Отражение типовой операции и соответствующая этому структура баз данных.

Ввод документа установленного формата (например: Платежное поручение) осуществляется модулем системы. Сам модуль и все его части имеет внутренний идентификатор, записанный в системном справочнике действующих модулей.

В классификаторе операций заданные типы и подтипы привязываются к модулю. Ввод документа осуществляется двумя способами:

1. Либо выбор типа, подтипа документа в ручную из справочника и из типов привязанных к справочнику.

2. Либо предусмотреть конкретные режимы ввода документа определенного типа.

В момент выбора типа и подтипа документа ( платежное поручение) у нас четко определяется выбор проводок, согласно бухгалтерским моделям.

Далее мы смотрим какие варианты платежного поручения бывают. Можно выделить 3 разновидности платежного поручения:

1. Между клиентами банка( самая простая организация. Характеризуется тем, что и плательщик и получатель являются клиентами одного банка, т.е. возможна внутренняя проводка( внутренний документ.

2. Межбанковский перевод через систему РКЦ. Счет получателя находятся в другом банке, поэтому напрямую невозможно выполнить проводку поэтому проводка делается через корреспондентский счет РКЦ. В этом случае взимается оплата за перевод, как правило это фиксированная сумма. Делается еще одна проводка за пользование услугами банка

3. Межбанковский перевод через систему корреспондентских счетов. Перевод направляется минуя РКЦ, непосредственно в банк получателя. Проводка делается через кор. счет, открытому в банке получателя. За эту услугу взимается оплата и в этом случае, как правило, это процент с минимальной или максимальной суммы.

Все эти виды отличаются тем, что выбираются разные счета и размеры сумм.

Необходимо ввести еще один подтип документа, который будет характеризовать номер счета рассчитываться сама сумма. Взависимости от типа перевода выбирается еще один подтип документа, как дополнительная информация для данного документа.

Далее задается плательщик и получатель. В платежном поручении плательщик, как и получатель задается всегда двумя параметрами:

1. Банк плательщика-получателя

2. Сам плательщик – получатель

Существуют три вида задания плательщика с двумя противоположностями:

1. Лицо и все его параметры абсолютно известны и могут быть заданы одним системным идентификатором.

2. При таком выборе возможно большое количество ошибок и еще требуется дополнительные задания этих идентификаторов.

Существуют основные правила ввода:

Плательщика- это ввод лицевого счета определенного в платежном поручении. После чего система по номеру лицевого счета определяет параметры клиента и сама заполняет остальные характеристики плательщика. Операционист после должен проверить достоверность заполненных данных.

При вводе получателя нужно определить сначала банк получателя. Если этот параметр задается, то система распознает этот документ, как межбанковский; в противном случае, как внутренний.

Банк характеризуется двумя идентификаторами:

1. БИК

2. Корреспондентский счет банка- получателя.

Существует рекомендация отдельного заполнения БИКа и корреспондентского счета банка получателя:

БИК - 9 цифр

Корреспондентский. Счет – 20 цифр

Далее происходит сверка системного БИКа и корреспондентского счета. Но как правило про получателя ничего неизвестно и проверить данные нельзя. Имеется возможность ведения справочника контрагентов. Но такая возможность не используется, т.к. очень трудоемка и данные получателя вбиваются вручную. При этом возможна только одна проверка- ключ в лицевом счете. Но тогда не исключены ошибки.

Далее вводятся сумма платежа и назначение.

Также существуют ряд дополнительных параметров:

1. Способ перевода ( почта, телеграф, электроно и т.д.)

2. Очередность( срочность)платежа ( от 1 до 6). Обычно все платежи являются несрочными.

3. Признак кода операции, т.е.этот код соответствует типу перевода

4. Признак налогового платежа, т.е. имеет код налога, код бюджета и т.д.которые заполняются только для налоговых платежей

После заполнение документ сохраняется в БД всех документов. Если документ введен в БД документов, то это означает, что операция по нему уже началась и необходимо сделать проводки. Если по условиям операции документ является внутренним, то ввод его в систему соответствует выполненным и законченным операциям по факту ввода нужно сделать следующие действия:

1. По бухгалтерской модели определить нужные проводки( для типа внутрибанковского платежного поручения должна быть одна запись: Дебет- это счет плательщика из документа; Кредит – счет получателя из документа. Информация передается в ядро-машину проводок, которая добавляет соответствующую запись в БД проводок.

2. При добавлении записи о проводки в соответствии с правилами бух. учета меняются остатки лицевого счета, т.е. необходимо ввести изменения в базе счетов.

