Доповіді

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, да­ються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід роботи).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

І. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

II. Описова частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання тощо.

2. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Записки

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями. Групи:

1. Звітні.

2. Інформаційні.

3. Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп’ютері.

Реквізити:

адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, наз­ва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов­нішню оформляють на загальному бланку установи з під­писом ке­рівника.

Формуляр-зразок:

Назва структурного підрозділу Адресат ДОПОВІДНА ЗАПИСКА м. Київ Про призначення... Структура тексту Загальна частина. Описова частина. Висновки. Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

Пояснювальні записки

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основ­ного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Група	Як відтворюється текст
Службові	На бланку
Особисті	На аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Формуляр-зразок:

Відділ науково-технічної інформації Директорові Укр НДІНТІ п. Литовченку О. О. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА № 34-15/178 Про порушення... Структура тексту Вступ. Доказова частина. Висновки. (підпис) Розшифрування підпису

ЗВІТИ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається пові­домлення про виконання якоїсь роботи.

Група	Характер оформлення
Статистичні (цифрові)	На бланках
Текстові	На звичайному папері за встановленою формою

Реквізити:

назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва уста­нови, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження² (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання пла­нових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його ви­конання.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор комбінату (підпис, прізвище, ініціали) «_____» ________ 20_р. ЗВІТ про роботу профспілкового комітету за 2010 р. (Текст) Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису Секретар (підпис) Розшифрування підпису 15.12.2010 Протокол засідання профкому № 8 від 10.12.2010.

ОГЛЯДИ

Огляд складається для інформування підвідомчих та інших органів про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки. В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа (огляд); заголовок; текст; дата й місце ви­дання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп’ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

Формуляр-зразок:

ОГЛЯД м. Харків Про дотримання трудової дисципліни на підприємствах хлібопекарної промисловості м. Харкова за 2010 рік Структура тексту Підстава для складання документа. Результати огляду. Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису