Вопрос 4

Трудовым кодексом РФ, а также иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, не предусмотрена возможность использования работодателем электронной подписи при оформлении трудовых отношений с работниками, как и не предусмотрено оформления трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним в электронном виде.

Согласно части первой ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, также требует заключения письменного соглашения сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Данные нормы определенно предполагают необходимость проставления собственноручной подписи на документе (трудовом договоре, дополнительном соглашении) как работодателем или его уполномоченным представителем, так и работником. При этом, если соблюдение условий для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи первого может быть обеспечено технически, то обеспечить выполнение таких условий в отношении всех работников организации, на наш взгляд, весьма затруднительно.

Отметим, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, существует и имеет юридическую силу только в электронной форме. Распечатанный на бумаге и заверенный печатью и подписью уполномоченного лица, электронный документ утрачивает признаки электронного документа и становится документом в бумажной форме.

Вопрос 5

Документальное оформление необходимо начать с проверки устава организации на предмет наличия в нем следующего условия: генеральный директор вправе делегировать полномочия, указанные в пункте… устава, заместителям или иным лицам, за исключением тех полномочий, которые прямо отнесены законодательством Российской Федерации к исключительной компетенции единоличного исполнительного органа юридического лица.

На практике случается, что сторонние организации (обслуживающий банк, налоговый орган, внебюджетные фонды и др.) считают неправомерным передачу части полномочий руководителя иным лицам, если такая возможность не закреплена в уставе. С еще большим недоверием сторонние организации воспринимают лиц, работающих не в штате организации, а по гражданско-правовому договору, которым переданы полномочия.

При определении дополнительных полномочий важно четко сформулировать их перечень (объем). Например, право заключать трудовые договоры можно оставить за руководителем, а директору по персоналу предоставить право подписывать «вторичный» приказ о приеме на работу. Соответственно, в уставе и локальных нормативных актах желательно избегать расплывчатых формулировок вроде: «кадровая документация», «документы по личному составу». Тем более не рекомендуется заканчивать перечень дополнительных полномочий словами: «а также иные документы», «совершать другие действия», иначе сложно контролировать, превысил либо нет работник свои полномочия в решении того или иного вопроса. Так, если директору по персоналу предоставлено право только заключать трудовые договоры, то он не вправе подписывать дополнительные соглашения к ним (т. е. вносить изменения в трудовой договор). Тем более директор по персоналу не полномочен прекращать трудовые договоры. Вот почему формулировки, сопровождающие перечень, надо давать предельно точные и максимально полные, нельзя рассуждать так: если директор по персоналу заключает трудовые договоры, значит, он может подписывать и приказы о приеме на работу. Вместе с тем нелогично оставлять за руководителем право заключать трудовые договоры с работниками, а право подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам - за иным лицом.

Определение перечня (объема) полномочий очень важно. Допустим, если директор по персоналу вопреки документам подписал приказ о приеме на работу сотрудника, то это можно квалифицировать как превышение полномочий, а документ, им подписанный, считать недействительным.

Руководитель вправе распределить полномочия по подписанию документов по личному составу между несколькими лицами: допустим, директор по персоналу подписывает приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора), а правом наложения дисциплинарного взыскания будет обладать начальник структурного подразделения. В ряде случаев законодательство РФ «подсказывает», кто может получить дополнительные полномочия и в какой сфере. В качестве примера можно привести порядок распределения полномочий между руководящими сотрудниками в части привлечения к дисциплинарной ответственности работников железнодорожного транспорта (п. 19-21 Положения о дисциплине работников железнодорожного транспорта Российской Федерации, утверждено Постановлением Правительства РФ от 25.08.92 № 621) и работников морского транспорта (п. 18-21 Устава о дисциплине работников морского транспорта, утвержден Постановлением Правительства РФ от 23.05.2000 № 395).

Важно отметить, что руководитель вправе делегировать полномочия по подписанию приказов по личному составу (трудовых договоров) либо конкретному лицу, занимающему определенную должность, либо неопределенному кругу лиц, которые будут занимать эту должность.

Возможно, что руководитель предприятия доверяет только данному сотруднику и именно ему предоставляет дополнительные полномочия, но у лица, которое займет эту должность в будущем, вправе «забрать» полномочия.

Исходя из этих соображений, подбираются формулировки для документального оформления передачи полномочий. Если полномочие по подписанию документации по личному составу передаются любому гражданину, который будет занимать должность директора по персоналу, то лучше сформулировать это следующим образом: «предоставить директору по персоналу право заключать от имени «…» трудовые договоры, дополнения и изменения к ним, а также подписывать приказы по личному составу, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, премировании, привлечении к дисциплинарной ответственности, об отпусках». В этом случае при увольнении и приеме на работу нового директора по персоналу не придется заново готовить приказ (распоряжение).

Если же руководитель доверяет только определенному лицу, то желательно отразить этот нюанс в документах: «предоставить директору по персоналу (фамилия, имя, отчество) право…». Ясно, что в случае увольнения этого сотрудника распорядительный документ придется переделывать. При этом приказ (распоряжение) о предоставлении дополнительных прав уволившемуся сотруднику надо будет признавать утратившим силу.

Наиболее серьезно следует подойти к вопросу о перераспределении полномочий между руководителями головной (управляющей) компании и обособленного структурного подразделения (филиала, представительства). Целесообразно передать все полномочия в области работы с персоналом «на места», т. е. руководителям обособленных структурных подразделений. В противном случае решение каждого вопроса (прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска и т. д.) будет неоправданно затягиваться. Соответственно, полномочия руководителя обособленного структурного подразделения должны быть прописаны в документах очень тщательно. Пунктом 3 ст. 55 ГК РФ определено, что руководители представительств и филиалов действуют на основании доверенности, выданной юридическим лицом, следовательно, доверенность должна содержать полный перечень полномочий этого руководящего работника. Полномочия руководителя обособленного структурного подразделения должны быть также зафиксированы в положении о филиале (представительстве).