При этом учитываются следующие принципы:

1. Учет ведется по операционным дням.

2. Каждый день существует состояние счета ”на начало операционного дня” а по завершению состояние счета должно быть оформлено по итогам операционного дня.

Поэтому каждый раз нужно знать балансовый остаток лицевого счета (на начало операционного дня). Но при проведении операции необходимо знать текущий остаток счета. Он учитывает операции происходившие в течении дня. Кроме этого существует понятие резервирования средств, т.е. или клиент, или банк, или государственные органы могут зарезервировать средства на счете клиента по разным причинам.

В течении операционного дня остатки текущий и доступный могут меняться, т.е. это вычисляемая величина на основании данных о текущих оборотах и текущих резервировании. Текущий остаток вычисляется по формуле:

Балансовый остаток + (обороты по поступлению средств на счет - обороты по списанию средств со счета)= Текущий остаток.

Текущий остаток - придерживаемые суммы + разрешенный овердрафт = Доступный остаток.

Каждый лицевой счет имеет следующие характеристики по его текущему состоянию:

1. Балансовый остаток

2. Текущий оборот по дебету

3. Текущий оборот по кредиту

4. Сумма придержаний

5. Сумма овердрафта

Следовательно, нам необходимо, при добавлении записи о проводке, нужно сделать изменение в БД счетов по обоим счетам операции.

Все действия с информацией в БД системы производятся сразу как единой цепочкой действий по операциям. Важный параметр- это текущий остаток Лицевого счета. Он изменяется и сразу становиться видно, что прошла операция по данному счету. Если у нас идет межбанковский перевод, то тогда имеется следующая особенность: проходящие через корреспондентский счет документы проходят дополнительную проверку. Главным образом на достаточность средств на корреспондентском счете. Кроме этого, на наличие средств у банка вообще.

Фактически итог (смысл) этого контроля в том, что проводка по корреспондентскому счету до выяснения не выполняется. Но по счету плательщика (клиента) она должна быть учтена. По стандартному подходу операции выполняются по мере поступления. Работа ведется с текущими остатками лицевого счета. Существуют два основных способа учета текущих незаверенных операций. Незавершенная текущая операция- это операция, которая начата, выполняется, но не может быть до выяснения отражена в бух. учете. Поэтому необходимо отдельно вести список таких операций. В этом случае при ведении такого документа нужно добавить запись в базу временных операций, а именно проще всего временную проводку и сделать изменения в текущих оборотах по дебету счета плательщика. Далее при проведении процедуры контроля, а именно при окончании утверждения данного документа нужно найти временную запись и перенести ее от - туда уже в журнал операций одновременно сделать изменения в текущих оборотах по кредиту счета получателя.

Появление понятия этапов обработки документов:

Наличие таких этапов определяется в самом документе дополнительными его характеристиками само собой это должно отражаться и в бух.модели. Второй способ реализации: это разделение проводки на две части, т.е. на две полупроводки, каждая из которых может быть выполнена отдельно. В этом случае изменяется структура бух. модели: появляется признак операции вместо дебета: дебет – кредит, а вместо кредита: номер счета. Тогда проводку описывают двумя записями:

1. С указаниями записи по дебету.

2. С указаниями записи по кредиту.

Записи объединяются логически, задавая единый системный номер в бух. модели.

При вводе документа система находит в модели этап ввода и смотрит, какую полупроводку надо сделать. Тогда, когда документ проходит этап контроля система смотрит в бух. модель для нахождения записи о кредите. Система находит первую запись идентичную документу и совмещает две половины в одну. Для это нам не нужно никаких дополнительных справочников.

После контроля документа:

1. Формируется пакет документов для отправки в РКЦ

2. Необходимо получить от РКЦ, что он примет документы и претензий к ним не имеет.

На текущий бух. учет эти этапы не влияют, т.е. прохождение этих этапов на проводках не отражается. Но окончание операции начинается с подтверждения РКЦ о правильности документов. Признак отправки на документе нужен для избегания повторений отправки. В зависимости РКЦ отправляемый документ может быть либо отменен, либо нет. Ныне действующая система платежей ЦБ РФ предлагает немедленную отправку документов, т.е. ответ РКЦ должен быть получен до отправки следующего пакета. И следовательно, документы с положительным ответом отменены быть не могу. Т.е. возможны три варианта ответа:

1. принят

2. поставлен в очередь

3. не принят

Отменить можно только те документы, которые поставлены в очередь. В очередь они ставятся при недостатке средств на корреспондентском счете. Практически отменить документ с признаком “Отправлен” банк имеет право только при физически прервав процесс отправки. При получении ответа просматривается последний признак, т.е. признак “Получен РКЦ”. В этом случае изменить или исправить документ уже нельзя.

