Обмен данными между приложениями
Большинство приложений, работающих под управлением операционной системы MS Windows, поддерживают следующие способы обмена данными: через буфер обмена и с использованием технологии OLE (Object Linking & Embedding – объектное связывание и внедрение).
Задания данного раздела будут выполняться на примере приложений MS Word и MS Excel.
Задание 1. Перенесите таблицу, созданную в MS Excel, в новый документ MS Word, используя буфер обмена.
Решение.
Выделите таблицу на листе MS Excel.
Выберите команду «Правка» → «Копировать».
Создайте новый документ MS Word.
Находясь в текстовом процессоре выберите команду меню «Правка» → «Вставить».
Обратите внимание, что таблица, размещенная в документе теряет функциональность приложения MS Excel и становится таблицей MS Word. Также следует отметить, что данный способ является наиболее простым.
Задание 2. Таблицу, созданную в MS Excel внедрить в документ MS Word, пользуясь технологией OLE.
Решение.
Выделите таблицу на листе MS Excel.
Выберите команду «Правка» → «Копировать».
Создайте новый документ MS Word.
Находясь в текстовом процессоре выберите команду меню «Правка» → «Специальная вставка».
Рис. 2
В появившемся окне (рис. 2.) укажите тип документа «Лист Microsoft Office Excel (объект)» и выберите переключатель «Вставить».
Нажмите ОК.
При таком способе обмена данными внедренный объект сохраняет функциональность приложения, в котором был создан. Так при двойном щелчке на внедренной таблице, внутри документа Word появляется фрагмент листа MS Excel.
Пользователю остаются доступны все функции MS Excel для редактирования таблицы.
Однако при таком способе размер документа-получателя (в данном случае – MS Word) увеличивается на размер внедренного файла.
Задание 3. Таблицу MS Excel, созданную в части I главы «Электронные таблицы MS Excel», связать с документом MS Word, пользуясь технологией OLE.
Решение.
Выделите таблицу на листе MS Excel.
Выберите команду «Правка» → «Копировать».
Создайте новый документ MS Word.
Находясь в текстовом процессоре выберите команду меню «Правка» → «Специальная вставка».
В появившемся окне (см. рис. 2) укажите тип документа «Лист Microsoft Office Excel (объект)» и выберите переключатель «Связать».
Нажмите ОК.
При таком способе обмена данными связанный объект также сохраняет функциональность приложения, в котором был создан, однако физически в документ-получатель внедряется лишь ссылка на него. Вследствие этого, размер документа изменяется незначительно. Изменения, вносимые в связанный файл отображаются как в связанном фрагменте, так и в самом документе. Однако, для поддержания связи файлы должны оставаться в тех же папках, где находились во время операции связывания.
Задание 4. Осуществить внедрение и связь двух документов в виде значка.
Указание. См. рис. 2, флажок «В виде значка».
База данных в Microsoft Excel .
В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.
Список — это способ представления данных, при котором данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри таблицы.
Если таблицу считают базой данных, то:
столбцы списков становятся полями базы данных;
заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Все действия со списками (базой данных) выполняет команда главного меню ДАННЫЕ.
Рекомендации по созданию списка на листе книги
1. Размер и расположение списка
На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.