11. 2. Сущность общих функций управления

Основные функции менеджмента были сформулированы Анри Файолем в его работе «Основные черты промышленной администрации - предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль». В ней он указал, что управлять - значит прогнозировать и планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать.

1.Планирование - это вид управленческой деятельности, связанной с состоянием планов организации и ее подразделений. Планирование определяет перспективу развития и будущее состояние организации.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации

Выделяют три вида планирования:

-стратегическое  (высший уровень). От 5 до 20 и более лет. Главная задача - определить как организация будет себя вести в своей рыночной нише. Это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации, определить будущее поведение конкурентов и т.д.

- тактическое, среднесрочные планы (как правило, охватывают 5 лет). Определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических планов. Оно по сути сходно со стратегическим. Разница в том, что если в организации, к примеру три начальника различных подразделений, то каждый из них должен координировать свою деятельность с другими.

- оперативное, текущие планы. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилие на достижение общих целей. (состоят из календарных планов : месячных, квартальных, полугодовых планов)

Все три типа составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом.

Принципы планирования:

-полнота  (должны учитываться все события и ситуации);

-точность планирования - ясность (формулировки, доступные всем членам организации);

-непрерывность;

-экономичность  (расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемом результатом).

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования.

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваша фирма) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?

Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?

Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?

Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?

Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.

Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?

Этап 8. Контроль за выполнением план

2. Организация обеспечивает упорядочение управленческой, исполнительской и оперативной деятельности.

 Для того, чтобы планы и задачи выполнялись, необходимо сформировать управляемую и управляющую подсистемы, сформировать между ними рациональные связи, определить режим работы, разработать и внедрить должностные инструкции, разработать организационную структуру фирмы.

Термин «организация» в менеджменте употребляется в двух значениях. Первое значение относится к упорядочению деятельности людей, второе - к раскрытию структуры предприятия.

Как функция управления организация представляет собой вид управленческой деятельности, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, сформулированных на этапе планирования.  Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

В процессе организации разрабатывается система мер, регламентирующих деятельность аппарата управления, направленную на достижение целей функционирования. К таким мерам относятся:

• построение рациональной системы организации;

• формирование оптимальной структуры организаций;

•обеспечение организации всеми необходимыми ресурсами (финансовыми, человеческими, материальными, энергетическими и др.)

Разработка и построение рациональной системы организации предполагает определение числа, состава, а также количественных и качественных характеристик входящих в нее элементов. Основными элементами хозяйственной организации являются входящие в ее состав структурные подразделения, каждое из которых выполняет свою четко определенную функцию. Поэтому в основе построения рациональной системы организации лежит принцип функционального разделения труда.

Согласно указанному принципу для формирования структуры любой организации необходимо сначала определить основные функции, которые эта организация должна осуществлять. Затем для обеспечения выполнения каждой из выделенных функций формируются конкретные рабочие группы, т. е. основные элементы организации. На заключительном этапе формирования системы организации осуществляется ряд мероприятий, направленных на определение состава, количественных и качественных характеристик элементов.

Рассмотрим процесс формирования системы хозяйственной организации на элементарном примере. Допустим, нам необходимо разработать систему хозяйственной организации, занимающейся выпечкой и реализацией хлебобулочной продукции.

Для начала определим перечень действий (т. е. функций), которые эта организация будет выполнять. В этом плане можно выделить:

•  материально-техническое снабжение;

•  производство готовой продукции;

•  сбыт готовой продукции;

• предоставление отчетности в государственные контролирующие органы.

Для выполнения функции материально-технического снабжения необходимо создание отдела или группы материально-технического снабжения. Для осуществления выпуска готовой продукции необходимо наличие производственного участка или цеха. Выполнение функции сбыта готовой продукции можно поручить отделу товаропродвижения.

И, наконец, предоставление отчетности в государственные контролирующие органы должна обеспечивать бухгалтерия.

После этого необходимо определить состав и основные характеристики каждого из перечисленных элементов. Для этого необходимо разработать положения об этих структурных подразделениях, содержащие полный перечень их задач и полномочий. На основании положений рассчитывается штатная численность каждого подразделения, и определяются должностные полномочия каждого конкретного работника, которые в идеальном варианте должны быть закреплены в виде должностных инструкций.

На этом процесс разработки рациональной системы организации можно считать завершенным.

В рамках формирования оптимальной структуры управления организацией осуществляется распределение ее основных элементов по уровням управления, а также разрабатывается сеть горизонтальных и вертикальных информационных взаимосвязей, соединяющих указанные элементы.

3. Мотивация - процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения индивидуальных и общих целей организации.

Мотивация выполняет смыслообразующую фун­кцию, сообщая определенный личностный смысл деятельности. Под мотивированием понимается обычно создание у исполнителей внутренних, т.е. психологических побужде­ний к трудовой деятельности. При этом важнейшими факторами являются заинтересованность в труде, удовлетворенность трудом, потребность в труде. Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, а может уклоняться от работы. Всегда нужно искать мотивы поведения. Деятельность менеджера состоит в том, чтобы направить энергию сотрудников на имеющуюся работу

В стимулировании речь идет о побуждении работников к труду с помощью внешних факторов. Ими обычно бывают материальное и моральное стимулирование.

Труд менеджера в рамках этой функции осуществляется в таких направлениях:

  •работа по совершенствованию материального вознаграждения сотрудников (материальное стимулирование);

  •разработка и осуществление систем и мер моральных стимулов к труду;

  •создание условий привлекательности, интересности труда, эстетичности  трудового места и трудовых операций;

  •гарантирование занятости, деловой карьеры, возможностей повышения  квалификации и т.д.

Менеджеру, занятому разработкой мотивации труда, важно знать личные и общественные интересы сотрудников, мотивационную структуру человеческого поведения; знать, к каким последствиям могут привести вводимые им меры. Важно, чтобы любое решение в сфере мотивации труда было гласным, известно из первых рук, понятно и правильно, даже если на первых порах это решение ущемляет чьи-либо интересы.

4. Контроль - это проверка  выполнения поставленных задач, исходящих из стратегических и тактических целей организации, контроль позволяет выявить «узкие места», несоответствие норм, исправить их.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы.

5. Функция координация обеспечива­ет бесперебойность и непрерывность процесса управления. Главная задача коорди­нации — обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев предприятия путем установления рациональных коммуникаций между ними. Поэтому для выполнения этой функции могут использо­ваться всевозможные документальные источники (отчеты, аналитические материалы), а также результаты обсуж­дения проблем на совещаниях, собраниях и т.д.

Вопросы для повторения

1.   Перечислите важнейшие функции внутрифирменного управления.

2.   В чем состоит содержание функций управления?

3.   Какие особенности приобрела функция планирования на современном этапе?

Резюме по теме

Функции  менеджмента - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

Управленческая деятельность представляет собой сочетание различных функций (видов деятельности), каждая из которых направлена на решение специфических, разнообразных и сложных проблем взаимодействия между отдельными подразделениями фирмы, требующих осуществления большого комплекса конкретных мероприятий. Сфера управления охватывает не только производство, но и НИОКР, реализацию, финансы, коммуникации.