, отпустившего и принявшего товар).

Расчетным сопроводительным документом является платежное требование, которое выставляется поставщиком в соответствии с договором и направляется покупателю одновременно с накладной.

Комплексные ТСД − документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения.

Комплексные ТСД − накладные: товарно-транспортные, автомобильные, железнодорожные, авиа, коносаменты (при морских перевозках).

Товарно-транспортная накладная (TTН) − первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела: товарный и транспортный.

В товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар, а именно: наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре, в том числе сорт, артикул, количество мест, масса брутто, нетто тары, вид упаковки, цена, сумма.

Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки груза и содержит: информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа; наименование и адрес заказчика; пункты погрузки и разгрузки, а также перевалочные пункты; подробные сведения о грузе; сопроводительные документы, в которых указаны вид упаковки, количество упаковочных мест и т.п.

Железнодорожная накладная (ЖН) − ТСД, оформляемый при отправке товара железнодорожным транспортом. По назначению и содержанию ЖН аналогична товарно-транспортной накладной с незначительными отличиями (например, данные о номере вагона). ЖН заполняется в обязательном порядке при перевозке и осуществлении перевалочных погрузо-разгрузочных работ.

Аналогичные товарно-транспортные накладные оформляются при автомобильных и воздушных перевозках с учетом их особенностей. При перевозках грузов морским и речным транспортом роль накладных выполняют специальные виды ТСД − так называемые коносаменты, удостоверяющие, что соответствующие товары погружены на морские или речные суда в такие-то сроки, в таком-то количестве, состоянии (в соответствии с маркировкой) с доставкой в тот или иной порт назначения.