16_Информационное обеспечение управленческого процесса. Требования, предъявляемые к управленческой информации, методы ее сбора и анали­за.

Управленческие процессы базируются на циркуля­ции соответствующей информации, прямых и обратных информа­ционных связях между субъектом и объектом. Любое важное уп­равленческое решение невозможно без обмена информацией, при­мем именно той информацией, которая нужна и важна в данном конкретном случае.

В зависимости от области знания, в которой проводились исследования, информация получила множество определений: информация — это обозначение содержания, полученного от внешнего мира в процессе приспособления к нему (Н. Винер); информация — коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (К. Шеннон); информация — передача разнообразия (У. Р. Эшби); информация — оригинальность, новизна; информация — мера сложности структур (Моль); информация — вероятность выбора (Яглом) и т. д. Каждое из этих определений акцентирует внимание на своем видении сущности информации — этого многозначного, феноменального явления.

Управленческая информация (по Афанасьеву) - совокупность сведений о состоянии объекта управления, уп­равляющей системы и внешней среды, необходимых для обоснова­ния и реализации принимаемых решений.

Управление неразрывно связано с информацией, с течени­ем информационных процессов. Без информации немыслимо эф­фективно управлять системой, обеспечить ее рациональное функцио­нирование и успешное развитие, достижение целей, которые перед ней поставлены. При этом информация решает в управлении три класса задач:

1)является специфической формой взаимосвязи, взаимодейст­вия компонентов системы, а также системы в целом с окружающи­ми условиями;

2)обслуживает все уровни, функции управления — от подго­товки и принятия решения до подведения результатов его выпол­нения;

3)является непосредственной причиной, определяющей выбор системой того или иного варианта поведения, перевода системы в новое состояние.

Существуют различные классификации информации. По Михайлову - информация непосредственного управления (циркули­рующую по каналам данной конкретной системы и используемая для решения стоящих перед системой задач; содержится в опре­деленных видах документов, формах хранения информации) и информация развития системы (м. б. использована для преобразований системы, развития производства и повышения профессионального и культурно-технич. уровня работников; содержится в науч. до­кументах - книгах, статьях, отчетах, патентах, диссертациях и т. п.).

По Ра­попорту, фиксированная (может использоваться неоднократно) и нефиксированная информация (используется однократно, в момент ее получения, преимущественно в оперативном управлении). Выделяется также исходная (первичная, необработанная информация), промежуточная (переработанная, но еще не в той степени, чтобы могла быть использована в управлении), конечная (полностью пере­работанная, доведенная до степени готовности к использованию в уп­ражнении), универсальная (используется на всех объектах управле­ния), пообъектная (для конкретных объектов), функциональная (для реализации функций управления) информация и др.

В практической деятельности приходится встречаться и с такими видами информации, как директивно-нормативная информация, предписывающая и оценочная (го­сударственные законы, кодексы, указы, приказы, инструкции, дого­вора, рекомендации и т. д.).

Управленческая деятельность в органи­зации, как правило, сопровождается несколькими видами инфор­мационного обеспечения:

1. в рамках вертикальных коммуникаций (информа­ция может передаваться по нисходящей (с высших уровней на низ­шие; носит «установочный» характер, содержит рекомендации, требования каких-либо перемен и т. д.) и по восходящей (с низших уровней на высшие; ини­циативные инновационные предложения, требующие одобрения или решения на высшем уровне).

В этих рамках рассматриваются коммуникации «руководитель — подчиненный» (занимает 2/3 коммуникационной деятельности руководителя и может быть связан с прояснением за­дач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлечен­ности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективно­сти работы; достижением признания и вознаграждения с целью мо­тивации; совершенствованием и развитием способностей подчи­ненных; со сбором информации о назревающей или реально сущес­твующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изме­нении; а также с получением сведений об идеях, усовершенствова­ниях и предложениях).

2. рамках горизонтальных коммуника­ций (между структурными подразделениями - отделами, лаборатория­ми, производствами и т. п.); цель — координация, обеспечение взаимодействия подразделений, концентрация усилий на ре­шении общеорганизационных задач, утверждении здоровой кор­поративной культуры).

Деятельность любой современной организации обусловлена ее связями с внешним миром. Цель управленческих коммуникаций между организацией и внешней средой — «чувствительно» реаги­ровать на изменения внешнего влияния с тем, чтобы самосохра­ниться, выжить и обеспечить развитие, а также создание соб­ственного имиджа, умелая самопрезентация:

- внеш­няя среда прямого влияния (поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов; потребители; конкуренты; госорганы и законо­дательство; налоговая система и т. п.)

- внешняя среда косвенного влияния (общее состояние экономики; международные события; политические факторы; социокультурные факторы; научно-тех­нические факторы и т. п.).

Требования к управленческой информации:

1)должна быть непосред­ственно связанной с концептуальными основами развития данно­го общества, отражать его социально-политическую и экономи­ческую направленность, государственную идеологию, т.е. ценность, полез­ность, новизна, работа на новационные процессы

2)должна быть полной, оптимальной, т.е. содер­жать информационно-управленческую характеристику объекта и субъекта по всем необходимым параметрам и без искажений точности

3)должна соответствовать компетен­ции, полномочиям субъекта управления, его функци­ям и уровню (низовые звенья исп-ют оперативную информацию, более детализированную, высшие — наиболее обобщенную, необходимую для стратегических решений).

4) достоверность - объективно верное отражение состояния объ­екта и окружающей среды.

5) комплексность и систематизированность (позволяет субъекту видеть социальный объект во всей его сложности и многообразии, корректировать его функционирование и развитие с учетом требований времени, конкретной ситуации).

6) лаконичность (значимость каждого слова) и логичность (непротиворечи­вость, последовательность всех сообщений, пропорциональность объема информации в соответствии с ее значимостью, однозначность смысла и формы информации).

7) своевременность (быстрое устаревание информации ведет к ошибкам, неудачам в управлении).

Методы сбора информации и ее анализа: наблюдение, сравнение, абстра­гирование, анализ и синтез, индукция и дедукция, эксперимент, моделирование и т. п.