19_Общие правила организации информации: основные элементы и этапы информационных процессов.

Управленческая информация (по Афанасьеву) - совокупность сведений о состоянии объекта управления, уп­равляющей системы и внешней среды, необходимых для обоснова­ния и реализации принимаемых решений.

Управленческая деятельность в органи­зации, как правило, сопровождается несколькими видами инфор­мационного обеспечения:

1. в рамках вертикальных коммуникаций (информа­ция может передаваться по нисходящей (с высших уровней на низ­шие; носит «установочный» характер, содержит рекомендации, требования каких-либо перемен и т. д.) и по восходящей (с низших уровней на высшие; ини­циативные инновационные предложения, требующие одобрения или решения на высшем уровне).

В этих рамках рассматриваются коммуникации «руководитель — подчиненный» (занимает 2/3 коммуникационной деятельности руководителя и может быть связан с прояснением за­дач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлечен­ности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективно­сти работы; достижением признания и вознаграждения с целью мо­тивации; совершенствованием и развитием способностей подчи­ненных; со сбором информации о назревающей или реально сущес­твующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изме­нении; а также с получением сведений об идеях, усовершенствова­ниях и предложениях).

2. рамках горизонтальных коммуника­ций (между структурными подразделениями - отделами, лаборатория­ми, производствами и т. п.); цель — координация, обеспечение взаимодействия подразделений, концентрация усилий на ре­шении общеорганизационных задач, утверждении здоровой кор­поративной культуры).

Деятельность любой современной организации обусловлена ее связями с внешним миром. Цель управленческих коммуникаций между организацией и внешней средой — «чувствительно» реаги­ровать на изменения внешнего влияния с тем, чтобы самосохра­ниться, выжить и обеспечить развитие, а также создание соб­ственного имиджа, умелая самопрезентация:

- внеш­няя среда прямого влияния (поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов; потребители; конкуренты; госорганы и законо­дательство; налоговая система и т. п.)

-внешняя среда косвенного влияния (общее состояние экономики; международные события; политические факторы; социокультурные факторы; научно-тех­нические факторы и т. п.).

Основные элементы информационных процессов:

1.от­правитель – лицо, генерирующее информацию (идею, задачу);

2. сообщение – вербальные или невербальные символы;

3.канал – речь, письмо, электронные средства;

4.получатель – лицо, декодирующее информацию.

Этапы движения инфор­мации - зарождение идеи; кодирование и выбор канала; собственно передача; декодирование.

Последовательность действий: 1)отправи­тель формулирует или отбирает идеи, установки; 2)кодирует их (пре­вращает в сообщение), отбирает соответствующий канал для переда­чи сообщения и передает его получателю; 3)получатель декодирует по­лученное сообщение, уясняет его суть и через систему обратной свя­зи информирует об этом источник (отправителя).

Эффективность коммуникаций зависит от качественной «проработки» каждого базового элемента и каждого этапа движения информации. Иначе могут появляться «шу­мы» (преграды):

-преграды, обусловленные восприятием (по при­чине неодинакового понимания информации отправителем и по­лучателем в силу их различной компетенции и опыта; из-за социальных установок, негативного вос­приятия друг друга, недоверия, антагонизма и са­мозащиты);

-семантические барьеры (слова могут иметь разные значения для людей, сообщение не обязательно будет правильно понято и ин­терпретировано получателем; часто возникают в сре­дах, имеющих культурные и другие различия);

-невербальные преграды (на различном понимании невербальных символов - обмен взглядами, выражение лица, жесты и т. п.);

-плохая обратная связь (свидетельствует о мере понимания, восприятия, доверия и согласия с полученным сообщением, может резко снижать управленческие действия руководителя);

-неумение слушать (может привести к серьезным искажениям поступающей информации, неадекватности принимаемых управ­ленческих решений).