117. Принципы обновления. Этапы обновления процесса.

Правило 1. Организовать достижение результатов, а не выполнение заданий. Несколько специализированных заданий, которые раньше выполнялись разными людьми, следует объединять в единую задачу.

Правило 2. Совершенствовать процесс должны те, кто создает результаты процесса.

Иными словами, работа должна выполняться там, где достигается цель. Благодаря такому подходу работа фактически выполняется персоналом, самым близким к процессу, что позволяет смещать и уничтожать внутри- и межорганизационные препятствия.

Правило 3. Внедрять процедуру обработки информации в ту работу, в ходе которой эта информация собирается. Это означает, что персонал, занимающийся сбором информации, должен ее также и обрабатывать. Это позволяет устранить необходимость в другой группе по проверке и обработке информации и значительно сокращает вероятность ошибки.

Правило 4. Относиться к географически разбросанным ресурсам как к централизованным. Современные информационные технологии позволяют реально соединить децентрализованные операции с централизованным управлением, что дает возможность отдельным организационным единицам параллельно выполнять операции одного и того же задания и улучшить при этом общий контроль над деятельностью компании.

Правило 5. Объединять параллельные виды деятельности, а не их результаты.

Параллельные виды деятельности должны быть взаимосвязаны на постоянной основе и координироваться на протяжении всего процесса.

Правило 6. Принимать решения в ходе работ и вводить контроль в сам процесс.

Процесс принятия решений должен быть частью процесса выполнения работы. Контроль процесса также становится его частью. Такое функциональное сжатие дает более совершенную организацию процесса, более гибкую.

Правило 7. Получать информацию только один раз прямо в источнике. Информацию нужно собирать в электронной информационной системе компании только один раз непосредственно из источника, где она создается.

Этапы обновления процесса

Этап 1. Изложение доводов для изменений. О необходимости изменений следует сообщить всем служащим компании, и разъяснить им суть обновления путем учебных и информационных кампаний. Основные цели обновления должны быть представлены в форме количественного и качественного изложения виденья. Эти основные цели могут включать инициативы в отношении сокращения издержек, времени вывода на рынок и т.п.

Этап 2. Выявление процесса, подлежащего обновлению. На данном этапе следует рассмотреть все основные процессы организации. Для выявления процессов, подлежащих первоочередному обновлению, нужно ответить на следующие вопросы.

1. Какие процессы в настоящий момент наиболее проблематичны?

2. Какие процессы наиболее важны для реализации стратегии компании?

3. Какие процессы можно успешно обновить?

4. Каков будет масштаб изменений, и какие ресурсы необходимы для их реализации?

5. Насколько сильна группа, которая будет заниматься обновлением?

6. Что именно устарело: сам процесс или используемая в нем технология?

Этап 3. Оценка возможностей обновления. В настоящее время каждая компания должна уметь оценивать возможности своих технологий. Фирмам следует развивать способность давать оценку имеющимся и новейшим информационным технологиям и намечать способы творческого применения этих технологий для перепроектирования уже существующих процессов.

Этап 4. Анализ существующего процесса. Для того чтобы понять проблемы существующего процесса и характер его взаимосвязи с другими процессами, необходимо провести его подробную диагностику.

Этап 5. Разработка проекта нового процесса. Перепроектирование процесса начинается с чистого листа бумаги. Творческая суть любого нововведения лишает эту процедуру рутинного и строго заданного характера. Специалисты, занимающиеся изменением проекта, должны отказаться от существующих правил, процедур и критериев и создать принципиально новый проект.

Этап 6. Внедрение обновленного процесса. Эффективное руководство является непременным условием не только успешного внедрения процесса, но и для всего его обновления. Масштаб изменений делает необходимым постоянное участие руководителей высшего звена. Существенным моментом является также повышение квалификации и обучение служащих выполнению дополнительных задач в новых производственных условиях.