Тема 15. Организационные отношения в управлении

Цель и задачи изучения темы - сформировать представление о делегировании, полномочиях, ответственности. Определить соотношение полномочий и власти.  Выявить проблему эффективности при распределении полномочий.

15.1. Делегирование. Полномочия.

Делегирование (от лат. «delegare» — посылать в качестве делегата; уполномочивать) означает передачу решений задач управления и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение на основе использования полученных полномочий.

При этом полномочия — это ограниченное право работника использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных делегированных ему управленческих задач.

Делегирование означает передачу только полномочий, а не ответственности. Руководитель, на которого возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, но именно он остается ответственный за удовлетворительное завершение работы. Полномочия делегируются должности, а не работнику, который занимает ее в данный момент.

Руководитель обеспечивает общее управление, контроль, а решение  менее значительных проблем, необходимые для этого права и ответственность передает подчиненным, компетентным в данной области. Речь идет о делегировании конкретным лицам или коллективам.

 Для решения вопроса о делегировании используется матрица Эйзенхауэра.

Виды делегируемых проблем:

- требующие текущего контроля за их результатами;

-обычного контроля или самоконтроля с периодическим информированием руководителя;

- специального контроля в отношении отдельных моментов;

- полного контроля и не допускающие отклонений от предписанных действий.

Имеются две концепции процесса, посредством которого передаются полномочия. Согласно классической концепции, полномочия передаются от высших к низшим уровням организации. Другую сформулировал Честер Барнард, который назвал её концепцией принятия полномочий. Он определил полномочия как информацию (приказание), на основе которой участник организации направляет свои действия и определяет, что он обязан или не должен делать в рамках задач организации. Таким образом, по мнению Барнарда, если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, то передачи полномочий не происходит. Концепция принятия полномочий признает существование такой власти, которая часто уменьшает возможности руководителей применять свои полномочия.

Внутри организации пределы полномочий определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями. Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организацией. Но даже полномочия высшего руководства ограничены. Большая часть полномочий руководителя определяется традициями, культурными стереотипами и обычаями общества, в котором организация функционирует.

Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Именно они предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд.

Штабные полномочия - это полномочия, основанные на выполнении определенной функции.

Для высшего руководства важно создать систему стимулирования руководителей за успешное делегирование дополнительных полномочий в соответствии с целями организации.

В российских компаниях существуют проблемы распределения полномочий. В нашей культурной среде пределы формальных полномочий часто нарушаются благодаря произволу первых лиц компаний и неформальным отношениям, свойственным российской реальности. А неясность и размытость полномочий является одним из условий негативного результата делегирования. Кроме того, российские руководители стремятся все держать в своих руках из соображений безопасности (утечка финансовой и иной информации может отрицательно повлиять на результаты деятельности компании).

Полномочия - это организационно закрепленное за должностным лицом, коллективом или коллегиальным органом право на принятие решений, право, которое признано и принято коллективом, исполнителями, и право, которое составляет основу управленческой деятельности менеджера.

Эти факторы определяют не только возможность принятия управленческих решений, но и реальность восприятия решений персоналом.

Полномочия определяют подчиненность служащих и легитимность власти менеджера. И это не только формальное право, но и возможность распоряжаться ресурсами (информационными, экономическими, людскими, материальными, ресурсами времени), доверием персонала, а иногда и харизмой менеджера.

 Полномочия теснейшим образом связаны с обязанностью и ответственностью. Обязанность характеризует реальную полноту использования полномочия. Ведь не всегда менеджер использует полномочия, даже если их имеет. Часто говорят: «Пора бы власть употребить». Имеется в виду тот самый случай, когда не реализуются полномочия. Причиной этого может быть нежелание идти на риск, непонимание проблемы и ее возможных последствий, тактика выжидания и пр.

Ответственность - это одна из характеристик полномочий. Она должна соответствовать объему и масштабу полномочий, а также их персональному адресу.

Ответственность - обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Под обязательством понимают то, что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение задачи, не обязан лично выполнять ее, оно остается ответственным за ее выполнение.

Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления управленческой деятельности (подбор кадров, подготовка документов)

Функциональная ответственность. Связана с выполнением конкретной задачи и лежит на исполнителе.

Чтобы делегирование было действенным, необходимо соответствие между полномочиями и ответственностью, т.е. руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения тех задач, за которые он принял ответственность. Это известно как принцип соответствия.