При проведении итогов проводки документов, имеющий признак “Получен РКЦ” становятся официальными и попадают во все отчеты операционного дня. Если же документ не принят, то тогда операция официально незавершенна. И по правилам бух. учета это документ должен быть отражен в БД по незавершенным расчетам и соответственно должна быть изменена проводка, которая проходила не по корреспондентскому счету, а по счету незавершенных расчетов.

В случае если мы имеем дело с кассовым документом, то он должен быть отменен, т.е. назад убираются эти полупроводки и принимается решение переноса документа на следующий день.

Сложности могут возникнуть при изменении документа и откатки операции назад. В случае, если после зачисления средств не было операции списания со счета получателя. Все эти сложности и трудности возникают при необходимости учета всех операций в реальном режиме времени. В то время как этот режим сам по себе необходим для нормальной текущей работы банка. Т.е. теоретически можно от этого режима отказаться. В этом случае АБС банка будет легко реализуемой и простой. Принятие же за основу работы АБС в режиме реально времени влечет за собой повышение требований в АБС.

Прохождение документа при выполнении операции АБС:

1. Ввод документа с помощью модуля системы. В модуле определены формы и содержание документов определенных типов.

2. При вводе или в момент сохранения производится контроль заполнения, а именно обязательные поля, форматы данных, проверка по справочникам.

3. В момент сохранения документов определяется основная системная информация по дальнейшем действиям- это тип и подтип документа, соответствующая им информация из двух моделей и этапы обработки , соответствующие данным типам.

4. Информация о проводках, передаваемая в ядро системы -в машину проводок, после чего записи о проводках заносятся в базу текущих проводок. После этого производятся изменения в базе счетов текущих оборотов для счетов, по которым выполнены проводки.

5. В зависимости от правил выполнения операций данного типа документ приобретает определенный статус, соответствующий тому этапу обработки, на котором он находится. Статусы документов разного типа, но одной и той же модели всегда одни и те же. Документ может последовательно находить все этапы и может сразу перейти на любой этап из возможных, в зависимости от правил, привязанных у типу и подтипу документа.

6. Документ считается исполненным, а операция- завершенной при достижении им последнего существующего этапа. Документы, находящиеся в промежуточном состоянии рассматриваются в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

7. При подведении итогов операционного дня документы в завершенном состоянии утверждаются, фиксируются, переводятся в архив и не могут быть изменены.

Этапы ввода соответствуют этапу завершения. До тех пор пока РКЦ не даст свой ответ, документы не считаются ни принятым, ни отложенными.Только после ответа РКЦ, документы получают какой-либо статус. Документ переводится в архив, когда наступает следующий операционный день. Если кассовый документ по каким-либо причинам незавершен на начало следующего операционного дня, то он должен быть отменен. Когда ситуация с незавершенными операциями становится ясной, то обычно есть два варианта, либо документ переводится в состояние ближайшее предусмотренное правилами, либо отменяется. Когда в документ находится в состоянии ”архив”, то он изменятся не может. По незавершенным документам все операции проводятся в новом операционном дне. Незавершенные документы нужно вообще отменить, либо отправить на незавершенные расчеты. Чаще всего эти документы банки просто отменяют. Обычно банк не выдает документ о принятии документа клиенту до тех пор, пока документ “не пройдет. Это делается для того чтобы его можно было отменить.

Основным итогом и содержанием операции является ее документ. Документ является логической информационной единицей в системе и имеет обычно следующие характеристики:

1. Форму

2. Структуру. В структуре существует обязательные графы и контрольные поля. При этом одно и тоже поле может быть контрольным и обязательным одновременно. Но может быть, что поле контрольное, но необязательное для заполнения.

3. Статус документа. Есть два способа определения статуса документа:

   • Либо конкретное установление статуса в соответствии со справочником.

   • Либо указание в документе непосредственно признаков выполнения для каждого существующего этапа, т.е. если документ уже имеет определенный статус на данном этапе, то на всех последующих этапах он так же будет имеет соответствующие статусы.

В первом случае изменение статуса происходит выполнением установленной операции, т.е. если документ имеет статус “принят”, то мы должны отправить его на контроль. Во втором случае просто выполняется конкретные изменения соответствующего поля статуса и устанавливается признак( статус). Все связанные с документом события четко приписываются к этапам обработки. При изменении статуса в любую сторону эти события должны либо совершаться, либо отменяться.

4. Указание на пользователя системой или сотрудника, выполненного определенного этапа обработки.