39. Использование отчетов ms Access в социально-экономической сфере.

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

·         представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

·         сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

·         включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

·         заголовок отчета и столбцов;

·         данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

·         данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

·         итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

·         заголовок;

·         верхний и нижний колонтитулы;

·         область данных;

·         примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

В MS Access возможны следующие способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, создание отчета в среде конструктора.

Печать отчета. Перед тем как вывести отчет на печать в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей

и другие параметры страницы. Выбрав отчет в окне базы данных или открыв его в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца, вы можете для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажать кнопку «Печать» на панели инструментов.

Если же вы хотите открыть диалоговое окно для того, чтобы задать параметры печати, то, выбрав в меню Файл команду Печать, в диалоговом окне Печать укажите нужные параметры. Затем в группе Принтер выберите принтер, в группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц, в группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, включите печать с раскладкой по копиям. Для начала печати с заданными параметрами нажмите кнопку «ОК».