Теоретичний матеріал:
Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковим1. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Акт – документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.
Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.
За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.
Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.
Група |
Зміст |
Законодавчі Адміністративні |
Рішення щодо законів, указів, постанов Підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб |
Реквізити:
Автор документа (назва відомства, організації).
Дата, номер, місце складання.
Гриф затвердження.
Заголовок.
Підстава (наказ керівника організації).
Склад комісії.
Присутні.
Текст.
Відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження.
Перелік додатків до акту.
Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).
Структура тексту:
Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання).
Констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).
Акт складають у трьох примірниках:
1-й направляють до вищої організації;
2-й – керівникові організації;
3-й – до справи.
Зразок:
Міністерство вугільної промисловості України Шахта „Брянківська” ВО „Стахановвугілля” |
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор шахти (прізвище, ініціали) |
АКТ 12.10.2010 №10 м. Брянка Луганської області Установлення продуктивної потоко-механізованої технологічної лінії для видобування вугілля ПІДСТАВА: Наказ генерального директора ВО „Стахановвугілля” від
Складено комісією у складі: Голова – директор шахти _______________ (прізвище, ініціали) Члени комісії – головний інженер шахти ___________________________ (прізвище, ініціали)
(прізвище, ініціали)
Присутні: заступник директора шахти № 1 _________________ (прізвище, ініціали) старший маркшейдер шахти __________________________ (прізвище, ініціали)
(Текст) Складено у трьох примірниках:
1-й примірник — ВО «Стахановвугілля»; 2-й примірник — Мак НДІ; 3-й примірник — шахті «Брянківська».
Голова комісії (підпис) Розшифрування підпису Члени комісії (підписи) Розшифрування підписів |
|
Відгуки
Відгук – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що повинна бути надрукована в журналах, наукових збірниках і т. ін.), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.
Реквізити:
назва виду документа (відгук); заголовок; текст; підпис; дата; печатка, штамп, що засвідчують підпис рецензента.
Формуляр-зразок:
ВІДГУК на автореферат Якимечка Я. Б. «Композиції на основі негашеного вапна для руйнування крихких металів», спеціальність 05.17.11. – Технологія силікатних і тугоплавних неметалічних матеріалів, на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук. – К., 2011. – 15 с.
Структура тексту
Доцент кафедри тугоплавких неметалічних матеріалів Київського технічного університету, кандидат технічних наук (підпис) Розшифрування підпису |
ДОВІДКИ
Довідка – документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.
Група |
Зміст тексту |
На чому оформляється |
Службові |
3 інформацією про факти та події службового характеру |
Загальний бланк установи або аркуш паперу з реквізитами |
Реквізити:
назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.
Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.
Формуляр-зразок 1:
Львівське міське об’єднання Генеральному директору книжкової торгівлі об’єднання Магазин № 12 п. Горбатюкові О. В. ДОВІДКА 09.01.2011 № 1 м. Львів Про комплектування товарних фондів у 2011 р. (Текст) Директор магазину (підпис) О. М. Кравчук |
Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.
Формуляр-зразок 2:
Міністерство освіти України Український національний університет ім. Т. Г. Шевченка Довідка 20.05.2011 № 48 м. Київ Пан(і) Явдошина Ірина Миколаївна навчається на III курсі денного відділення факультету журналістики.
Видано для подання до ЖЕКу. Декан факультету журналістики (підпис) А. С. Трунь Реквізити установи Відділ кадрів |
Довідка 17.04.2011 № 87 м. Київ _______________________ працює __________________________________ (прізвище, ім’я, по батькові) (назва посади із зазначенням підрозділу)
Його посадовий оклад ______________________грн. на місяць. (цифрами і буквами) Видано для подання до ____________________________________________ (назва організації)
Начальник відділу (підпис) Розшифрування підпису |